Прес-конференція як комунікація її структура і специфіка - прес-конференція як комунікація
Прес-конференція як комунікація: її структура і специфіка
Для прес-конференції, як комунікації особливо важливі три складових компонента констатація, інтерпретація і питання.
Констатація, як комунікативний намір, являє собою закріплення певного фактора, дозволяє переконатися в зростанні розумових операцій, необхідних для актуалізації інших комунікативних намірів.
В даному випадку головними комунікативними намірами виступають необхідність публічної передачі певної інформації, привести слухачів до певної інтенції - цілі виступаючого.
Інтерпретація - реалізація сенсу деякого синтаксично закінченого тексту, поданого на конкретній мові. Виступаючі або виступаючі на конференції закріпивши факт і інші частини інформації, можуть інтерпретувати їх по-своєму з тієї ж комунікативною метою.
Питання ж виходять від аудиторії, забезпечуючи діалогічність міжособистісного комунікативного акту.
У свою чергу комунікативний акт має свої складові і свою структуру. Серед складових можна виділити комунікатора, інформації, коммуниканта, засобів комунікації і результатів зворотного зв'язку.
Структура комунікації в ході прес-конференції включає як невербальні аспекти виступу, так і вербальне послання.
Невербальні засоби комунікації - засоби спілкування, які включають:
- первинні мови: система жестів, відмінна від мови жестів глухонімих, пантоміма, міміка;
На прес-конференції учасники беруть різні пози, використовую жести та міміку. Жест можуть як доповнювати і заміняти мова, там і супроводжувати їй, відображати емоційний стан людини, підсилюючи ефект від сказаного.
Комунікантами в даному випадку виступають учасники прес-конференції і аудиторія, що задає питання і вислуховувати відповіді. Комунікатори ж, представники організаторів, як правило, не ставлять запитань в ході обміну інформацією, а лише відповідають на них.
Вербальні засоби комунікації включають усну і письмову мову. На прес-конференції вони комбінуються, що виступають можуть письмово готувати текст свого усного виступу.
При цьому вибудовується своєрідний комунікативний цикл.
В даному випадку організатора прес-конференції мають інтенцію донести до аудиторії певну інформацію. З цією метою вони готують виступ, що містять констатацію фактів і їх інтерпретацію. Коли ця інформація за допомогою вербальних і невербальних засобів доходить до комунікантів, вони виявляють зворотну реакцію вигляді питань. Відповіді на питання також містити інформацію, яка надалі зберігається і передається комунікантами, які перетворюються в комунікаторів в наступному комунікативному циклі за допомогою різних способів.
За своїм типом і специфіці прес-конференція відноситься до масової комунікації.
Основні параметри, що відрізняють масову комунікацію від групової - кількісні. У той же час, внаслідок значного кількісної переваги (збільшення окремих комунікативних актів, каналів, учасників і т.п.) створюється нова якісна сутність, у комунікації з'являються нові можливості, створюється потреба в особливих засобах (передача інформації на відстань, швидкість, тиражування і т.п.).
- масова аудиторія (вона анонімна, просторово розосереджена, але ділиться на групи за інтересами і т.п.);
- наявність технічних засобів, що забезпечують регулярність, швидкість, тиражування інформації, передачу її на відстань, зберігання і багатоканальність (в сучасну епоху усіма відзначається перевага візуального каналу).
Здійснюється прес-конференція в кілька етапів, кожен з яких є окремим комунікативним процесом і містить схожий комунікативний цикл. Серед них можна виділити три великі етапи підготовки, про яку ми вже говорили, безпосереднє проведення і підведення підсумків.
Розглянемо їх докладніше.
1. Креативна (концептуальна) частину прес-конференції.
На цьому етапі робиться наголос на унікальність конференції: придумуються основні комунікаційні засоби, оригінальне оформлення залу, сувеніри для журналістів і т.п. в стилістиці прес-конференції. Іншими словами, цілком формується концепція заходу.
Рекомендований термін: як мінімум за 2 тижні до заходу.
2. Підготовка основних документів прес-конференції, що представляють собою вербальні письмові засоби комунікації:
- Сценарій (де будуть прописані основні ідеї),
- Таймінг (в ньому відображено приблизний час кожного пункту сценарію).
-Прес-реліз акції і анонс прес-конференції.
-Мова ведучого і спікерів прес-конференції (якщо вони відомі).
У фірмовій розсилці перед прес-конференцією має вийти як мінімум 2 анонса майбутнього заходу, в яких розкривається унікальність і цікаві подробиці, вказуються спікери (якщо вони відомі), вказується місце і час проведення прес-конференції, даються контакти прес-менеджера, що займається акредитацією. Тобто подається попередня інформація, підготовка комунікантів до процесу комунікації. Також розгорнуті анонси в пресі з правильним позиціонуванням дозволять забезпечити масовість прес-конференції.
4. Технічне оснащення.
Обов'язковою частиною даного етапу є огляд майданчика і перевірка місцевого технічного забезпечення, технічних засобів комунікації і функціонування обладнання, необхідного для якісного проведення прес-конференції (світло, звук, необхідну кількість мікрофонів і їх робота, екрани, достатня кількість стільців, наявність кімнати / місця для ексклюзивних інтерв'ю, що працюють розетки, маршрути руху, розташування VIP- та прес-зон, охорона тощо).
На цьому етапі необхідно також пам'ятати і про підготовку прес-пакета. Він (бажано оформлений в окрему папку) повинен містити такі матеріали (в залежності від ситуації може варіюватися):
- текст анонса, який висилається (бажано),
- прес-реліз по темі прес-конференції,
- анонс майбутньої події (якщо прес-конференція проводиться напередодні його),
- цифри і факти (за потребою),
- список спікерів з короткою інформаційної довідкою про кожного,
- візитка прес-менеджера (прес-релізи можуть викинути, а візитки, як правило, все зберігають),
- ручка, блокнот, сувеніри.
6. Розподіл функцій.
У день, напередодні конференції, відповідальний прес-менеджер проводить загальні збори з усіма учасниками конференції з боку організаторів. На зборах проговорюються сценарій прес-конференції, дрес-код, розподіляються обов'язки кожного співробітника, що працює на заході, і час приходу на місце проведення конференції. Тут же призначається людина, яка відповідає за роботу з мікрофонами. Йому даються чіткі вказівки на тему того, як і що робити (питати, яке видання і яке питання, і т.д.). Також призначається людина, яка буде контролювати місце розташування фотографів (вони повинні знаходитися не менше ніж на 2 метри від спікерів). Лунають таблички для спікерів із зазначенням ПІБ та посад, бейджи для полегшення процесу комунікації.
7. Проведення попередніх медіа-тренінгів з учасниками прес-конференції.
8. Репетиція прес-конференції.
У всіх учасників заходу, комунікаторів (керівництва, спікерів, відповідального прес-менеджера, технічних людей і т.д.) під час репетиції повинен бути оновлений графік прес-конференції. Як правило, такі «пробні заходи» дозволяють знайти слабкі місця в організації комунікативного процесу, після чого можна все відпрацювати і виправити.
1. На вході (під час акредитації), як мінімум, має стояти 2 людини і відзначати в списках тих, хто прийшов, питати контакт і видавати прес-пакети.
2. На прес-конференції обов'язково повинен бути присутнім співробітник з працюючим диктофоном. Під час ексклюзивних інтерв'ю він повинен знаходитися поряд з співрозмовникам.
3. Підбиття підсумків
Ідеальна прес-конференція повинна являти собою виконання наступних завдань:
- максимальну кількість розгорнутих анонсів з правильним позиціонуванням,
- створення і реалізація пам'ятних комунікативних прийомів,
- бездоганно підготовлені за допомогою попередніх медіа-тренінгів спікери прес-конференції (добре володіння вербальними засобами комунікації).
- досягнення комунікаційних цілей через правильна побудова комунікаційного процесу, задоволення потреби комунікантів в інформації.