Оперативне зберігання документів
Всі документи, що надходять або створені в процесі діяльності будь-якої організації, вимагають ретельної обробки і чіткої систематизації. Для їх повторного використання, ознайомлення і подальшої роботи необхідно забезпечення швидкого доступу до них. Для цих цілей виконуються заходи по оперативному зберігання документів.
Особливості організації поточного зберігання
Вся документація до проведення експертизи цінності в рамках підготовки передачі в архів формується в номенклатурні справи відповідними структурними підрозділами компанії або безпосередньо службою діловодства.
Як правило, оперативне зберігання документів має на увазі формування справ по групах і номенклатурної специфіки, затвердженої на підприємстві. Для швидкості пошуку потрібне забезпечення максимальної інформативності назв і підписів папок. Як папки, як правило, використовується звичайний швидкозшивач, обкладинка якого передбачає спеціальний змінний кишеньку для коригування назви номенклатури.
При оперативному зберіганні документів на обкладинці справ зазначаються такі реквізити:
Поточне зберігання документації здійснюється або в замикаються металевих шафах, або в спеціалізованому приміщенні з закритим доступом. Видача справ, які перебувають на тимчасовому зберіганні, відбувається за розпорядженням керівництва відповідного відділу. Увечері папка, відповідно до вимог безпеки і в рамках забезпечення конфіденційності інформації, повертається відповідального співробітника організації і забирається в сейфовий металева шафа.
Після закінчення термінів оперативного зберігання документів і присвоєння їм статусу «виконане» починається підготовка справ до передачі в архів.
Дякуємо за звернення в нашу компанію
Наші фахівці зв'яжуться з вами найближчим часом.