Основний і додатковий відпустки оформлення і порядок надання

Попередня ◈ Наступна

За працівником, який перебуває в щорічній оплачуваній відпустці, зберігається середній заробіток (ст. 114 ТК РФ). Тому на фахівцях кадрової служби та бухгалтерії організації лежить обов'язок правильно визначити стаж роботи, що дає право на щорічну оплачувану відпустку, розрахувати і виплатити працівникам відпускні.

Не пізніше, ніж за два тижні до настання календарного року в організації повинен бути затверджений графік надання оплачуваних відпусток (ст. 123 ТК РФ). Цей графік є обов'язковим як для працівників, так і для роботодавця.

Р. за погодженням з керівником департаменту, в якому працювала, написала заяву про надання щорічної відпустки відповідно до графіка відпусток. Про те, що дана заява не було підписано, Р. повідомили тільки перед відльотом до місця проведення відпустки. Згодом вона була звільнена за прогули.

Р. звернулася до Фрунзенського районного суду м.Кременчука з позовом про поновлення на роботі і оплату вимушеного прогулу. Як встановив суд, позивачці згідно з графіком відпусток повинні були надати відпустку. Наказу про його перенесення на інший час не було.

Таким чином, роботодавець порушив права позивачки, передбачені ч. 5 ст. 37 Конституції РФ, ст. 114, 122, 123 ТК РФ. Її невихід на роботу викликаний поважними обставинами і не може бути підставою для розірвання трудового договору за грубе порушення працівником трудових обов'язків - прогул. Суд визнав звільнення незаконним і відновив позивачку на роботі на колишній посаді з виплатою їй середнього заробітку за час вимушеного прогулу, а також компенсації за заподіяну їй моральну шкоду 1.

Документальне оформлення відпустки

При наданні відпустки працівникові необхідно приділити особливу увагу правильному оформленню документів.

- форма № Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику»;

- форма № Т-6а «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам»;

- форма № Т-60 «Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику».

Наказ про надання відпустки підписує керівник організації або уповноважена ним особа. Працівник повинен бути ознайомлений з даним наказом під розпис.

У судовій практиці зустрічаються випадки, коли працівник йшов у відпустку за усною домовленістю з керівником, накази про надання відпустки не оформлялися або не підписувалися. Після звільнення працівник в судовому порядку вимагав виплати компенсації за нібито невикористані відпустки. У таких ситуаціях суд, як правило, вставав на бік працівника, так як організація не могла підтвердити документально, що працівник фактично використовував відпустку.

Крім того, не оформивши відповідні документи, організація може зіткнутися з претензіями податкових органів, що стосуються визнання у витратах, що зменшують оподатковуваний прибуток, сум виплачених працівникові відпускних.

На думку податкових органів, при відсутності зазначених уніфікованих форм первинної облікової документації організація не має права враховувати суми витрат по оплаті праці працівникам, збережені на період щорічної відпустки, тому що не виконується критерій Документальне підтвердження витрат (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Щорічна основна оплачувана відпустка

Відпустки поділяються на щорічні основні та додаткові оплачувані відпустки.

Згідно ст. 116 ТК України щорічні додаткові оплачувані відпустки надаються працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, працівникам, які мають особливий характер роботи, працівникам з ненормованим робочим днем, працівникам, які працюють в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, а також в інших випадках, передбачених Кодексом та іншими федеральними законами.

Як визначити стаж роботи, що дає право на щорічну оплачувану відпустку?

Згідно ст. 121 ТК України в нього включаються:

- час фактичної роботи;

- час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) відповідно до трудового законодавства і іншими нормативними правовими актами, локальними нормативними актами (наприклад, колективним договором), трудовим договором;

- час вимушеного прогулу при незаконному звільненні або відстороненні від роботи й наступному поновленні на колишній роботі;

- період відсторонення від роботи працівника, який не пройшов обов'язковий медичний огляд (обстеження) не зі своєї вини.

У стаж роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, не включаються:

- час відсутності працівника на роботі без поважних причин;

- час відпусток по догляду за дитиною до досягнення нею встановленого законом віку;

- час надаваних на прохання працівника відпусток без збереження заробітної плати, якщо їх загальна тривалість перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.

Право на використання відпустки за перший рік роботи виникає у працівника після закінчення шести місяців його безперервної роботи у даного роботодавця (ст. 122 ТК РФ). За угодою сторін оплачувану відпустку працівникові може бути наданий і до закінчення цього періоду.

До закінчення шести місяців безперервної роботи оплачувана відпустка за заявою працівника повинен бути наданий:

- жінкам - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього;

- працівникам у віці до 18 років;

- працівникам, які усиновили дитину (дітей) віком до трьох місяців;

- в інших випадках, передбачених федеральними законами.

Слід підкреслити, що перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього за бажанням працівниці надається щорічна оплачувана відпустка незалежно від стажу роботи у роботодавця (ст. 260 ТК РФ).

Щорічні додаткові оплачувані відпустки надаються працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці або мають особливий характер роботи, при ненормований робочий день, роботі в районах Крайньої Півночі і прирівняних до них місцевостях, а також в інших випадках, передбачених цим Кодексом і іншими федеральними законами. Розглянемо порядок надання деяких видів додаткових відпусток.

1. Щорічні додаткові оплачувані відпустки працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці

До робіт з шкідливими або небезпечними умовами праці відповідно до ст. 117 ТК України відносяться:

- роботи, пов'язані з непереборним несприятливим впливом на здоров'я людини шкідливих фізичних, хімічних, біологічних та інших факторів;

- підземні гірничі роботи та відкриті гірничі роботи в розрізах і кар'єрах;

- роботи в зонах радіоактивного зараження.

Однак до теперішнього часу Уряд України не вжило жодної постанови на цю тему. У зв'язку з цим для встановлення працівникам додаткових відпусток за шкідливі роботи дозволено користуватися нормативними актами, прийнятими ще до вступу в силу ТК Україна (ст. 423 Кодексу). Правомірність застосування цих нормативних актів була підтверджена в Листі МінтрудаУкаіни від 30.06.92 № 1358-ВК «Про застосування нормативних актів з пільг та компенсацій за шкідливі умови праці».

Слід мати на увазі, що в стаж роботи, що дає право на щорічні додаткові оплачувані відпустки за роботу із шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, включається лише фактично відпрацьований в таких умовах час.

Щоб розрахувати стаж (кількість повних місяців), що дає право на додаткову відпустку, необхідно сумарну кількість днів роботи в шкідливих і (або) небезпечних умовах праці розділити на середньомісячну кількість робочих днів. При цьому залишок днів, що становить менше половини середньомісячної кількості робочих днів, відкидається, а залишок днів, що становить половину і більше середньомісячної кількості робочих днів, округляється до повного місяця (п. 10 Інструкції про порядок застосування Списку виробництв, цехів, професій і посад з шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на додаткову відпустку і скорочений робочий день 2 (далі - Інструкція).

Порядок розрахунку середньомісячного кількості робочих днів в Інструкції не вказано. Як правило, його визначають шляхом ділення на 12 місяців кількості робочих днів у відповідному році по робочому календарем, встановленому правилами внутрішнього трудового розпорядку.

В рахунок часу, відпрацьованого в виробництвах, цехах, професіях і посадах зі шкідливими умовами праці, передбачених у зазначеному Списку, зараховуються лише ті дні, в які працівник фактично був зайнятий в цих умовах не менше половини робочого дня, встановленого для працівників даного виробництва, цеху , професії або посади.

При записи в Списку «постійно зайнятий» або «постійно працюючий» в рахунок часу, відпрацьованого в виробництвах, цехах, професіях і посадах зі шкідливими умовами праці, зараховуються лише ті дні, в які працівник фактично був зайнятий в цих умовах повний робочий день, встановлений для працівників даного виробництва, цеху, професії або посади (п. 12 Інструкції).

Якщо працівник має право на отримання додаткової відпустки у зв'язку з шкідливими умовами праці за кількома підставами, то відпустка надається тільки по одному з них, як правило, передбачає більшу тривалість (п. 18 Інструкції).

- період тимчасової непрацездатності;

- час відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, виконання жінками легких робіт у зв'язку з вагітністю, а також інших робіт, на які вони були переведені в зв'язку з годуванням дитини грудьми або наявністю дітей віком до одного року;

- час виконання державних і громадських обов'язків.

Ця частина п. 8 не діє як суперечить вимозі ст. 121 ТК України про включення в стаж роботи для розрахунку додаткових відпусток тільки фактично відпрацьованого в таких умовах часу.

При обчисленні загальної тривалості щорічної оплачуваної відпустки додаткові оплачувані відпустки підсумовуються з ним (ст. 120 Кодексу).

Відповідно до ТК Україна щорічні оплачувані відпустки обчислюються в календарних днях. У той же час порядок надання додаткових відпусток по роботах з шкідливими і небезпечними умовами праці регулюється законодавчими актами, прийнятими ще до вступу в силу ТК РФ, і тривалість відпусток визначена в них в робочих днях.

Як скласти календарні дні основної відпустки і робочі дні додаткових відпусток?

Витрати на оплату додаткових відпусток за шкідливі та небезпечні умови праці враховуються у складі витрат для податку на прибуток на підставі п. 7 ст. 255 НК РФ. При цьому слід враховувати, що, на думку податкових органів, витрати по оплаті додаткової відпустки (тривалістю, що перевищує встановлену чинним законодавством) працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і небезпечними умовами праці, не зменшують податкову базу по податку на прибуток 4.

З питання оподаткування сум оплати таких відпусток ЄСП і ПДФО МінфінУкаіни дотримується позиції, згідно з якою суми доплат за роботу з особливими умовами праці відповідно до ст. 146 і 164 ТК Україна не є компенсаціями. Зазначені доплати обкладаються і ЄСП, і ПДФО, так як не вказані в переліку виплат, які звільняються від оподаткування (ст. 238, 217 НК РФ) 5.

2. Щорічні додаткові оплачувані відпустки працівникам з ненормованим робочим днем

Відповідно до ТК Україна працівникам з ненормованим робочим днем надається щорічно додаткова оплачувана відпустка. Його тривалість не може бути менше трьох робочих днів, але будь-яким максимальною кількістю днів закон така відпустка не обмежує. Отже, організація має право встановити в колективному договорі або правилах внутрішнього трудового розпорядку будь-який термін додаткової відпустки - від трьох днів і більше, але, звичайно, в розумних межах.

У той же час при обліку витрат на оплату додаткових відпусток за ненормований робочий день слід мати на увазі, наступне. ТК Україна не містить положення про те, що відпустка за ненормований робочий день надається тільки тим працівникам, які фактично у відповідному періоді залучалися до роботи за межами нормальної тривалості робочого часу, встановленої законодавством. Отже, у працівника з ненормованим режимом робочого часу є право на додаткову оплачувану відпустку в будь-якому випадку незалежно від того, працював він за межами нормальної тривалості робочого дня чи ні. Значить, трудовим законодавством передбачено обов'язок роботодавця оплатити таку відпустку.

Однак думка МінфінаУкаіни з цього питання - про можливість враховувати такі витрати при розрахунку податку на прибуток, якщо працівник в періоді, за який надається додаткова відпустка, що не притягувався до такої роботи, в різні роки змінювалося.

Отже, якщо немає доказів того, що працівник залучався до роботи за межами нормальної тривалості робочого часу (наприклад, відсутні письмові розпорядження роботодавця), то можливі суперечки з податковими органами про правомірність обліку подібних витрат у зменшення податкової бази по податку на прибуток.

3. Щорічні додаткові оплачувані відпустки, що надаються працівникам за ініціативою організації

Разом з тим позиція МінфінаУкаіни з питання про можливість врахування у складі витрат на оплату відпусток, не передбачених законодавством, вельми суперечлива.

Зміну своєї позиції Мінфін пояснює тим, що спеціального порядку надання щорічних додаткових оплачуваних відпусток працівникам, які здійснюють роботу в багатозмінному режимі, ТК Україна не передбачено.

Податківці підтримують позицію МінфінаУкаіни, вважаючи, що оплата не передбаченого законодавством додаткової відпустки працівникам не включається до складу витрат на оплату праці 8. Є також рішення судів, у тому числі випливає згоду з подібною позицією 9.

Терміни виплати відпускних

Виплатити відпускні працівнику необхідно за три дні до початку відпустки (ст. 136 ТК РФ). Невиплата відпускних в термін може спричинити несприятливі наслідки для організації. Якщо це виявиться трудової інспекцією при перевірці, то роботодавець буде притягнутий до адміністративної відповідальності за порушення трудового законодавства відповідно до ст. 5.27 КоАП. У разі затримки виплати відпускних працівникові повинна бути виплачена грошова компенсація в розмірі не менше подвійної ставки рефінансування за кожний день затримки.

Крім того, якщо відпускні не були вчасно виплачені, то роботодавець за письмовою заявою працівника зобов'язаний перенести щорічну оплачувану відпустку на інший термін, узгоджений з працівником (с. 124 ТК РФ). Причому погодженням з роботодавцем підлягає тільки новий термін початку відпустки, а не сам факт перенесення відпустки.

Для здійснення права працівника на перенесення відпустки згода роботодавця не потрібно, оскільки, порушивши строки оплати відпускних, роботодавець зобов'язаний перенести відпустку за заявою працівника. Даний висновок міститься і в касаційних визначеннях Судової колегією у цивільних справах Верховного суду Республіки Карелія 10.

Компенсація за невикористану відпустку

Після внесення змін до ТК Україна вже однозначно вирішено питання про виплату компенсації за невикористану відпустку в разі, якщо працівник не звільняється. Тепер законодавчо дозволено замінювати грошовою компенсацією за письмовою заявою працівника тільки ту частину кожного щорічної оплачуваної відпустки, яка перевищує 28 календарних днів (ст. 126 ТК РФ).

Не допускається заміна грошовою компенсацією щорічної основної оплачуваної відпустки та щорічних додаткових оплачуваних відпусток вагітним жінкам і працівникам у віці до 18 років, а також щорічної додаткової оплачуваної відпустки - працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці, за роботу у відповідних умовах 11.

Якщо працівник не використовує відпустки за попередні роки, він має право отримати грошову компенсацію за всі дні невикористаних відпусток тільки при звільненні.

2 Затверджена Постановою Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 21.11.75 № 273 / п-20.

Схожі статті

Попередня ◈ Наступна

Основний і додатковий відпустки оформлення і порядок надання

Рекомендуйте статтю колегам:

Схожі статті