Як оформити виявлений збиток, кадрове діловодство
Розмір шкоди, заподіяної роботодавцю при втраті і псуванні майна, визначається за фактичними втратами, які обчислюються виходячи з ринкових цін, що діють в даній місцевості на день заподіяння шкоди, але не нижче вартості майна за даними бухобліку (з урахуванням ступеня зносу цього майна). Такий порядок наведено в ст. 246 ТК РФ. Але на практиці виникають проблеми з документальним підтвердженням ринкових цін, тому розмір збитку організації часто визначають за балансовою вартістю майна. При розрахунку суми збитку, звичайно, не враховуються недостачі в межах норм природних втрат.
Нерідко при нанесенні матеріальної шкоди не можна визначити точну дату цієї події. В абз. 2 п. 13 Постанови Пленуму ЗС України N 52 зазначено, що, якщо неможливо встановити день заподіяння шкоди, роботодавець має право обчислити його розмір на день виявлення.
Розмір витрат на навчання, які працівник зобов'язаний відшкодувати в разі звільнення без поважних причин до закінчення терміну, обумовленого трудовим договором або угодою про навчання за рахунок коштів роботодавця, обчислюється пропорційно практично не відпрацьованому після закінчення навчання часу, якщо інше не зазначено в договорі (ст. 249 ТК РФ).
Як оформити виявлений збиток
Щоб визначити розмір збитку і з'ясувати причини його виникнення, роботодавець до прийняття рішення про відшкодування шкоди конкретним співробітником повинен провести перевірку, для чого може створюватися відповідна комісія. Цей обов'язок роботодавця встановлена ст. 247 ТК РФ. Для з'ясування причини виникнення збитку з працівника обов'язково запитується письмове пояснення (ст. 247 ТК РФ). В який термін має бути представлено пояснення, в ТК України не сказано. Доцільніше запросити його відразу після виявлення збитку або під час перевірки. Якщо працівник таке пояснення не представив (ухилився або відмовився), доведеться скласти відповідний акт.
За результатами проведеної комісією перевірки складається документ, що фіксує:
- факт заподіяння прямої дійсної шкоди;
- причини виникнення та розмір збитку;
- суму збитку, яка буде пред'явлена до відшкодування працівникові;
- відсутність (наявність) обставин, що виключають матеріальну відповідальність;
- протиправність дії (бездіяльності) працівника;
- вину працівника в заподіянні шкоди;
- причинно-наслідковий зв'язок між діями (бездіяльністю) винної особи та шкодою.
Залежно від ситуації оформляються акт інвентаризації, дефектна відомість і ін. В свою чергу працівник має право ознайомитися з усіма матеріалами перевірки і, звичайно, оскаржити її результати (ст. 247 ТК РФ).
Думка експерта. О.Е. Черевадская, директор з аудиту ЗАТ "Фінансовий Контроль та Аудит":
"Для цілей податкового обліку сума відшкодування збитку, належна до отримання від винного працівника, повністю включається до складу позареалізаційних доходів на дату її визнання винним працівником (п. 3 ст. 250 та пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Причому дата визнання доходу залежить від розміру завданих збитків та способу його стягнення. Збиток у розмірі середньомісячного заробітку визнається на дату видання керівником наказу про стягнення з працівника шкоди. Збиток у розмірі, що перевищує середній місячний заробіток, враховується у позареалізаційні до одах:
- на дату підписання угоди про добровільне відшкодування збитків незалежно від способу погашення заборгованості (повністю або в розстрочку);
- дату вступу в силу законного рішення суду про стягнення збитків ".
Витрати у вигляді недостачі матеріальних цінностей у виробництві і на складах, на підприємствах торгівлі у разі відсутності винних осіб, а також збитки від розкрадань, винуватці яких не встановлені, є позареалізаційними витратами (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). При цьому факт відсутності винних осіб повинен бути підтверджений документально уповноваженим органом державної влади. Суми завданого працівником збитку списуються на витрати, в тому числі і в ситуації відмови суду у стягненні збитків.
Відшкодовується працівником шкоди відноситься до позареалізаційних доходів (п. 3 ст. 250 НК РФ). Виходячи з норми пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ, момент визнання даного доходу (при методі нарахування) не повинен залежати від його фактичного отримання. Отже, таким моментом може вважатися одна з наступних дат:
- дата набрання законної сили рішенням суду про стягнення збитків;
- винесення розпорядження про стягнення з працівника суми збитку;
- визнання працівником суми збитку (письмового зобов'язання або угоди про добровільне відшкодування відповідних сум).
Якщо ж організація відмовилася від стягнення шкоди з винного працівника, то прощена роботодавцем сума недостачі не враховується у витратах на підставі пп. 5 п. 2 ст. 265 Податкового кодексу, оскільки в даному випадку організація прийняла таке рішення добровільно. Як наслідок, зазначені витрати не є економічно обгрунтованими (ст. 252 НК РФ).
Думка експерта. О.Е. Черевадская, директор з аудиту ЗАТ "Фінансовий Контроль та Аудит":
"Цивільне законодавство передбачає відповідальність організації за шкоду, заподіяну її працівником. Так, згідно з п. 1 ст. Тисячі шістьдесят-вісім ГК України юридична особа зобов'язана відшкодувати шкоду, заподіяну його працівником при виконанні трудових (службових, посадових) обов'язків.
У п. 1 ст. Одна тисяча вісімдесят одна ГК України зазначено, що особа, яка відшкодувала шкоду, завдану іншою особою (працівником при виконанні ним службових, посадових чи інших трудових обов'язків, особою, яка керує транспортним засобом, та ін.), Має право зворотної вимоги (регресу) до винної особи в розмірі виплаченого відшкодування, якщо інший розмір не встановлено законом. При цьому працівник зобов'язаний відшкодувати роботодавцю заподіяну йому пряму дійсну шкоду (ст. 238 ТК РФ). Але в той же час трудовим законодавством за роботодавцем закріплено право на відмову від стягнення шкоди з працівника (ст. 240 ТК РФ).
Таким чином, при прийнятті організаціями рішення про включення витрат по відшкодуванню шкоди, заподіяної їх працівниками третім особам, до складу позареалізаційних витрат необхідно готуватися до судових розглядів ".
З огляду на противагу і неоднозначність думок з питання обґрунтованості списання витрат по оплаті третім особам сум збитку, що не стягнутого з винного працівника, платнику податків потрібно бути готовим до можливості пред'явлення претензій з боку податкових органів в подібних ситуаціях.
Примітка. Передбачувані зміни в порядку обчислення податку на додану вартість
Радою Федерації схвалений проект федерального закону про внесення змін до гл. 21 частини другої НК РФ. Пропонується розширити список господарських ситуацій, в яких раніше прийняті до відрахування суми ПДВ підлягають відновленню. Крім іншого, таке відновлення передбачається проводити при вибутті товарів (в тому числі основних засобів) внаслідок розкрадання, нестачі, виявлених в ході інвентаризації. Причому відновлені суми податку не повинні включатися до витрат, що приймаються до відрахування при обчисленні податку на прибуток організацій (податку на доходи фізичних осіб).
Податок на додану вартість
Суми збитків, що відшкодовуються працівником організації-роботодавця, в податкову базу по ПДВ не включаються як засоби, що не пов'язані з оплатою реалізованих товарів (робіт, послуг). У зв'язку з цим виникає питання про необхідність відновлення раніше прийнятих до відрахування сум ПДВ, що припадають на вартість недостач. На цей рахунок існує дві протилежні точки зору. Перша полягає в тому, що відновлювати податок не потрібно, оскільки в п. 3 ст. 170 НК Україна не передбачена така обов'язок для даної ситуації.
Проте в разі прийняття платником податків в подібних ситуаціях рішення не відновлювати ПДВ потрібно бути готовим до того, що з боку податкових органів напевно виникнуть претензії.
Думка експерта. О.Е. Черевадская, директор з аудиту ЗАТ "Фінансовий Контроль та Аудит":
Зауважу, що нормами гл. 23 НК Україна не передбачено такого виду доходів фізичних осіб, як дохід, отриманий в результаті відмови роботодавця від стягнення з працівника суми відшкодування завданих ним збитків. Тому за загальним правилом податкової бази з метою обчислення ПДФО в даному випадку не виникає. Але перед тим як прийняти рішення не обчислювати ПДФО з сум невідшкодованого збитку, організації слід проаналізувати кожен такий випадок.
Недостача майна в межах норм природних втрат відноситься на витрати виробництва або обігу, понад норми - за рахунок винних осіб. Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні з них збитків, то збитки від недостачі майна списуються на фінансові результати (пп. "Б" п. 3 ст. 12 Закону N 129-ФЗ).
При допущенні з вини працівника шлюбу він може бути притягнутий до матеріальної відповідальності в розмірі прямої дійсної шкоди як у вигляді витрат (включаючи загальновиробничі витрати) на виправлення браку, так і витрат, понесених до моменту виникнення невиправного браку за вирахуванням вартості забракованої продукції за ціною її можливого використання.
Відзначимо, що в разі відновлення сум ПДВ, що припадають на вартість саме ті цінностей, з працівника доцільно стягнути не тільки вартість втраченого майна, а й відповідну суму податку.
Крім того, організація, щоб уникнути суперечок з податковими органами вирішила відновити ПДВ з залишкової вартості даного основного засобу, сума податку склала 5760 руб. (32 000 руб. X 18%).
Дебет 94 Кредит 01
- 32 000 руб. - списана залишкова вартість ноутбука;
Дебет 94 Кредит 68
- 5760 руб. - відновлена і віднесена на втрати сума ПДВ, яка припадає на залишкову вартість ноутбука;
Дебет 73-2 Кредит 94
- 37 760 крб. (32 000 руб. + 5760 руб.) - списана недостача за рахунок винної особи;
Дебет 50 Кредит 73/2
- 37 760 крб. - працівник добровільно відшкодував суму недостачі в повному обсязі.
Податок на доходи фізичних осіб
Як уже зазначалося, термін позовної давності для стягнення шкоди з працівника становить один рік. Подача такого позову є правом роботодавця. Тому після закінчення річного строку сума збитку при відмові роботодавця від стягнення відповідних сум нічого очікувати бути доходом фізичної особи. Але якщо борг по збитку буде прощений до закінчення цього терміну (зокрема, видано наказ про прощення боргу або сума збитку списана), у співробітника виникне дохід, оподатковуваний ПДФО (ст. Ст. 210 і 211 НК РФ). Адже подібна ситуація буде фактично бути даруванням цінностей, оскільки працівник звільняється від майнової обов'язки перед організацією (п. 1 ст. 572 ЦК України). При оподаткуванні прощеної працівникові шкоди, наприклад, у вигляді викрадених цінностей або грошей слід враховувати, що на підставі п. 28 ст. 217 НК Україна вартість подарунків в межах 4000 руб. за податковий період ПДФО не обкладається.
Джерело - журнал "український податковий кур'єр"