Оперативне зберігання документів 1
1. Оперативне зберігання документів ................................................. 2
2. Робота з вхідними документами (скласти схему). Вкажіть використовувані реквізити .................................................................. 9
1. Оперативне зберігання документів
Всі документи, що утворюються в діяльності організації, підлягають збереження протягом встановлених строків. Терміни зберігання визначаються переліками типових документів із зазначенням термінів зберігання, а також відомчими переліками, що розробляються міністерствами та іншими органами управління для організацій своєї системи.
Формування справи закінчується після того, як в нього підшиті останні документи за минулий рік. Після закінчення календарного року виконані документи у справах повинні бути підготовлені до передачі на зберігання в архів, або знищені.
Працівники організацій несуть персональну відповідальність за збереження що знаходяться у них службових документів і справ. У разі їх втрати працівник зобов'язаний негайно доповісти безпосередньому керівнику і повідомити в службу документаційного забезпечення управління (ДОП).
При виникненні потреби в будь-яких документах, вже підшитих в справу, вони можуть бути вилучені з нього особою, відповідальною за формування та зберігання справ. У таких випадках на місце відсутнього документа в справу поміщається лист-заступник. При засвідченні діловодного року видача співробітник окремих документів зі справи не допускається, але може бути видано справа цілком у тимчасове користування. В цьому випадку заповнюється карта-заступник за зразком:
Карта-заступник поміщається на місце виданого справи. Видача справ співробітникам дозволяється на строк не більше одного місяця, після закінчення якого справа повинна бути повернуто. Видачу справ в інші організації може дозволити лише керівник на підставі письмового запиту, за актом.
З моменту створення (отримання) і до передачі в архів організації або знищення документи зберігаються в структурних підрозділах. Найбільш поширеним є структурування організації на наступні підрозділи:
1) управління. Це підрозділи, утворені за галузевою і функціональною ознакою, і забезпечують реалізацію окремих напрямків діяльності організації і здійснюють управління організацією. Зазвичай вони створюються у великих компаніях, органах державної влади і місцевого самоврядування та об'єднують дрібніші функціональні підрозділи (наприклад: департаменти, відділи);
2) відділення. На відділення найчастіше структуруються лікувально-профілактичні, медичні установи та організації. Це зазвичай галузеві або функціональні підрозділи, так само як і управління, які об'єднують в собі більш дрібні функціональні підрозділи.
На відділення також структуруються органи державної влади (наприклад, відділення створюються в регіональних митних управліннях). Що стосується банків та інших кредитних установ, то, як правило, відділення в них створюються за територіальною ознакою і являють собою відокремлені структурні підрозділи, що реєструються в якості філій;
3) департаменти. Вони також представляють собою підрозділи, структуровані за галузевим і функціональною ознакою, які, так само як і управління забезпечують реалізацію окремих напрямків діяльності організації. Зазвичай, вони створюються в органах державної влади та органах місцевого самоврядування; об'єднують в собі менші структурні одиниці (найчастіше - відділи). Департаменти також створюються в представництвах іноземних компаній і в компаніях, в яких управління організовується по західних моделях;
4) відділи. Під відділами розуміються функціональні структурні підрозділи, що відповідають за конкретний напрямок діяльності організації або за організаційно-технічне забезпечення реалізації одного або декількох напрямків діяльності організації;
5) служби. «Службою» найчастіше називають групу об'єднаних за функціональною ознакою структурних одиниць, що мають родинні цілі, завдання та функції. При цьому управління або керівництво цією групою здійснюється централізовано однією посадовою особою. Наприклад, служба заступника директора по персоналу, може об'єднувати відділ кадрів, відділ розвитку персоналу, відділ організації та оплати праці, інші структурні одиниці, що виконують функції, пов'язані з управлінням персоналом. Вона очолюється заступником директора по персоналу і створюється для реалізації єдиної кадрової політики в організації.
Служба також може бути створена як окремий структурний підрозділ, утворене за функціональною ознакою і призначене для забезпечення діяльності всіх структурних підрозділів організації в рамках реалізації одного напрямку. Так, служба безпеки є структурним підрозділом, який забезпечує фізичну, технічну та інформаційну безпеку всіх структурних підрозділів організації.
6) бюро. Ця структурна одиниця створюється або в складі більшого підрозділу (наприклад, відділу), або як самостійний підрозділ. В якості самостійної структурної одиниці бюро - для ведення виконавчої діяльності та обслуговування діяльності інших структурних підрозділів організації. В основному «бюро» традиційно називають структурні одиниці, пов'язані з «паперової» (від франц. Bureau - письмовий стіл) і довідкової роботою.
Крім перерахованих вище в якості самостійних структурних підрозділів створюються виробничі одиниці (наприклад: цеху) або одиниці, що обслуговують виробництво (наприклад: майстерні, лабораторії).
Як уже зазначалося, самостійні підрозділи, в свою чергу, можуть бути розділені на більш дрібні структурні підрозділи. До таких належать:
а) сектори. Сектори (від лат. Seco - розрізаю, поділяю) створюються в результаті тимчасового або постійного поділу більшого структурного підрозділу. Наприклад, у фінансовому відділі в якості постійних можуть створюватися сектор фінансування операційних витрат, сектор фінансування інвестицій і кредитування; в якості тимчасового може бути створений сектор по реалізації конкретного інвестиційного проекту;
б) ділянки. Ці структурні підрозділи створюються за тим же принципом, що і постійні сектори. Зазвичай вони строго обмежені «зонами» відповідальності - кожна ділянка відповідає за конкретний напрямок роботи. Розподіл структурного підрозділу на ділянки - умовне і не закріплюється в структурі організації);
в) групи. Групи є структурні одиниці, що створюються за тими ж принципами, що і сектори, ділянки - вони об'єднують фахівців для виконання конкретного завдання або реалізації конкретного проекту. Найчастіше групи носять тимчасовий характер, і їх створення не відбивається в загальній структурі організації.
2. Робота з вхідними документами. Вкажіть використовувані реквізити
Оформлення обкладинки справи, що знаходиться на оперативному зберіганні
СПРАВА № ____ Том _____
Накази директора архіву
по особовому складу
(Прийом, переклад, звільнення працівників)
дата (крайні дати)