Як укладатися в - терміни
Терміни «переслідують» нас постійно: звіт, який потрібно здати до кінця кварталу, документи, які слід подати до 15-го числа, листи, на які потрібно відповісти не пізніше завтрашнього ранку і т. Д. Кожен день ми їх встановлюємо, погоджуємо, дотримуємося. Жити без термінів неможливо. Вони є важливою складовою нашого життя. Практично кожна задача має свої терміни виконання.
Уміння встановлювати терміни
Терміни бувають різними. Одні з них бувають кимось або чимось зумовлені, і зривати їх ні в якому разі не можна. Наприклад, термін здачі документації, термін підготовки до семінару або термін підписання вітальних листівок.
Інші, ви можете встановлювати і навіть переносити самостійно, так як особливого значення вони не мають. Наприклад, термін створення картотеки (зараз ви і зовсім без неї обходитесь) або термін написання нового гімну вашої компанії.
Частина, що залишилася група термінів вимагає особливого ставлення. У неї входять терміни, які ви призначаєте самостійно, і порушення яких може спричинити за собою негативні моменти. Встановлювати такі терміни варто гранично уважно. На жаль, нерідко, встановлюючи той чи інший термін, ми забуваємо прив'язати його до реальності. А іноді і зовсім погоджуємося на термін, нав'язаний опонентом, забувши оцінити його на «адекватність».
«Точність - ввічливість королів», - стверджував французький король Людовик XVIII близько 200 років тому. Як навчитися бути точним? Що зробити, щоб завжди укладатися в термін?
Правила, здатні зробити вас більш пунктуальним:
- Перш, ніж погоджуватися на термін, запропонований опонентом, перевірте свої плани на найближчий час. Чи вистачить вам часу на виконання нового завдання? Чи зможете ви укластися в зазначений термін?
- Не лінуйтеся встановлювати конкретні дати. Навіть якщо мова йде про прочитанні другорядного документа, вказуйте граничний термін його вивчення. Повірте, справи без чітко прописаних термінів виконання так і залишаться невиконаними. І їх перелік буде збільшуватися день у день.
- Уникайте поняття «якомога швидше». Навіть якщо до вас потрапляє документ або завдання з такою позначкою, не бійтеся дзвонити відправнику і уточнювати «фінальний» годину виконання.
- Забудьте слово «терміново». «Терміново» - це коли? Запам'ятайте, кожна «терміновість» теж повинна мати конкретну дату. Замість того щоб позначити справу значком терміновості, напишіть біля нього конкретну дату виконання. Уточнюйте у того, хто надсилає вам завдання з позначкою «терміново» граничні терміни виконання.
- Залишаючи комусь повідомлення на автовідповідачі або відправляючи кому-то лист або повідомлення з проханням або завданням, обов'язково вказуйте терміни виконання і в міру можливості пояснюйте свої вимоги.
- Контролюйте виконання завдань не після терміну, а до нього, бажано задовго до дати X. В разі необхідності не соромтеся «підігнати» людини і нагадати йому граничну дату виконання. Головне, робіть це не в самий останній момент. В іншому випадку ви ризикуєте зіткнутися з негативом або почути у відповідь відверту брехню. Бажано, вписати терміни контролю собі в план.
- Обговорюючи з людиною конкретний термін, не соромтеся сказати йому, що виконання завдання буде контролюватися. Тим більше, що зробити це можна і в досить коректній формі. Наприклад, скажіть, що 2 рази в тиждень ви будете виходити з ним на зв'язок - раптом у нього виникнуть додаткові питання? В результаті людина не тільки не образиться, але і подякує вам за турботу.
Грамотно встановлені терміни допоможуть налагодити гармонійні стосунки з оточуючими і підвищать продуктивність вашої роботи.