Основні правила організації документообігу в установі
Документообіг - складний технологічний процес, який характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і з усією діяльністю орга-нізації. Організація документообігу включає всі опера-ції з прийому, передачі, складання, узгодження, офор-млення, посвідченню та відправлення документів.
Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або від отри-ня) до підшивки в справу, і час, що витрачається на перехожих-дення документів по цьому маршруту. Звідси головне прави-ло організації документообігу - оперативне прохожде-ня документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. Крім того, при організа-ції руху документів необхідно виконання дотримуюся-щих правил:
• максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій з обробки документів і управлінських ланок, які не обу-спійманих ділової необхідністю);
• виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування і погодженням-ня і т.д.);
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - спеціа-лизацию, можливість централізованого виконання одно-рідних технологічних операцій, ефективного викорис-ня засобів оргтехніки і персоналу.
Крім того, дотримання цих правил дозволяє поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок:
• прямоточности напрямки документопотоков, исключе-ня дублюючих і повторних операцій з підготовки та обробки документів;
• ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорції-нальної завантаженні як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.
Об'єктивні дані про стан документообігу можна отримати з якісних і кількісних характеристик його параметрів.
До якісних характеристик документообігу відносяться:
• маршрути руху документів (напрямок руху, етапи та інстанції маршруту руху документів);
• періодичність (стадії документообігу);
Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин - потоків, що забезпечують пряму і зворотня ву зв'язок в управлінні. Під документопотоком (потоком документної інформації) розуміється склалося або організоване в межах інформаційної системи рух даних в певному напрямку, за умови, що у цих даних спільне джерело і загальний приймач.
Документопотоки розрізняють по напрямку і по отноше-нию до управлінського об'єкту. У напрямку виокрем-ляють горизонтальні потоки, що зв'язують організації одного рівня управління, і вертикальні (висхідні і низхідні), що зв'язують організації різних рівнів, наприклад, руко-ведучий орган влади і підлеглі йому установи та організації, центральний офіс фірми і дочірні фірми і фі-Ліал. Висхідні потоки - це вхідні документи, отримувати-мі вищестоящою організацією від підлеглих організацій (вихідні документи підлеглих організацій, направляють-мі до вищих інстанцій). Спадні потоки - це до-кументи, що направляються вищестоящими органами влади і управління підрядним організаціям.
По відношенню до управлінського об'єк-єкту виділяють вхідний, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно пов'язані між собою, тому що інформація по-ступили документів використовується для підготовки внутрішніх та вихідних у відповідь і т.д.
Вхідний документопотік будь-якої організації складається з:
• документів від підвідомчих організацій, утримуючи-щих відомості про виконання розпорядчих дій, запити про шляхи виконання завдань і звітні відомості про свою діяльність. За видами документів цей потік со-стоїть зі звітів (про фінансової, господарської, соціаль-ної, управлінської діяльності), ініціативних док-ладних записок, листів, актів;
• звернень громадян - пропозицій, заяв, скарг.
Вихідний документопотік складається з документів, созда ваемих в даній організації і відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на що надійшли пись-менниє або усні запити або як ініціативні документи, вимагають або не потребують відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу відповідних документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються направле-нями діяльності організації та її інформаційними за-просили. У вихідному документопотоки виділяється група рас-порядітельних документів (за умови, що організація име-ет підвідомчі організації) та інформаційних (кому-нікатівних) - листи, доповідні, огляди, довідки, звіти, договори, документи щодо їх виконання.
Вхідні документи утворюють три напрямки руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділі-ний, безпосередньо фахівцям. Співвідношення цих потоків нерівномірно - найбільша частина документів потрапляє руко-ництва, яке, з одного боку, відчуває информацион-ні перевантаження, а з іншого, - отримує значну кіль-сть інформації, що не відповідає їх компетенції, областям діяльності і функціональних обов'язків, не їхня рівня. Очікування розгляду документів керівництвом є по-гаяти часу, подовжує шлях документа до виконавця.
Маршрут руху вхідних документів залежить і від при-нятой в установі технології роботи з документами. Напри-заходів, процес реєстрації розпадається на два етапи: внесення до реєстраційних форми даних про отриманий документі до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резол-цією, термінами виконання, вказівками по виконанню і дру-гим після розгляду керівником. Таким чином, техно-логія реєстрації документів збільшує час руху до-кумента від отримання до виконавця. Якщо в організації при-нято реєструвати документи повторно, тобто на рівні струк-турне підрозділів, то втрати часу через нераціональний-них зупинок в русі документа ще більш відчутні.
Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так і інформа-ційних документи готують фахівці в структурних подрузі-розподілах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування і підписання документів, а також від прийнятої технології передруку тексту, реєстрації та надсилання документів.
Найбільш нерегламентованими є маршрути дві-вання внутрішніх документів. Причому в цьому потоці рух розпорядчих документів, як правило, упорядковано, а підготовка всіх інших документів не має регламентується-ванних маршрутів і тягне найбільш відчутні втрати часу на проходження документів.
Грунтуючись на даних, що характеризують документопотоки, служба діловодства може розробляти найбільш целесо-образні, оптимальні маршрути руху документопотоков.
Документообіг як рух слід відрізняти від обсягу документообігу, який виражається загальною кількістю документів, що надійшли в організацію і створених в ній за певний період. * В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні та внутрішні документи, а також всі копії, виготовлені засобами оперативної полі- графії і оргтехніки.