Локальні нормативні акти, структура інструкції - особливості роботи з локальними нормативними
Документ розглядається сьогодні як один з найважливіших інструментів управління. Від якості міститься в документі інформації, раціонального розташування інформаційних елементів (реквізитів), грамотної організації документопотоков як всередині організації, так і за її межами, а також інших факторів в значній мірі залежить ефективність управління. Не випадково в останні десятиліття замість традиційного терміна «діловодство», що позначає діяльність, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами, все частіше використовується термін «документаційне забезпечення управління», який акцентував увагу, перш за все, на управлінської складової документаційних робіт. Питання документаційного забезпечення діяльності відображаються в різних локальних нормативних правових актах організації - статуті, регламенті (в колегіальних органах), положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях працівників і ін. В організаціях можуть розроблятися спеціальні правові акти для таких ділянок роботи, які грають провідну або досить самостійну роль в діяльності установи. Наприклад, у виконкомі може бути інструкція про підготовку, оформлення та зберігання рішень, в міністерстві - положення про колегію міністерства, в якому відбивається документування її діяльності, в організаціях - положення (інструкції) про порядок роботи зі зверненнями громадян.
Однак основним нормативним актом у сфері діловодства є Інструкція з ведення діловодства в організації. закріплює принципові положення та технологічні рішення з документаційного забезпечення управління. В Інструкції відображаються особливості структури, штатного складу і напрямів діяльності організації. Традиційно в таких інструкціях описується порядок роботи з організаційно-розпорядчими документами без розгляду інших систем документації. Однак з практичної точки зору доцільніше показати в Інструкції весь комплекс робіт з управлінською документацією, що включає обробку документів зі спеціальних (функціональних) груп (кадрових, бухгалтерських і т.д.).
структура Інструкції
Інструкція може включати різні розділи, основними з яких є:
· Склад документів організації;
· Підготовка документів, організація документообігу;
· Інформаційно-пошукова система організації;
· Контроль виконання документів;
· Організація документів у діловодстві;
· Передача документів на архівне зберігання.
В «Загальних положеннях» вказується, відповідно до яких нормативно-методичними документами розроблена Інструкція і на які системи документації поширюється, хто відповідає за стан і вдосконалення діловодства в організації, здійснює організаційно-методичне керівництво і контролює роботу з документами. Тут же встановлюється порядок введення Інструкції в дію і внесення в неї змін і доповнень.
У розділі «Склад документів організації» називаються системи, види і різновиди документів, що використовуються в даній організації для документування управлінських функцій. Створення документів, тобто документування прийнятих управлінських рішень, є обов'язковою складовою процесу управління будь-якої організації.
Таким чином, певна частина документованої інформації має встановлений склад відомостей і показників і затверджені уніфіковані форми, обов'язкові для застосування в організаціях і на підприємствах усіх форм власності. Ця частина управлінської документації не може довільно регулюватися самою організацією, тобто скорочуватися або змінюватися за змістом і формам. Особливо наочно це проявляється на прикладі первинної облікової, звітної, розрахунково-грошової документації, документації з особового складу тощо
При роботі з такою документацією передбачаються:
· Своєчасний перехід до роботи з новими уніфікованими формами, затвердженими постановами відповідних відомств;
· Заповнення загальнодержавних, галузевих або відомчих уніфікованих документів за встановленими правилами і з урахуванням передбачених термінів;
· Внесення дозволених змін в типові уніфіковані форми документів з метою «прив'язки» їх до особливостей діяльності конкретної організації.