Контроль і облік поставок
Організація контролю поставок - одна з основних задач закупівельної діяльності. Метою контролю оптових закупівель є відстеження виконання постачальниками діючих договорів з метою забезпечення своєчасного та безперебійного надходження товарів в узгодженому кількості та асортименті та належної якості.
Контролюється, таким чином, перш за все дотримання термінів поставки, умов про транспортування, вимог по кількості і якості товарів.
Виконання договірних зобов'язань повинно бути документально оформлено. Постачальник, відвантажуючи товари, повинен виписати документи, передбачені умовами поставки товарів і правилами перевезення вантажів. Такими документами є:
• товарно-транспортна накладна - виписується постачальником, якщо товар доставляється автомобільним транспортом; вона містить товарний розділ, де містяться дані про найменування, ціни, кількість та вартість товарів, вид упаковки і ін. і транспортний розділ, в якому наводяться відомості про марку транспортного засобу, пунктах навантаження і розвантаження та ін.
При доставці товарів залізничним або водним
транспортом транспортна організація виписує залізничну (водну) накладну, при перевезенні вантажів морським шляхом виписується коносамент, які є товаросупровідними документами.
Правильне оформлення документів про здавання-приймання товарів має велике значення. Приймання товарів за кількістю - це приймання за масою і кількістю товарних одиниць. Приймання товарів за кількістю проводиться за супровідними документами: накладними, товарно-транспортними накладними, рахунками-фактурами і т. Д. При цьому перевіряється відповідність фактично надійшов товару з тим, що зазначено в накладній і передбачено в договорі або в заявці покупця. У зв'язку з цим важливим документом є додається до договору специфікація. У ній вказується розгорнутий асортимент товару, кількість товару, що підлягає поставці, терміни поставки і т. Д. Якщо але договором товар поставляється партіями по заявкам або замовленнях покупця, то перевіряється відповідність поставленого товару заявці або замовлення.
При прийманні вантажу від транспортної організації одержувач зобов'язаний перевірити, чи забезпечено збереження вантажу при перевезенні, зокрема наявність на транспортних засобах або на контейнерах пломб відправника, цілісність пломб і т. Д. А також відповідність найменування вантажу і транспортного маркування даним, зазначеним у транспортному документі . У всіх випадках, коли при прийманні вантажу встановлюються його пошкодження, псування, невідповідність найменування і ваги даним, зазначеним у транспортному документі, одержувач повинен вимагати від транспортної організації складання комерційного акта.
Приймання продукції проводиться особами, уповноваженими на те керівником або заступником керівника підприємства. Якщо під час приймання продукції буде виявлена недостача, то про виявлену недостачу складається акт за підписами осіб, які виконували приймання продукції. Одночасно одержувач повинен викликати для участі в продовженні приймання продукції і складання двостороннього акта представника відправника. При його неявці приймання продукції і складання акту виробляються підприємством-отримувачем або за участю сторонніх представників. Якщо під час приймання продукції одночасно будуть виявлені не тільки недостача, а й надлишки проти супровідних документів відправника, то в акті повинні бути вказані дані про ці надлишки. Акт повинен бути підписаний всіма особами, які брали участь у прийманні продукції.
Приймання товарів за якістю проводиться за товаросупровідними документами, що посвідчують якість поставлених товарів: сертифікат відповідності, гігієнічний сертифікат, технічний паспорт і ін.
При виявленні невідповідності якості, комплектності, маркування продукції, що надійшла, тари або упаковки вимогам стандартів, технічних умов, зразкам, договору або даним, зазначеним у маркуванні і супровідних документах, одержувач складає акт, в якому вказує кількість оглянутої продукції і характер виявлених при прийманні дефектів. Одержувач також повинен викликати для участі в продовженні приймання продукції і складання двостороннього акта представника відправника, якщо це передбачено в нормативних актах або договорі.
Акти приймання товарів за кількістю і якістю є підставою для пред'явлення претензій постачальнику.
У претензійній роботі з постачальниками необхідно:
• забезпечувати захист своїх комерційних інтересів;
• прагнути по можливості усувати виниклі проблеми шляхом переговорів і компромісів без судових розглядів;
• грамотно оформляти претензію і всі документи, що служать підставою для її пред'явлення. Претензія зазвичай містить підстави для пред'явлення (наприклад, посилання на відповідні пункти договору), докази порушення положень договору (акти, дані експертизи та ін.), Конкретні вимоги, а також вказівку на можливість застосування санкцій або звернення до арбітражного суду.
Претензії висилаються постачальнику замовними або цінними листами або вручаються під розписку в термін, передбачений законом або договором.
У разі повної або часткової відмови в задоволенні претензії або неотримання відповіді на претензію відповідна сторона вправі звернутися з позовною заявою до арбітражного суду.
Для безперервного контролю і обліку поставок товарів і ходу виконання договорів необхідно вжити відповідних організаційних заходів, т. Е. Має бути створена система такого контролю. Контроль виконання договорів поставки здійснюється шляхом фіксування відомостей про фактичне відвантаження і надходження товарів і виявленні випадків порушення постачальниками договірних зобов'язань. Для обліку цих даних можуть використовуватися спеціальні картки та журнали. Однак така форма обліку трудомістка і не дозволяє мати поточних даних по всьому товарному асортименту. В даний час для цілей контролю надходження товарів широко використовуються засоби автоматизованого обліку за допомогою комп'ютерної техніки. Сучасні програмні засоби дозволяють здійснювати безперервний контроль поставок по кожному постачальнику, договором і кожної позиції асортименту.
Якщо Вас зацікавили описані в статті товари або послуги, Ви можете:
+375-29-5017588
+375-29-1438110