Особистий секретар не посада, це статус
Особистий секретар не посада, це статус
Про те, яку роль відіграє особистий помічник у вирішенні проблем компанії, і як цей досвід допомагає професійно «рости над собою», розповіла Катерина Шахова - персональний помічник керуючого директора компанії «ДубльГИС» Віри Гармаш.
Перш за все, хочу відзначити, що особистий секретар не посада, це статус. Це довірена особа керівника, і коло його завдань настільки широкий, що іноді важко уявити, що нам готує день прийдешній. Тому дуже важливо вміти переключатися з одного виду діяльності на інший. Але основна частина обов'язків легко вміщається в рамках посадової інструкції. Перш за все, це адміністративна підтримка керівників: організація ділових зустрічей, відряджень, бронювання квитків і готелів; інформаційно-аналітична робота, яка полягає, наприклад, в моніторингу конференцій та виборі підходящої для компанії. Також в обов'язки входить підготовка звітності витрат керівників і переклади з іноземних мов.
Віра Смелаовна, яка роль Вашого персонального помічника у вирішенні проблем «ДубльГІС», в нарощуванні вузьких місць.
- Персональний помічник - це права рука керівника. Вирішуючи безліч завдань, Катерина звільняє і одночасно планує мій робочий час. Я постійно їжджу у відрядження по всьому світу, і особистий помічник допомагає мені збирати інформацію за різними проектами і партнерам, а також допомагає мені зі збором і оформленням документів. Крім того, помічнику керівника я можу довірити і такі питання, як ремонт і облаштування нового офісу. Важливе завдання? Звичайно, адже від цього залежить те, як буде організована робота офісу, чи буде в ньому затишно і комфортно нашим співробітникам.
Катерина, Ваш внесок у розвиток компанії?
Один з напрямків корпоративної політики нашої компанії - це створення комфортної робочої обстановки. На даний момент ми готуємося до переїзду в нове офісне приміщення, де і планується втілити задумане в повній мірі. Офіс буде оформлений особливо: незвичайне колірне рішення приміщень, затишна зона відпочинку, стилізовані кухні, де можна приготувати собі чай-каву. Я на даний момент співпрацюю з групою дизайну, прагну, щоб все заплановане втілилося з максимальною точністю і як можна швидше.
Чим для Вас цінний досвід персонального помічника?
У «2ГІС» я 8 місяців, до цього також працювала помічником керівника. Цікавий досвід ефективного управління. Наприклад, стиль управління Віри Смелаовни полягає в гармонійному поєднанні надання автономії і проведення м'якого, але ефективного контролю. І такий підхід підвищує відповідальність і результативність. Під час виконання завдання ти націлений на результат, і немає необхідності відволікатися на зайві узгодження.
Ким надалі себе бачите? Як до цього ставляться Ваші керівники?
Я володію двома мовами: англійською та фарсі, обговорювала з Вірою Смелаовной можливість вивчення третього - італійського, вона мене підтримала. А так як наша компанія співпрацює із зарубіжними партнерами, то, можливо, в майбутньому візьму курс саме на розвиток міжнародних відносин. Але поки мене все влаштовує, і найближчим часом міняти свою діяльність не збираюся.
Розмовляла Ксенія Черних