Як правильно вести журнал реєстрації наказу про прийом на роботу
Вся діяльність організації супроводжується оформленням наказів керівника. У зв'язку з цим на будь-якому підприємстві накопичується дуже багато документів для щоденного користування. Всі вони повинні бути враховані і правильно зберігатися, щоб ними легко було скористатися. Облікові дані про документи записуються за встановленою формою в журнал (книгу, базу даних). У нього переносяться номер, дата і назва документа.
Для оформлення трудової діяльності кожного співробітника фірми будь-якого юридичного статусу потрібні накази по особовому складу.
На їх підставі працівникам нараховують зарплату. премії. бонуси, компенсації. Співробітників відпускають у відпустку. оплачують лікарняні листи, видають довідки для оформлення кредиту або інших цілей також керуючись наказами.
Наказ про прийом на роботу - це перший офіційний документ, на підставі якого на співробітника заводиться особова картка, відділ персоналу вносить запис до трудової книжки. бухгалтер відкриває рахунок і привласнює співробітнику табельний номер.
Чим більше організація і кількість працюючих в ній співробітників, тим більше буде заведено журналів, так як документи повинні групуватися в залежності від типу і термінів зберігання.
У великих компаніях накази про прийом на роботу всіх співробітників повинні бути зареєстровані і зберігатися в окремому журналі реєстрації наказів.
функції журналу
- збереження документів. У журналів є терміни зберігання, які зобов'язана дотримуватися кожне підприємство;
- систематизація. Всі накази йдуть строго по порядку, при проведенні перевірок це полегшує пошук потрібної інформації;
- контроль над виконанням;
- узаконення документів. Реєстрація документа дає йому юридичну силу.
У зв'язку з тим, що в законодавстві позначені конкретні терміни зберігання даних документів, ведення таких журналів є обов'язковим.
Зовнішній вигляд і структура
Уніфікованої форми журналу реєстрації немає. але є обов'язкові пункти, які повинні бути в нього включені. Його можна купити, а можна розробити самим.
Бланки є таблицю, в окремі графи якої вносяться відомості: порядковий номер, номер і дата наказу, його вид, ПІБ співробітника, присвоєний співробітнику індивідуальний табельний номер, підстава наказу.
В такий журнал вносяться всі накази по особовому складу, крім наказів, що стосуються директора. керівника і головного бухгалтера підприємства.
Виправлення в журналі
Якщо були помилково внесені дані, не можна їх повністю замазувати коригувальним засобом або прати гумкою так, що прочитання стане неможливим. Можна закреслити неправильний запис однієї рисою, внести вірну інформацію і зробити запис про виправлення, поставити дату і підпис. Суцільне закреслення не допускається.
Якщо вас відправили у відрядження у вихідний день, то корисні відомості з цього питання ви прочитаєте в нашій статті.
Працюючим пенсіонерам буде корисний наш детальний матеріал.
Відповідальна особа
У невеликих компаніях веденням журналу може займатися секретар.
Зберігається журнал протягом 75 років.