Практичні поради по переїзду офісу (в питаннях і відповідях)
Практичні поради по переїзду офісу (в питаннях і відповідях)
Кажуть, що переїзд рівносильний пожежі. Що ж необхідно знати і враховувати при підготовці та організації переїзду, на які нюанси цього процесу слід звернути увагу?
Рано чи пізно приходить час, коли компанії потрібно змінити займане приміщення. Причини переїзду у кожного свої: одні розширюються, інші шукають більш комфортні умови для роботи і поліпшення свого іміджу, треті переїжджають у власний офіс, четверті, в зв'язку з фінансовими труднощами, підшукують більш економний варіант.
На координатора переїзду офісу покладається величезна відповідальність. Адже необхідно не тільки підготувати чіткий і грамотний план переїзду, але і без шкоди для виробничого процесу здійснити його. На перший погляд, проблема не з легких, особливо, коли з цим довелося зіткнутися вперше, а ви необдумано звалили на себе всі пов'язані з переїздом обов'язки. Але якщо підійти до справи ґрунтовно і без суєти, то процес переїзду пройде швидко і без найменших втрат. І ви навіть зможете знайти в ньому деякі позитивні моменти, наприклад, позбудетеся від непотрібних речей, що зберігалися роками і займали зайве місце в офісі. А участь всіх співробітників компанії в спільній справі (переїзді) допоможе згуртувати колектив і підняти корпоративний дух.
Чим слід зайнятися в першу чергу?
Отже, керівник підписав договір з новим орендодавцем і встановив день переїзду офісу на нове місце.
- Насамперед необхідно сповістити працівників компанії про майбутній переїзд. Зробити це можна, зібравши всіх співробітників на організаційні збори, або ж пройтися по відділах, повідомивши все в усній формі, або розіслати повідомлення по електронній пошті або локального «переговорників» (наприклад, Jabber).
В які терміни бажано вкластися з переїздом і в який час доби його краще здійснювати?
Оптимальний термін підготовки переїзду - близько 1-1,5 місяці (це залежить від статусу компанії, роду її діяльності та кількості працівників). Але бувають випадки, коли обставини змушують здійснити переїзд за більш короткий час - тиждень-два. У разі такого «екстремального» переїзду існує великий ризик щось забути, не встигнути підключити всі необхідні комунікації і т. П. Тут як ніколи знадобиться чіткий поетапний план, наприклад, як наведений в додатку.