кадровик плюс
Крок 1. Розбираємося, де прописати мета службової поїздки
Крок 2. Дізнаємося, чи можна, як раніше, виписувати посвідчення про відрядження
Керівник нашої організації не бачить альтернативи посвідченням про відрядження як документу, що підтверджує термін відрядження. Чи можемо ми продовжувати його виписувати?
Застосовувати посвідчення про відрядження, службове завдання і звіт не обов'язково, але якщо ваша організація бажає використовувати старий порядок документообігу, це потрібно закріпити в локальному акті, наприклад в Положенні про відрядження (ст. 8 ТК Україна). У будь-якому випадку майте на увазі, що посвідчення про відрядження більше не підтверджують термін службової поїздки. Тепер цю функцію виконують проїзні квитки (п. 7 Положення № 749). Їх співробітник подає працедавцю після повернення з відрядження.
Якщо співробітник їздив в поїздку на особистій машині, він вкаже термін відрядження в службовій записці (абз. 2 п. 7 Положення № 749). По датах на підтверджуючі документи, які він докладе до службової записки, ви зможете визначити маршрут співробітника. Якщо ви як і раніше оформляєте посвідчення про відрядження, то будьте готові до того, що приймаюча сторона може і має право відмовитися ставити в ньому позначки.
Крок 3. З'ясовуємо, які реквізити мають бути наказ про відрядження
Є задумка скласти власний бланк наказу про відрядження на основі форми № Т-9. Хочемо видалити ті поля і графи, які ми ніколи не заповнюємо. Які реквізити обов'язково потрібно залишити?
У наказі про відрядження повинно бути. найменування організації, найменування документа і дата його складання, П.І.Б. працівника, його посада і структурний підрозділ, місце призначення (країна, місто, організація). А також термін відрядження (кількість календарних днів), дати початку і закінчення поїздки, мета відрядження, організація, яка оплачує витрати на відрядження, підпис керівника організації і працівника.
У формі № Т-9 можна (зразок нижче):
- виключити коди по ОКУД і ОКПО;
- використовувати назву «наказ», а не «наказ (розпорядження)»;
- виключити згадку про службовому завданні в рядку «Підстава (документ, номер, дата)» або зовсім видалити цей рядок.
Крок 4. Уточнюємо, хто видає наказ про відрядження генерального директора
Генеральний директор планує відправитися зі службовими цілями в Європу. Як оформити його відрядження з урахуванням нових правил?
Щоб закріпити порядок оформлення службових поїздок та попередити можливі помилки, затвердите в організації Положення про відрядження або інший локальний акт (ст. 8 ТК Україна). Пропишіть в ньому загальні правила про відрядження, послідовність дій в ситуаціях, прямо не врегульованих законом, а також норми компенсацій витрат на проїзд, наймання житла, виплату добових
Крок 5. Заповнюємо журнал обліку відряджених працівників
Як правильно відобразити відомості про відрядженого працівника в журналі обліку? Чи припустимо вносити зміни в цю форму?
Форма журналу обліку працівників, які вибувають у відрядження, встановлена Додатком № 2. Його заповнює співробітник, відповідальний за ведення такого журналу (п. 5 Додатку № 1). У журналі відображають відомості (п. 2 Додатку № 1): П. І. Б. відрядженого працівника, дату і номер посвідчення про відрядження, найменування організації, до якої відряджається працівник, і пункт призначення.
У зв'язку зі скасуванням посвідчень про відрядження в графі «Дата і номер посвідчення про відрядження» ви можете поставити прочерк або вказати номер наказу про направлення працівника у відрядження (зразок нижче). Інший варіант - виключити вказаний реквізит з уніфікованої форми журналу та затвердити оновлений зразок наказом керівника організації або додатком до облікової політики (ч. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ).
Крок 6. Визначаємося з формою звіту співробітника про виконану роботу у відрядженні
Раніше з службового завдання і звіту було видно, для чого роботодавець направив співробітника в службову поїздку і яку роботу він там фактично виконав. В якому вигляді тепер оформляти звіт про роботу?
У будь-якому, в залежності від того, як це передбачено локальним актом. Роботодавець направляє співробітника у відрядження для виконання конкретного завдання (ч. Перша ст. 166 ТК України). При цьому організація сама визначає, як співробітник буде доводити, що їздив в поїздку не дарма.