Мова і стиль службових документів
2. Правила скорочень у текстах документів. 10
3. Написання чисел і оформлення таблиць в документах. 12
4. Назви установ. організацій, підприємств в документах. 13
5. Написання посад, звань і прізвищ. 15
6. Відхилення від літературних норм у текстах документів. 15
7. Архаїзми та канцеляризми 16
Складання службових документів - важкий і складний процес, який займає багато часу службовців і ІТП. Рационализировав цей процес, можна домогтися економії часу, підвищити загальну культуру документування і управлінської праці
У роботі по документуванню велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв'язків. При підготовці документів слід враховувати, що мова є не пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом - наказовій конструкцією мови наказів, розпоряджень, постанов. Відповідних мовних конструкцій вимагають документи, показували б прохання, вимога, подяку і т.д. Ділова мова, ділова мова, ділове службовий лист - поняття певні. Ділова мова - це мова офіційних взаємин, це літературна мова.
Традиції та звичаї в документуванні виявилися дуже живучими. І зараз ще зустрічаються застарілі терміни, архаїзми, словосполучення, мовні штампи, канцеляризми ( "яким образам", "прошу не відмовити", "при цьому направляємо", "дана справжня" і ін.). При складанні документів потрібно користуватися офіційно-діловим стилем.
Літературна мова має багато стилів, художньо-белетристичний, суспільно-публіцистичний, науковий, виробничо-технічний, історичний, офіційно-діловий і т.п. які весь час розвиваються і знаходяться в постійній взаємодії.
"Під стилем. Мови, - каже відомий філолог А.Н.Ефімов, - прийнято розуміти історично сформовану різновид мови, що відрізняється як щодо складу та характеру об'єднання мовних засобів, так і в сенсі закономірності їх вживання. Для кожного стилю існує характерне, типове , а також заборонене ". *
У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художньо-белетристичний стиль включає прозовий і поетичний; суспільно-публіцистичний - стилі газетно-журнальний і літературно-критичний. Документально-діловий стиль має в своєму складі стиль законодавчо-розпорядчих документів (наказів, наказів, розпоряджень, постанов), ділового листування, телеграфний стиль і т.д.
"Стиль законодавчо-розпорядчих документів, - зазначав академік Л. В. Щерба, -" мова законів "- вимагає перш за все точності і неможливості будь-яких пересудів; швидкість розуміння не є вже в такому випадку виключно важливою, так як зацікавлена людина без жодного підганяння прочитає всяку статтю закону і два, і три рази ". *
Офіційно-діловий стиль має специфічні відмінності від розмовної мови та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких основних принципів: об'єктивність змісту і нейтральність тону, повнота інформації та стислість викладу, типізація мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або його структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службовому документі повинні відповідати нормам адміністративного права.
Більшість документів складається не від першого, а від третьої особи, причому займенники замінюються іменниками (не «я прошу") а "інститут просить", "Міністерство не заперечує"). У службовій документації неприпустимі діалекти (місцеві говори), просторічні і жаргонні слова.
Мова службових документів повинен відповідати таким вимогам:
1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю і зі тимчасового літературної мови, перш за все тих з них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.
Як норми нерідко виступають і такі варіанти мови, які найбільш доцільні, доречні, а тому і кращі. Так, скажімо, при виборі варіантів типу "надати допомогу - допомогти", "припускатися помилки -ошібіться" треба враховувати традиції стилю, якими користуються в даному випадку.
2. Наявність слів, що вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярської мови (типу "належний". "Належний", "вищевказаний", "підписався нижче" і т.п.).
4. Широке вживання складних отименних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад: "з метою надання допомоги", "в порядку надання допомоги" ',
5. Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов - пропозицій з причетними і дієприслівниковими оборотами, з різного роду перерахуваннями.
Однією з найбільш примітних рис офіційно-ділового стилю є безперервно триває процес стандартизації ділового мовлення, перш за все мови масової типової документації; широке використання готових, вже затвердилися словесних формул, трафаретів, штампів. Наприклад, "в цілому", "в зв'язку", "відповідно до", "в інтересах" (стандартні синтаксичні моделі з отименние приводами). Їх використання в документах цілком закономірно, тому що полегшує процес складання типових текстів.
Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення причетних і дієприкметникових оборотів і вживання загальноприйнятих скорочень.
Стандартизовані обертів вимагають мінімального розумового напруження і прискорюють процес складання документів. За даними інженерної психології, стандартизовані обороти сприймаються в 8-10 разів швидше. Процес прочитання документа можна уподібнити пошуку інформації. Цей пошук здійснюється за допомогою ключових слів, що визначають вид документа (наказ, рішення), і типізованих оборотів.