Основні правила організації документообігу в організації (установі) - студопедія
Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи.
Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства в організації (установі), так як він визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість руху документів. У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, зберігання і використання раніше створених документів.
Основними правилами організації документообігу є:
оперативне проходження документа, з найменшими витратами часу;
максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів);
порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій.
Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері і на магнітних носіях) в комплексі повинні бути узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.
Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів. Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління організації (установи), всі операції по прийому, передачі, складання та оформлення, відправлення (і підшивці) документів в справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів в організації (установі)
Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, повинен бути регламентований інструкцією з діловодства в організації (установі) і табелем уніфікованих форм документів.
Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. У централізований документообіг входить вся документація, що підлягає централізованої реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу.
Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділу - спеціалізованою документацією, що забезпечує основні напрямки діяльності організації (в нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи).
У великих організаціях існує окремий структурний підрозділ, в завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу. Структурний підрозділ може називатися по різному: управління справами, канцелярія, загальний відділ і т.п. В організаціях, де обсяг централізованого документообігу не так великий, щоб їм займалося самостійний підрозділ, функції по його підтримці можуть бути покладені на секретаря керівника організації.
Виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг.
Вхідні. Вхідний документ - документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені безпосередньо у вхідному документі.
Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в інші організації).
Внутрішні. Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі підготувала його організації. Дані документи використовуються для організації роботи установи (організації), так як вони забезпечують цілеспрямоване вирішення управлінських завдань в межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових коштів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальна записка), особового складу і т.д.
Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів організації (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівника організації. Через канцелярію також проходять внутрішні документи, які породжують вихідні документи.