комунікаційний процес
Комунікаційний процес - це обмін інформацією між двома або більш людьми. Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.
У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:
1. Вантажовідправник - особа, що генерує ідеї або збирає інформацію і передає її.
2. Повідомлення - власне інформація, закодована за допомогою символів.
3. канал- засіб передачі інформації.
4. Получатель- особа, якій призначена інформація і яке інтерпретує її.
Чотири етапи комунікацій
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їх завдання - скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і поділили вихідну ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно точкою, в якій зміст може бути пошкодженим або повністю втрачено. Зазначені етапи такі:
1. Зародження ідеї
Обмін інформацією починається з формулювання ідеї або відбору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею або повідомлення слід зробити предметом обміну. Багато спроб обміну інформацією обриваються на цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обдумування ідеї. На цьому етапі необхідно усвідомити, які ідеї призначені до передачі до того, як ви відправляєте повідомлення, а також оцінити адекватність і доречність ваших ідей з урахуванням конкретної ситуації і мети комунікацій.
2. Кодування і вибір каналу
Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації і жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею в повідомлення.
На третьому етапі відправник використовує канал для доставки повідомлення (закодованої ідеї або сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичну передачу повідомлення, що багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. У той же час, як ми бачили, передача є лише одним з етапів, через які необхідно пройти, щоб донести ідею до іншої особи.
Після передачі повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування - це переведення символів відправника в думці одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають точно таке ж значення для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формувалася його ідея. Якщо реакції на ідею не потрібно, процес обміну інформації на цьому має завершитися.
Однак по ряду причин, одержувач може додати трохи інший, ніж в голові відправника, сенс повідомленню. З точки зору керівника, обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, провівши дії, яких чекав від нього відправник.
Зворотній зв'язок і шум
інформація (у вербальному або невербальному оформленні) відсилається назад відправнику, бо свідчить про міру розуміння, довіри до повідомлення, засвоєння і згоди з повідомленням.
При наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач міняються комунікативними ролями. Початковий одержувач стає відправником і проходить через всі етапи процесу обміну інформацією для передачі свого | відгуку початковому відправнику, що тепер ж виконує функцію одержувача. Ефективний обмін інформацією повинен бути двосторонньо спрямованим: зворотний зв'язок необхідний, щоб зрозуміти, якою мірою повідомлення було сприйняте і зрозуміле.
Зворотній зв'язок може сприяти значному підвищенню ефективності обміну управлінською інформацією. Згідно з рядом досліджень двосторонній інформацією (при наявності можливостей для зворотного зв'язку) у порівнянні з однобічним (зворотний зв'язок відсутній), хоча і протікає повільніше проте ефективніше знімає напруги, більш точний і підвищує впевненість у правильності інтерпретації повідомлень.
Мовою теорії передачі інформації шумом називають те, що спотворює сенс. Джерела шуму, які можуть створювати перешкоди на шляху обміну інформацією, варіюють від мови (в вербальному або невербальному оформленні) до відмінностей у сприйнятті, через які може змінюватися зміст у процесах кодування і декодування, і до відмінностей в організаційному статусі між керівником і підлеглим , які можуть опинитися ускладнювати точну передачу інформації.
Певні шуми присутні завжди, тому на кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається певне перекручення сенсу. Зазвичай миухитряється подолати шум і передати наше повідомлення. Однак високий рівень шуму точно призведе до помітної втрати сенсу і може повністю блокувати спробу встановлення інформаційного обміну. З позицій керівника, це має обумовити зниження рівня досягнення цілей відповідно до переданої інформації. Зворотній зв'язок помітно підвищує шанси на ефективний обмін інформацією, дозволяючи обом сторонам придушувати шум.
Модель процесу комунікацій
У цій узагальненій моделі процес комунікацій представлений як система зі зворотним зв'язком і шумом.