Як переконати генерального директора, що бухгалтерія не дарма отримує зарплату
Від чого вбереже: від виконання непотрібних, але трудомістких обов'язків.
«Чим ви сьогодні займалися весь ранок?» - запитує генеральний директор, заходячи в кабінет до головного бухгалтера. «Вивчала зміни в законодавстві», - з упевненістю в голосі говорить вона. «Зрозуміло, а корисного нічого не вийшло зробити?» - задає друге питання начальник. Головбух неодмінно мовчить, не знаючи, що відповісти, а директор, засмутившись, виходить з кабінету.
Поведінка керівника зрозуміло. Він щомісяця виплачує своїм співробітникам їх оклади і хоче бути впевнений, що робить це не дарма.
Але ж і бухгалтерія грає в компанії дуже важливу роль - ось тільки правильно показати результати своєї роботи часто не може. Тому має сенс пред'явити керівництву список продуктів, які виробляє бухгалтерія. З його допомогою директор нарешті зрозуміє, на що витрачається ваш робочий час.
Щоб скласти такий список, поговоримо про властивості, якими володіє кожен продукт, в тому числі і бухгалтерський. Це вимірність, наявність замовника і рівень якості, узгоджений з замовником.
Вам знайома ситуація: директор вважає, що бухгалтерія витратила надто багато часу на неварта справу?
Перше властивість бухгалтерського продукту - вимірність
Будь-який продукт повинен бути виміряємо, а значить, закінчений. Отже, потрібно повністю відмовитися від недосконалої форми дієслова «робити» і перейти до досконалої формі «зробити». Неправильно говорити: «Я розраховувала податки і готувала декларацію», правильно: «Я розрахувала податки і підготувала декларацію». Неправильно: «Я домовлялася з податковою інспекцією», правильно: «Я домовилася з податковою інспекцією». Згодом цей навик розмови в форматі закінчених справ повинен бути доведений до автоматизму.
Щоб зрозуміти директора, спробуємо встати на його місце. Уявіть, що ви робите у себе ремонт і кожен день оцінюєте результати роботи майстрів. В один із днів ви виявляєте, що нічого не зроблено. А робочі просять оплату, пояснюючи, що вони були на ринку і вибирали плитку на кухню, яка підходить за якістю та ціною. «Знайшли таку плитку?» - «Ні». - «Тоді за що платити? Ось коли купите і вона мені сподобається, я заплачу за цю роботу ». І будете абсолютно праві, адже ви платите не за процес, а за результат. Тому коли вони знайдуть гарну і недорогу плитку, ви, можливо, не тільки розрахуєтеся з ними за дні, витрачені на пошуки, але ще і премію дасте.
Потрібно відмовитися від недосконалої форми дієслова «робити» і перейти до досконалої «зробити». Неправильно: «я розраховувала податки», правильно: «я розрахувала податки».
У ситуації з вивченням змін законодавства начальник не побачив головного - результату. Здавалося б, що тут незрозумілого? Щоб працювати з податками, з звітністю, потрібно бути в курсі всіх нововведень. Але директор не знає, що таке «працювати з податками». Правильно розраховувати, оптимізувати - може відповісти головбух. А де ж все-таки результат? Якби керівник побачив, що, прочитавши яку-небудь статтю, бухгалтер запропонував конкретні схеми оптимізації, які дозволять скоротити податки на конкретні суми, тоді і результат зрозумілий, і оплатити час на його досягнення не шкода.
Друге властивість бухгалтерського продукту - наявність замовника
Поки керівник, тобто замовник, не зрозуміє, що отримувати документи від інших відділів вчасно дуже важливо, він буде незадоволений. Спробуйте пояснити, що через це компанія втрачає, скажімо, 270 000 руб. оборотних коштів у вигляді ПДВ, який заморожується в розрахунках з бюджетом з місяця в місяць. Якщо директор вважатиме, що втрачати таку суму шкода, то він не буде заперечувати, щоб бухгалтерія виконувала цю роботу. Але він може відреагувати і по-іншому: «Та нічого, що нам ці 270 тисяч? У нас оборот 100 мільйонів на місяць, а ви тут зі своїми копійками! »
А як ви самі поставитеся до того, що ваш підлеглий займається роботою, яку ви йому не доручали і знаходите марною? Якщо ви впевнені у важливості тієї чи іншої функції, переконайте в цьому свого начальника. А він прийме рішення, включати її до переліку продуктів бухгалтерії чи ні.
Якщо ви впевнені у важливості тієї чи іншої функції, яку виконує бухгалтерія, переконайте в цьому свого начальника.
Третя властивість бухгалтерського продукту - рівень якості
Чи можете ви, поклавши руку на серце, назвати хоча б один квартал, в якому податкова звітність вашої компанії була бездоганною? Чим більше організація, чим більше оборотів, документів, проводок, тим більше бухгалтерів беруть участь в цьому процесі, а звітність об'єктивно все далі відходить від ідеалу. Більш того, нічого ідеального не буває в принципі. Неможливо ідеально прибрати в квартирі, не можна зробити ідеально рівний стіл, навіть еталон кілограма в Паризькій палаті мір і ваг має певну похибку.
При цьому головні бухгалтери - люди не просто відповідальні, а надто відповідальні. Вони постійно намагаються зробити свою роботу краще і краще. І якби не жорсткі терміни здачі звітності, жодна декларація так і не була б здана, тому що в ній потрібно ще дещо підправити. До чого це призводить - наочно показує наступний приклад.
Один з постачальників неправильно оформив рахунок-фактуру - наприклад, поставив факсиміле замість підпису. Документ на суму 1 180 руб. в тому числі ПДВ - 180 руб. Бухгалтер з окладом 25 000 руб. починає дзвонити постачальнику і просити новий рахунок-фактуру. На «вибивання» документів йде, припустимо, години три. Знову починаємо рахувати. Мовою цифр - це 426 руб. із зарплати бухгалтера. Тобто він врятував 180 руб. а витратив 426 руб.
Генеральний директор запитує: «Чим займалася сьогодні моя бухгалтерія?» - «Ми рятували ПДВ». - «Який?» - «180 рублів». - «Чудово. Я плачу 25 тисяч рублів, а вони мені 180 рятують »При цьому ймовірність, що податкова перевірить цей період, - 50/50. А шансів на те, що цю помилку знайдуть і визнають помилкою ще менше - відсотків десять. Таким чином, загальна ймовірність, що ця помилка вийде нам боком, - всього 5 відсотків. А збиток в 426 руб. цілком реальний, 100-відсотковий.
Заохочення від генерального директора в такому випадку чекати не доводиться. Якщо бухгалтерія займається копійками, а витрачає тисячі, про яке збільшення зарплати може йти мова? Що можна тут зробити? Є чудове правило Парето, «20/80». У ньому йдеться, що 20 відсотків зусиль дають 80 відсотків результату. А щоб домогтися решти 20 відсотків, будуть потрібні решту 80 відсотків трудовитрат. Виходить, що кожен наступний відсоток поліпшення, починаючи з 81-го і закінчуючи сотим, дається нам дуже непросто і дорого. При цьому істотного підвищення якості не відчувається.
Замовнику не потрібно надмірне якість продуктів, особливо якщо воно обходиться значно дорожче. Нікому не потрібна ідеально прибрана квартира, так як на цю прибирання підуть усі вихідні. Зазвичай достатньо навести елементарний порядок. Нікому не потрібен ідеально рівний стіл, так як він буде дуже дорого коштувати. Досить, щоб ніжки не вешталися. А генеральному директору не потрібна ідеальна звітність - краще заплатити донараховані податки за знайдені помилки. При цьому 80 відсотків зекономленого часу бухгалтерів можна буде витратити на більш істотні, з його точки зору, справи.
Правило Парето для бухгалтерії (20% зусиль дають 80% результату, а що залишилися 20 вимагають 80% трудовитрат)
Перелік бухгалтерських продуктів - запорука взаєморозуміння з директором
Отже, щоб підвищити ефективність роботи бухгалтерії, потрібно перш за все скласти список продуктів, які вона виробляє. Перелік буде містити як типові продукти (на кшталт обробки первинних документів), так і дуже специфічні (типу збору грошей на подарунки співробітникам з нагоди дня народження). Головне не соромитися і записувати все, на що витрачається робочий час. Далі необхідно проаналізувати цей список і розподілити продукти на три групи. Перша група - ті продукти, які ви самі можете викинути з огляду на їх непотрібності. Друга - продукти, що вимагають узгодження з генеральним директором. І нарешті, третя - ті, що, без сумніву, є основними.
Непотрібні продукти - поїздки в банк з чековою книжкою. Скільки часу витрачається на заповнення чека, дорогу і черга в касу? Замість цього можна оформити корпоративну пластикову карту, в міру необхідності перераховувати на неї гроші з розрахункового рахунку через систему «банк-клієнт» і знімати їх в будь-якому банкоматі. Матеріали по, в якому ви можете сумніватися, - чи варто втрачати час в приймальні в очікуванні генерального директора? Краще уточнити у нього самого, адже він може і не здогадуватися, скільки хвилин або годин ви проводите в очікуванні. І нехай начальник, як замовник, прийме рішення, що робити. Цілком можливо, ви так і будете продовжувати сидіти в приймальні, але принаймні директор буде в курсі, на що витрачається ваш час.
Щоб підвищити ефективність роботи бухгалтерії, потрібно перш за все скласти список продуктів, які вона виробляє.
Коли перелік продуктів буде узгоджений, визначте рівень їх якості. Якщо говорити про контроль дебіторської заборгованості, який критерій якості у неї може бути? Звичайно ж, сума заборгованості. Чим вона нижче, тим вище якість вашої роботи і її трудомісткість.
І наостанок дуже важливий момент. Не варто чекати, поки генеральний директор запитає, чому в бухгалтерії працює так багато людей, а результатів немає. Візьміть ініціативу в свої руки, підготуйте перелік продуктів, які виробляє ваш відділ, щоб керівник розумів, на що витрачається ваш робочий час.
Спробуйте розрахувати оптимальні трудовитрати.
Зарплата бухгалтера ТОВ «Ікс» дорівнює 30 000 руб. З ТОВ «Ігрек» цей бухгалтер отримав неправильно оформлений рахунок-фактуру на суму 1180 руб. в тому числі ПДВ - 180 руб. Скільки часу має сенс витратити на те, щоб домовитися з контрагентом про новий рахунку-фактурі, за умови, що в місяці 22 робочих дні, а в робочому дні 8 годин?
Годинна ставка бухгалтера ТОВ «Ікс» - приблизно 170 руб. Тому часу на те, щоб домагатися від контрагента правильного рахунку-фактури, можна витратити не більше 1 години.
Найшкідливіше - якщо ЕіУ статтю прочитає те самий "міфічний" директор зі статті. Тоді нормальний ГБ з ним точно працювати не зможе.
Якби керівник побачив, що, прочитавши яку-небудь статтю, бухгалтер запропонував конкретні схеми оптимізації, які дозволять скоротити податки на конкретні суми, тоді і результат зрозумілий, і оплатити час на його досягнення не шкода.
Далеко не всі Новомосковскемие мною зміни законодавства при їх застосуванні приведуть з оптимізації наогообложенія або Еком. Я щоранку починаю з прочитання останніх новин законодавства. Завдяки цьому я в курсі коли змінюється форма декларацій, відсоток податку, види прийнятих до обліку витрат і т.д. це не завжди допомагає щось зекономити, але завжди допомагає все вчасно і правильно здати / порахувати. І результат моїх цих читань директор прекрасно бачить, коли задає мені питання, а я можу нанего відповісти без попередньої підготовки або як мінімум виказати свою обізнаність у питанні. Тому що якщо шейф подзвонить і запитає "А ти чула, що прийнятий закон про те-то те-то?", А я тільки буду незрозуміло мукати, то ось тоді можна запитати каке таке законодавство я з ранку вивчаю і чи не пов'язано це з сторінкою в Контатке?