Планування як вкладатися в терміни
Проте, в терміни вкладатися якось потрібно. Виконувати взяті на себе зобов'язання, не запізнюватися на зустрічі, передзвонювати саме тоді, коли обіцяв, - абсолютно природні «правила особистої гігієни» для будь-якого сучасного людини. Нікому з нас не потрібно пояснювати, навіщо щодня чистити зуби і приймати душ. Те ж саме стосується і акуратності в області часу.
Є і хороші новини. При слові «планування» наш мозок несвідомо додає «жорстке і детальне», а це не так. Є багато різних видів планування, в тому числі дуже гнучких. Важливо вибрати той метод, який оптимально підходить саме для ваших особистих якостей і специфіки вашої роботи.
Виконання багатьох завдань не так просто запланувати. наприклад:
-- «Поїду додому - не забути заїхати в автосервіс, перевірити гальма».
-- «Коли буду в банку, заплатити заодно за домашній Інтернет».
-- «Якщо подзвонить Петров з« Альфи »- обговорити ідею другого проекту».
У стародавніх греків було два різних слова для позначення часу. «Хронос» - лінійне, астрономічне, измеримое час, звичне нам час щоденників і органайзерів. І «кайрос» - зручний момент, комфортні умови для вчинення будь-які справи.
Багато задач практично неможливо прив'язати до жорсткого часу виконання. Можливість їх виконати пов'язана з наявністю потрібного «Кайрос», контексту, сукупності сприятливих обставин. Згадайте свій робочий день - скільки завдань у вас прив'язане до жорсткого «Хроносу», а скільки - до гнучкого «Кайрос»?
Звичайне жорстке планування в щоденнику або електронному календарі до управління «каіросовимі» завданнями не пристосоване. Ми не можемо записати «кайросовую» завдання під чітким часом в щоденнику або поставити електронну напоминалку, т. К. Не знаємо точно, коли по коридору пройде гендиректор або коли ми будемо проїжджати повз автосервісу.
Типові контексти ( «Кайрос»):
-- Місце: «в банку», «в автосервісі», «в Тверському філії».
-- Людина або група людей: «питання до шефа», «при розмові з Берлагу з« Геркулеса »,« на засіданні правління ».
-- Обставини внутрішні: «коли хочеться / не хочеться працювати», «під час припливу натхнення».
-- Обставини зовнішні: «коли шеф буде в гарному настрої», «коли нарешті приймуть закон про ...».
Це лише деякі приклади найбільш часто зустрічаються «Кайрос». Важливо виявити саме ті «Кайрос», які є актуальними для вашої роботи, і навчитися їх ефективно використовувати.
Систему контекстного планування можна налагодити в будь-якому звичайному щоденнику. Для цього потрібно зробити наступне:
-- Виявити актуальні для вас контексти.
-- При наближенні будь-якого контексту ( «Кайрос») досить заглянути у відповідний розділ органайзера і освіжити в пам'яті потрібні справи.
Інший спосіб управління «кайросовимі» завданнями в щоденнику - записувати їх на стікери і прикріплювати на ті дні, в які ви припускаєте наступ «Кайрос». Якщо «кайрос» відкладеться - завдання можна буде легко перекинути на інший день. Таким чином, в вашому щоденнику зникне шлейф викреслювати і переписував завдань, які переходять з дня на день через відсутність «Кайрос».
Однак, у багатьох завдань є більш-менш жорсткий термін виконання. Для того щоб тримати всі ці завдання під контролем, потрібні всього три основні розділи в вашій системі планування:
1. ДЕНЬ: завдання на сьогодні - план дня в щоденнику.
2. ТИЖДЕНЬ: середньострокові завдання - виконання яких прогнозується в найближчі тиждень-місяць.
3. РІК: довгострокові завдання - всі інші.
Коли ми замислюємося про середньострокове планування, перше, що зазвичай приходить в голову, - поняття «план на тиждень», «план на місяць», «план на рік». Таке жорстке планування навряд чи вам знадобиться. В особистій роботі план на тиждень впаде в перший же день, план на місяць - в перші три дні. Потрібен не жорсткий план на період, а жорсткі правила переміщення завдань між розділами. А саме:
-- Увечері, при плануванні наступного дня, проглядається розділ «ТИЖДЕНЬ». Всі «дозріли до виконання», найбільш актуальне, переноситься в розділ «ДЕНЬ».
-- Раз в тиждень, при плануванні наступного тижня, проглядається розділ «РІК». Всі найбільш актуальне переноситься в розділ «ТИЖДЕНЬ».
Така система дозволяє:
-- З одного боку, не заганяти себе в рамки жорсткого плану, не намагатися прописувати майбутнє занадто детально, складаючи плани на тиждень / місяць.
Вищий пілотаж середньострокового планування - точно визначати щотижневий бюджет часу на велику задачу, щоб гарантовано вкластися в терміни.