Як організувати архів на підприємстві - як організувати архів, організація архіву на підприємстві,
Поради Експерта - Консультанта з питань Роботи та Кар'єри
В процесі своєї виробничої діяльності будь-яке підприємство створює безліч документів, обов'язкових для зберігання протягом деякого, а іноді досить тривалого часу. Саме для цього необхідна організація архіву. Просто слідуйте цим простим покроковим радам, і Ви будете на вірному шляху у Вашій роботі і кар'єрі.
Короткий покрокове керівництво
Отже, розглянемо дії, які необхідно зробити.
Крок 1
Створіть необхідні умови для зберігання документів в архіві. Перш за все приміщення має бути захищене від прямого впливу сонячного світла, рівень вологості повітря не повинен перевищувати допустимого рівня, а також обов'язково повинен бути закритий доступ для сторонніх. Далі, переходимо до наступного кроку рекомендації.
Крок - 2
Врахуйте, що за вимогами до приміщень архіву, його розміщення не допускається в дерев'яних будівлях, старих будівлях, будівлях з сирими підставами, горищними або підвальними приміщеннями. При цьому приміщення, призначене для зберігання різних архівних документів в пристосованій будівлі повинно бути ізольоване від інших приміщень, які розташовані в цьому будинку. Також не допускається розміщення архіву в приміщеннях будівлі, які зайняті службами громадського харчування, організаціями, що зберігають хімічні або пожежонебезпечні речовини, харчовими складами. Далі, переходимо до наступного кроку рекомендації.
Крок - 3
Розмістіть архів організації в будівлі, пристосованому або спеціально побудованому для зберігання документації. Приміщення повинно бути віддалене від небезпечних об'єктів відповідно до пожежної безпеки. До таких, наприклад, можна віднести стоянки автомашин, бензоколонки, гаражі. Також поблизу приміщення архіву підприємства не повинно існувати об'єктів, що забруднюють повітря. Далі, переходимо до наступного кроку рекомендації.
Крок - 4
Врахуйте при виборі приміщення, придатного для організації архіву, що для нормальної роботи архіву необхідно кілька відокремлених приміщень: архівосховище; приміщення для прийому документів; приміщення для використання, що знаходяться на зберіганні документів; робоча кімната для співробітників архіву. Далі, переходимо до наступного кроку рекомендації.
Крок - 5
Віддаліть архівосховище від лабораторних, побутових і виробничих приміщень. При цьому, зверніть увагу, щоб воно не мало загальних вентиляційних каналів з ними і відокремлювався від сусідніх приміщень за допомогою вогнетривких стін і перекриттів з межею вогнестійкості не менше двох годин. Також, в приміщенні архіву виключена прокладка труб каналізації і водопостачання. Далі, переходимо до наступного кроку рекомендації.
Крок - 6
Складіть для організації зберігання «Положення про зберігання документів» і затвердите його у керівника. Крім цього, за наказом керівника повинна бути призначена особа, яка буде відповідально за архів. Також створюється спеціальна експертна комісія, яка буде періодично проводити експертизу документів на відповідність їх термінів зберігання.
Сподіваємося відповідь на питання - Як організувати архів на підприємстві - містив корисні для Вас відомості. Удачі Вам в Роботі і Кар'єрі! Щоб знайти відповідь на Ваше запитання скористайтеся формою - Пошук по сайту.
Інші матеріали по темі: Як організувати архів на підприємстві - як організувати архів, організація архіву на підприємстві, як створити архів