Консервація документів
1. ОБЛАСТЬ ЗАСТОСУВАННЯ
Цей стандарт встановлює загальні вимоги до консервації документів, в тому числі до режиму зберігання, технологічних процесів стабілізації, реставрації, виготовлення копій і використовуваним при цьому матеріалами.
Цей стандарт поширюється на документи, виконані на папері, шкірі, пергаменті.
Стандарт призначений для бібліотек всіх типів і органів науково-технічної інформації.
2. Нормативні посилання
У цьому стандарті є посилання на такі нормативні документи:
ГОСТ 7.65-92. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Кінодокументи, фотодокументи і документи на мікроформах. Загальні вимоги до архівного зберігання;
ГОСТ 12.1.004-91. Система стандартів безпеки праці. Пожежна безпека. Загальні вимоги;
ГОСТ 12.1.008-76. Система стандартів безпеки праці. Біологічна безпека. Загальні вимоги;
ГОСТ 12.1.014-84. Система стандартів безпеки праці. Повітря робочої зони. Метод вимірювання концентрацій шкідливих речовин індикаторними трубками;
ГОСТ 12.4.028-76. Система стандартів безпеки праці. Респіратори ШБ-1 "Лепесток". Технічні умови;
ГОСТ 618-73. Фольга алюмінієва для технічних цілей. Технічні умови;
ГОСТ 1562-69. Сириця. Технічні умови;
ГОСТ 2067-93. Клей кістковий. Технічні умови;
ГОСТ 3252-80. Клей міздровий. Технічні умови;
ГОСТ 4194-88. Картон електроізоляційний для трансформаторів і апаратів з масляним заповненням. Технічні умови;
ГОСТ 5773-90. Видання книжкові та журнальні. формати;
ГОСТ 7933-89. Картон для споживчої тари. Загальні технічні умови;
ГОСТ 7950-77. Картон палітурний. Технічні умови;
ГОСТ 9254-77. Газети. Розміри;
ГОСТ 9347-74. Картон прокладочний і ущільнювальні прокладки з нього. Технічні умови;
ГОСТ 9569-79. Папір парафінований. Технічні умови;
ГОСТ 10354-82. Плівка поліетиленова. Технічні умови;
ГОСТ 18992-80. Дисперсія полівінілацетатна гомополімерная грубодисперсна. Технічні умови;
ГОСТ 20836-75. Шкіра технічна. Технічні умови;
ГОСТ 24311-80. Картон для радіозондов. Технічні умови.
3. Загальні положення
3.1. Консервація документів забезпечує їх збереження за допомогою режиму зберігання, стабілізації, реставрації та виготовлення копій.
3.2. Консервацію документів виконують, встановлюючи пріоритети відповідно до унікальністю, історико-культурною значущістю, станом і частотою використання документів.
3.3. Консервацію документів виконують особи, які мають спеціальну підготовку.
4. РЕЖИМ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
4.1. Режим зберігання документів забезпечує підтримку нормативних параметрів світлового, температурно-вологісного і санітарно-гігієнічного режимів (Додатки А - Г).
4.2. світловий режим
4.2.1. Документи зберігають в темряві або при освітленні розсіяним світлом. Не допускається освітлення документів прямими сонячними променями.
4.2.2. Норма освітленості на поверхні документів при зберіганні не більше 75 лк, при експонуванні в момент огляду - не більше 150 лк.
4.2.3. Джерела світла повинні забезпечувати оптичне випромінювання з довжиною хвилі не менше 400 і не більше 760 нм.
4.2.4. Дотримання норм по 4.2.1 - 4.2.3 забезпечують використанням світильників в закритому виконанні та застосуванням світлозахисних пристроїв різних типів.
4.2.5. Для освітлення слід використовувати лампи з фільтром, що захищає від ультрафіолетового випромінювання і поглинає тепло, або волоконно-оптичні системи освітлення.
4.2.6. Відстань від світильників до поверхні документів не менше 0,5 м.
4.2.7. Конструкція світильників повинна бути пожаробезопасной і охороняти лампи від випадання і механічного пошкодження.
4.2.8. При експонуванні не допускається встановлювати світлові прилади всередині вітрин. За відсутності відвідувачів вітрини закривають світлонепроникними шторами.
4.2.9. Для освітлення двох сусідніх стандартних книжкових стелажів встановлюють окремий вимикач.
4.2.10. Перед входом в приміщення для зберігання документів встановлюють вимикач з індикатором, що показує, що всі джерела освітлення та електрообладнання відключені.
4.3. Температурно-вологісний режим
4.3.1. У сховищі повинна здійснюватися вільна циркуляція повітря, що виключає утворення застійних зон.
4.3.2. У приміщеннях для зберігання документів постійно підтримують температуру повітря (18 +/- 2 ° C), відносну вологість 55% +/- 5%; для документів, виконаних повністю на пергаменті і шкірі, - відносна вологість повітря 60% +/- 5%.
4.3.3. Температурно-вологісний режим регулюють за допомогою систем кондиціонування повітря або опалювально-вентиляційних засобів. Кратність обміну повітря в 1 год: приплив - 1,0; витяжка - 1,0.
4.3.4. У приміщеннях, пристосованих під сховища, але не обладнаних системами кондиціонування повітря або припливно-витяжною вентиляцією, температуру і вологість повітря нормалізують раціональним провітрюванням, опаленням і застосуванням технічних засобів, керуючись показаннями контрольно-вимірювальних приладів.
4.3.5. Температуру і вологість повітря контролюють і реєструють два-три рази на тиждень в один і той же час доби, при порушеннях режиму - щодня.
4.3.6. Вимірювальні прилади розміщують у головних проходах в кожній кімнаті і на кожному ярусі, подалі від опалювальних та вентиляційних систем на відстані (1,4 + 0,1) м від підлоги.
4.3.7. Закриті шафи і сейфи для зберігання документів провітрюють не рідше одного разу в тиждень.
4.3.8. Документи, що переміщуються з одного приміщення в інше з відмінними параметрами температури і вологості, проходять акліматизацію.
4.3.9. Вимірювальні прилади перевіряють відповідно до технічних вимог до них.
4.4. Санітарно-гігієнічний режим
4.4.1. Концентрація шкідливих домішок в повітрі приміщень для зберігання документів повинна відповідати санітарним нормам, наведеним у таблиці 1.
Гранично ДОПУСТИМА КОНЦЕНТРАЦИЯ
ШКІДЛИВИХ ДОМІШОК У ПОВІТРІ
4.4.2. Якість повітря в приміщенні для зберігання документів перевіряють регулярно. Методи оцінки кількості шкідливих домішок в повітрі приміщення для зберігання документів - по ГОСТ 12.1.014.
4.4.3. У приміщеннях для зберігання документів не допускається наявність предметів, що не мають відношення до роботи з документами.
4.4.4. Знову надходять документи обстежують і при необхідності виконують гігієнічну і (або) дезінфекційну обробку.
4.4.5. Обстеження, очищення та тимчасове зберігання уражених документів виконують в ізольованому приміщенні.
4.4.6. Гігієнічну обробку виконують не рідше ніж один раз на один-два роки.
4.4.7. Мікологічний і ентомологічний нагляд здійснюють обстеженням фондів два рази в рік, а при необхідності - частіше.
4.4.8. Уражені документи ізолюють, піддають дезинфекції і (або) дезінсекції в спеціальному приміщенні (Додаток Д).
4.4.9. Дезінфекцію і (або) дезінсекцію фонду виконують при масовому біологічному ураженні документів і (або) при ураженні предметів інтер'єру і конструкційних елементів приміщення (Додаток Д).
5. Стабілізація І РЕСТАВРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
5.1. Стабілізацію і реставрацію документів виконують з урахуванням характеру і ступеня пошкоджень, умов подальшої експлуатації, максимально зберігаючи ознаки автентичності документів і не створюючи труднощів для використання.
5.2. Відомості про роботи по стабілізації і реставрації документів фіксують в реставраційному паспорті або технологічному журналі.
5.3. Методи і матеріали, що застосовуються при стабілізації і реставрації, повинні бути нешкідливі для документів, забезпечувати оборотність процесів, збереження експлуатаційних властивостей документів. Матеріали повинні мати таке значення pH: папір - 6,0 - 8,5; шкіра - 4,5 - 6,0; пергамен - 7,0 - 8,0; інші матеріали - 6,0 - 8,0 (Додаток Е).
5.4. стабілізація документів
5.4.1. Стабілізацію документів на папері по відношенню до фізико-хімічним, біологічним і механічним факторам здійснюють індивідуальними і масовими методами.
5.4.1.1. Стабілізацію документів по відношенню до фізико-хімічних чинників виконують блокуванням іонів металів комплексообразующими сполуками і нейтралізацією кислотності слаболужними композиціями в рідкій або газовій фазі до 6,0 - 8,5 pH в залежності від властивостей матеріалів, використаних для запису тексту (зображення), створюючи лужний резерв 1,0% - 3,0%.
5.4.1.2. Стабілізацію документів по відношенню до грибних поразок виконують, використовуючи антігрібние з'єднання і обробку, що забезпечує влагоемкость не більше 10,0%.
5.4.2. Стабілізацію документів на шкірі і пергаменті по відношенню до фізико-хімічних, механічних і біологічних факторів здійснюють індивідуальними методами.
5.4.2.1. Стабілізацію документів на шкірі по відношенню до фізико-хімічних і механічних факторів виконують нейтралізацією кислотності слаболужними композиціями (в рідкому середовищі), блокуванням іонів металів комплексообразующими сполуками до 4,5 - 6,5 pH, обробкою жируючими композиціями для зниження гігроскопічності до 5% - 6 , 0% і влагоотдачи до 4% - 5,0%.
5.4.2.3. Стабілізацію документів по відношенню до грибних поразок виконують, використовуючи антігрібние з'єднання.
5.4.3. Стабілізацію документів по відношенню до механічних факторів здійснюють фазовим зберіганням, инкапсулирование і монтуванням з попередньою обробкою по 5.4.1.1, 5.4.1.2, 5.4.2.1 - 5.4.2.3.
5.5. реставрація документів
5.5.1. Документи реставрують відтворенням початкової форми, очищенням і зміцненням, дотримуючись принципу необхідності і достатності.
5.5.2. Вставки повинні відповідати носію інформації за зовнішніми ознаками і матеріалу, а також повинні забезпечувати довговічність документа.
5.5.3. Перед реставрацією методом ламінування обов'язкове стабілізація документа по 5.4.1.1, 5.4.1.2.
5.5.4. Документи на пергаменті реставрують відновленням його вмісту вологи методом віддаленого зволоження.
6. ВИГОТОВЛЕННЯ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ
6.1. Виготовлення копій документів здійснюють методами фото-, мікр о-. ксерокопіювання і використанням електронних технологій. Кількість примірників копій - відповідно до ГОСТ 7.65.
6.2. Виготовлення копій документів методами фото-, мікр о-. ксерокопіювання - не більше одного разу.
6.4. При копіюванні неприпустимо механічне пошкодження документів.
ПРИМІЩЕННЯ ДЛЯ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
А.1. Місце для будівництва нових будівель бібліотек, їх обладнання, спосіб реконструкції та обладнання старих будівель вибирають відповідно до чинних будівельних норм.
А.1.1. Порядок планово-попереджувального ремонту будівель і приміщень для зберігання документів повинен відповідати встановленим правилам.
А.1.2. Приміщення для зберігання документів повинні бути ізольовані від побутових, виробничих, складських, лабораторних приміщень і не повинні мати спільних з ними вентиляційних ходів.
А.1.3. У приміщеннях для зберігання документів не допускається наявність труб водопостачання, каналізації, а також технологічних висновків води.
А.1.4. Над приміщеннями для зберігання документів, під ними і суміжно з ними не допускається розташовувати приміщення, призначені для установки вентиляційного обладнання, бойлерні з насосними установками, компресори, холодильні та інші машини, які є джерелами вібрації.
А.2. Документи зберігають в приміщеннях, обладнаних технічними засобами, що забезпечують режим зберігання документів.
А.2.1. Для прийому, тимчасового зберігання, акліматизації та дезінфекції документів використовують спеціально ізольовані приміщення.
А.3. Будинки й приміщення оснащують спеціальними засобами на випадок виникнення надзвичайних ситуацій згідно з ГОСТ 12.1.004.
А.3.1. У кожному приміщенні для зберігання документів слід мати план оперативної евакуації персоналу та документів на випадок надзвичайних ситуацій.
А.3.2. Будинки й приміщення для зберігання документів обладнають пожежною і охоронною сигналізацією та системою пожежогасіння.
А.3.3. Для забезпечення пожежної безпеки повинно бути передбачено автоматичне відключення системи припливно-витяжної вентиляції, кондиціонування повітря і включення системи димовидалення.
А.3.4. Аварійні виходи повинні легко відкриватися зсередини.
А.3.5. Кожне відділення приміщення для зберігання документів оснащують засобами зв'язку.
А.4. Приміщення для зберігання документів обладнають металевими і (або) дерев'яними стаціонарними і (або) пересувними стелажами з вогнебіозахисту, шафами і сейфами.
А.4.1. Бібліотечне обладнання для зберігання документів має мати нешкідливе покриття.
А.4.2. Стелажі встановлюють перпендикулярно до стін, які мають отвори і елементи опалювальної системи, відстань до вікон і джерел тепла - не менше 0,6 м.
А.4.3. Стелажі і елементи конструкцій приміщень поділяють проходами. Ширина проходу повинна бути не менше, м.
0,75 - між стелажами;
1,20 - між торцями стелажів (головний прохід);
0,75 - між стіною і стелажем, паралельним стіні;
0,45 - між стіною і торцем стелажу.
А.4.4. Відстань від підлоги до нижніх полиць стелажа повинна бути не менше 0,15 м, в цокольних поверхах - не менше 0,30 м.
СПОСОБИ БОРОТЬБИ З БІОФАКТОРОМ
Д 1. дезінфекція документів
Д.1.1. Дезінфекцію документів на папері здійснюють:
- фумігації в герметизированной камері біоцидами, дозволеними до використання;
- обробкою в електромагнітному полі струмів високої частоти;
- обробкою вручну водними розчинами метатіна GT, асімасайда РSПС-82, похідних полігексаметиленгуанідину.
Д.1.2. Дезінфекцію документів на шкірі здійснюють обробкою вручну водним розчином метатіна GT або спиртовим розчином тимолу; документів на пергаменті - спиртовим розчином тимолу.
Д.1.3. Дезінфекцію приміщень і бібліотечного обладнання виконують водними розчинами похідних полігексаметиленгуанідину або катаміна.
Д 2. дезінсекція документів
Д.2.1. Дезінсекцію документів здійснюють:
- механічним способом за допомогою очищення;
- хімічним способом фумігації парадихлорбензол в герметизированной камері.
Д.2.2. Дезінсекцію приміщень здійснюють:
- механічним способом за допомогою очищення пилососом, використанням приманок і пасток;
- хімічним способом за допомогою обробки інсектицидами класу синтетичних піретроїдів або іншими препаратами, дозволеними до використання в житлових приміщеннях.
Примітка. Документи не повинні мати безпосереднього контакту з інсектицидами.
Д.3. Техніка безпеки
Д.3.1. Засоби індивідуального захисту і безпеки по ГОСТ 12.1.008, ГОСТ 12.4.028, ГОСТ 12.4.041.
Д.3.2. Порядок робіт з дезінфекції та дезінсекції документів відповідно до затверджених інструкцій підприємства-виготовлювача.