Як організувати роботу з документами на комп'ютері
Організація файлів на комп'ютері - не тільки один з найпростіших, але і найбільш недооцінених аспектів організації роботи.
Якщо вам здається, що на вашому комп'ютері всі в порядку, протестуйте себе: спробуйте знайти документи, якими користуєтеся найчастіше, без допомоги Windows Search. Якщо не вийшло - ви просто зобов'язані розібратися з документами.
Як це зробити, ми розповімо в статті.
Кілька простих правил зберігання документів
Не ставте файли на робочому столі
На робочому столі повинні бути тільки робочі ярлики.
У дуже рідкісних винятки можете залишити текстовий файл, якщо користуєтеся їм регулярно.
Звикайте мислити ієрархічно
Такий тип мислення вимагає уроків майстерності. Потрібен час, щоб звикнути. Але якщо ви хочете працювати з файлами і документами ефективно, доведеться навчитися.
Є 3 основні поділу по ієрархії: вгору, вниз і в бік.
Наприклад, продукція Apple.
А якщо ми перемістимося по ієрархії в сторону, то прийдемо до Ipad. Ієрархія в сторону описує членів уже існуючого рівня ієрархії.
мінімум папок
Мінімізуйте кількість папок. Більшість файлів і документів може поміститися десь в ієрархії, якщо ви спочатку добре структурували її.
заведіть архів
Заведіть папку "Архів" та розміщуйте в неї всі документи, які вам більше не потрібні. Так буде легше знайти файли, з якими ви працюєте зараз, і витягти інформацію зі старих файлів в разі потреби.
Користуйтеся Dropbox. Це абсолютно дивовижний інструмент для резервного копіювання документів, який відмінно підходить для спільного використання.
Створіть дві папки, щоб розділити ваші особисті і ділові документи.
Особисті документи
Поділіть їх відповідно до сфер вашого особистого життя. Наприклад, фінанси, здоров'я, освіту, відпочинок і т.д.
ділові документи
Організація ділових документів багато в чому буде залежати від вашої професії, компанії і займаної посади.
Щоб організувати ділові каталоги, візьміть аркуш паперу і намітьте компанії в деталях, грунтуючись на тому, що ви робите день у день. Після цього згрупуйте супутній діяльності в логічні групи.
огляд папок
Робочий стіл
Як згадувалося раніше, це не місце для зберігання випадкових файлів, документів і всього, чого ви не можете знайти місце.
Зберігайте тут тільки ярлики програм, якими користуєтеся регулярно.
Start Menu
Якщо ви користуєтеся Mac, установлюйте програми, які використовуєте щодня, в Doc.
папка користувача
Додатки. Ця попка повинна бути порожньою, якщо у вас призначені для користувача програми.
Документи. Тут за умовчанням будуть ваші документи.
Завантаження. Сюди браузер зберігає файли. Ви можете створити невелику структуру папок, щоб диференціювати різні типи файлів, наприклад, додатки для пакетів прикладних програм, системи для зберігання драйверів Windows.
Dropbox. Якщо ви використовуєте Dropbox, організуйте його так само, як і папку документів.
Фільми. IMOVE може створити деякі файли.
Музика. Itunes і Garageband може створювати деякі файли.
Фотографії. IPHOTO буде зберігати тут фото за замовчуванням.
Загальна. Використовуйте цю папку для обміну файлами з іншими користувачами
на вашому комп'ютері.
Сподіваємося, що наші поради допоможуть вам організувати роботу з файлами більш ефективно.
Читайте також, як ефективно складати план на день і домогтися його виконання.