Як оформити документи спільно з іншою організацією, питання передплатників, журнал «довідник

Попередня ◈ Наступна

Які види документів оформляються спільно декількома організаціями і як їх правильно потрібно оформляти?

Як правило, спільно готуються організаційно-розпорядчі документи, зокрема, накази, постанови, рішення, а також листи.

Оформлення спільних документів

При оформленні спільного документа більшість реквізитів оформляється звичним чином, однак є деякі особливості.

Особливості оформлення деяких реквізитів в спільних документах

Оформлення реквізиту в спільному документі

  1. Найменування організацій вказуються повністю.
  2. Скорочене найменування організації вказують у тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування організації в дужках розташовують нижче повного найменування або за ним.
  3. Найменування організацій розташовуються на одному рівні.
  4. Першою, як правило, вказується організація - ініціатор підписання документа, яка підготувала його.
  5. Якщо документ складається від імені трьох або більше організацій, найменування організацій (а в листах - і реквізити) вказуються одне під іншим, в порядку, встановленому укладачами

Датою документа є дата більш пізньої підпису (додаток № 11 до п.3.3.2 Методичних рекомендацій)

Місцем складання є населений пункт, в якому знаходяться організації, що видали його

  1. У тексті спільних листів використовують дієслова в формі першої особи множини, наприклад:

«Просимо», «вказуємо», «представляємо» і т.д.

У тексті спільних наказів (розпоряджень) розпорядчий дієслово також використовується в формі першої особи множини (п. 3.20 ГОСТу і додаток №11 до п. 3.3.2 Методичних рекомендацій), наприклад:

  1. При підписанні спільного документа підписи посадових осіб розташовуються нижче тексту на одному рівні або одна під одною в послідовності, визначеній укладачами, якщо організації знаходяться в рівному становищі по відношенню один до одного.
  2. Якщо дотримується ієрархія підпорядкованості, то першою вказується підпис керівника вищестоящої організації.
  3. У найменування посади необхідно включити найменування організації, наприклад:

Генеральний директор ТОВ «Ромашка» А.В. Ромашин

  1. Кількість оригіналів документів (без урахування візового примірника), які підписуються керівниками, повинна відповідати кількості організацій, що беруть участь у виданні документа

Варіантів візування спільних документів кілька:

Особливості видання спільних організаційно-розпорядчих документів

  1. Видаються спільно організаційно-розпорядчі документи мають однакову юридичну силу для всіх сторін, які підписали документ.
  2. Внесення змін і доповнень в спільно прийняті організаційно-розпорядчі документи здійснюється шляхом видання відповідного спільного документа (при внесенні змін до спільного наказу - спільний наказ; в спільне розпорядження - спільне розпорядження і т.д.).
  3. Спільно видані організаційно-розпорядчі документи вступають в силу з дня їх підписання та реєстрації, якщо інше не зазначено в тексті документа.

Приклад оформлення спільного наказу

Товариство з обмеженою відповідальністю Товариство з обмеженою відповідальністю

(ТОВ «Техноком») (ВАТ «Простір»)

«_____» _____________ 20____ № _____

Про проведення тестових випробувань

Генеральний директор Генеральний директор

ТОВ «Техноком» ВАТ «Простір»

________________ Е.Ф. Косів ________________ А.В. Попов

Приклад оформлення спільного листа

Товариство з обмеженою відповідальністю Товариство з обмеженою відповідальністю

(ТОВ «Техноком») (ВАТ «Простір»)

вул. Якірна, д. 20, Київ, 117123 вул. Обручева, д. 14, Київ, 117569

ОКПО 00000321 ОКПО 00456789

Свідоцтво про Державну 1234563214563 свідоцтво про Державну 7896547896547

ІПН / КПП 4567896321/789632569 ІПН / КПП 1234567891/7896327870

____________________ № ______________ Генеральному директору

На № _______________ від _____________ ТОВ «Станкомір»

Про проведення переговорів

з питань випробування обладнання

Шановний Іван Вікторович!

У зв'язку з реалізацією Програми модернізації підприємств групи Урал (далі - Програма модернізації) пропонуємо Вам провести спільні переговори з питань організації випробувань обладнання і виробити єдину позицію щодо впровадження Програми модернізації.

Просимо Вас підтвердити участь в переговорах.

Генеральний директор Генеральний директор

ТОВ «Техноком» ВАТ «Простір»

________________ Е.Ф. Косів ________________ А.В. Попов

Отже, ще раз зазначимо, що процес підготовки, оформлення, погодження та реєстрації спільних документів має свої особливості, на які потрібно звертати увагу при роботі з подібними документами. У зв'язку з цим в інструкції з діловодства організації рекомендується включити розділ, присвячений спільним документам, відбивши особливості їх складання, узгодження і підписання.

Анонси майбутніх номерів

Схожі статті

Попередня ◈ Наступна