Як насправді потрібно контролювати співробітників
Для чого необхідний контроль
Контролювати роботу співробітників необхідно для того, щоб вчасно вирішувати проблеми, що виникають в ході виконання завдань. Контролювати роботу можна по-різному, і правильно обраний вид контролю може бути нематеріальним чинником мотивації співробітників. Щоб вибрати оптимальний вид контролю, керівник повинен враховувати два параметри: специфіку завдання і специфіку особистості співробітника, якому задача буде доручена. Щоб охарактеризувати специфіку завдання, потрібно, перш за все, відповісти на питання, що більш важливо при її виконанні - процес або результат? У завданнях результату значущий кінцевий підсумок, він є, і його можна виміряти. У завданнях процесу потрібно, щоб сам процес йшов певним чином.
Командир ставить перед своїм загоном завдання: копати з ранку і до заходу з півгодинним перервою на обід і 5-хвилинним відпочинком щогодини. Якщо мета завдання - побудувати до вечора оборонне укріплення, щоб вночі стримати напад противника, - то це завдання результату. Якщо мета - подивитися, як копають, з якою швидкістю і чи відповідає якість роботи нормативам, - то це завдання процесу.
Також специфіку завдання характеризують простота, новизна, важливість, терміновість. До специфіки особистості співробітника відноситься компетентність у виконанні поставленого завдання, мотивація, відповідальність, самостійність і ініціативність, орієнтованість на процес або результат. Подивимося, як в залежності від специфіки завдання і особистості співробітника вибирати найбільш ефективний вид контролю.
Види контролю: специфіка вибору
У практиці управління використовуються п'ять видів контролю: підсумковий (Атестація як вид підсумкового контролю в даному випадку не розглядається), попередній, поетапний, періодичний, вибірковий. Вони відрізняються один від одного розстановкою так званих точок контролю. Точки контролю - це моменти часу в процесі виконання завдання, коли керівник перевіряє роботу співробітника.
Підсумковий контроль, або контроль за результатом. Цей вид контролю характеризується тим, що точка контролю одна, і вона збігається з моментом досягнення мети. Аж до терміну виконання завдання співробітник працює самостійно.
Переваги підсумкового контролю значні: максимальна економія часу керівника, стимул для розвитку самостійності співробітника, високий рівень мотивації співробітника (якщо для нього підходить цей вид контролю). Однак підсумковий контроль пов'язаний з максимальними ризиками. По-перше, при некоректній постановці завдання або неправильному розумінні завдання підлеглим необхідна робота може бути не виконана.
Керівник, ставлячи завдання підлеглому, нечітко сформулював, що ж мається на увазі отримати в результаті: «Потрібно залучити на свій бік якомога більше клієнтів компанії" О. "». В результаті може виявитися, що співробітник витратив усі сили на те, щоб залучити на свою сторону багато клієнтів, але нерентабельних, і компанія буде розраховувати на меншу прибуток, ніж могла б.
По-друге, при підсумковому контролі великий ризик, що завдання може бути не виконана в необхідному обсязі або як. Це може статися, якщо виконавець непрофесійний в даній області, або недисциплінований, або не мотивований.
Таким чином, підсумковий контроль варто використовувати при виконанні простих, короткострокових завдань (специфіка завдання пріоритетна) і вибирати в якості виконавця співробітника досвідченого, орієнтованого на результат, самостійного і ініціативного. Саме ініціативний співробітник, зіткнувшись з проблемами, прийде до керівника за додатковою інформацією. Повернемося до нашого прикладу «копати з ранку і до заходу». Припустимо, командир поставив мету, щоб до вечора оборонне укріплення було готово. Підсумковий контроль можливий лише в тому випадку, якщо всі його бійці десятки разів виконували поставлене завдання, прекрасно усвідомлюють, що від якості їх роботи залежить їхнє життя, а якщо вони закінчать раніше, то зможуть краще відпочити і підготуватися до бою. Надана бійцям самостійність буде свідчити про довіру командира і бути нематеріальною формою мотивації, згуртовувати колектив і зміцнювати моральний дух. Якщо у командира немає впевненості в тому, що бійці побудують зміцнення в термін і підготуються до бою, потрібно використовувати інші види контролю.
Зменшити ризики підсумкового контролю можна, поставивши ще одну точку контролю між постановкою цілі і її досягненням, тобто використовувати попередній контроль. Практика показує, що в такому випадку краще за все перевірити роботу співробітника, коли до терміну виконання роботи залишається 1/3 відведеного часу, і 2/3 залишити для самостійної роботи
Звичайно, не всі завдання можна контролювати таким чином. Наприклад, побудувавши будинок на 2/3, навряд чи доцільно перебудовувати його заново. Однак для більшості тактичних завдань попередній контроль є дуже вдалим. Переваги його ті ж, що і підсумкового. Залишивши 2/3 часу на самостійну роботу, можна створити атмосферу довіри і привчити співробітника до самостійності. А от мінусів менше - трохи більше часу на перевірку і ризик серйозних перенапруг в разі екстремальних помилок. Тому попередній контроль варто використовувати, якщо завдання не є абсолютно новою, коригування допустима, період виконання не надто тривалий.
У даній ситуації вибір контролю визначається не стільки завданням, скільки тим, чи є у вас відповідний виконавець. Ще раз повернемося до прикладу «копати з ранку і до заходу». Якщо бійці досвідчені і самостійні, але їх компетентність щодо спорудження укріплень все-таки варто перевірити (роблять це всього лише другий або третій раз), то, маючи в запасі ще одну точку контролю, у командира буде більше впевненості в тому, що загін встигне завершити зміцнення в термін.
Цей вид контролю придатний до завдань, які можна розділити на етапи. В кінці таких етапів і варто розставити крапки контролю
Поетапний контроль доцільно застосовувати, по-перше, якщо є досвідчений, орієнтований на результат, самостійний і ініціативний співробітник (такий, про яких ми говорили вище), але завдання тривала, складна, нова і важлива. За допомогою поетапного контролю можна мінімізувати ризик невиконання кінцевої мети. По-друге, цей контроль застосуємо при простих завданнях, але зі співробітником, професіоналізм якого або індивідуально-особистісні якості викликають сумніви. Такими якостями можуть бути, наприклад, орієнтація на процес, а не результат, неуважність, схильність до зовнішньої референції (тобто співробітник вимагає підтримки і оцінки). Використовуючи поетапний контроль, можна виявити проблемні зони в роботі співробітника і вчасно їх скорегувати.
Точки контролю в цьому випадку ставляться через певні проміжки часу, наприклад кожен день о 9.00, щоп'ятниці о 17.00, кожен останній день місяця і т. П.
Є ще випадки, в яких необхідний періодичний контроль. Це складні, нові, «одноразові», екстремальні завдання з великим числом невідомих параметрів. При таких завданнях ситуація змінюється постійно, а важливість завдань велика. Наприклад, за два тижні необхідно залучити на бік компанії ключових клієнтів компанії-конкурента, інакше частка компанії на ринку знизиться в 1,5 рази. Такі завдання доручаються кращим виконавцям, і контроль не викликає демотивації в силу складності самого завдання. Керівник і співробітник зустрічаються для обміну думками та узгодження дій.
Періодичний контроль застосуємо і в ситуаціях, коли завдання просте, звична, але співробітник з нею не справляється. За допомогою періодичного контролю можна з'ясувати, чому співробітник не справляється з роботою, прийняти рішення про навчання відсутньою навичкам, перекладі на іншу ділянку роботи або звільнення.
Цей вид контролю відрізняється від інших тим, що виконавець не знає, в який момент часу його перевірятимуть, але знає, що саме вибірковий вид контролю буде використаний (точки контролю вибираються довільно).
Вибірковий контроль зручний для керівника, так як час вибирається на його розсуд і перевіряється непідготовлений результат. Мінуси дуже серйозні, так як вибірковий контроль демотивує більшість співробітників, створює атмосферу недовіри, викликає стрес. Тут велика ймовірність необ'єктивності. Однак існують ситуації, в яких застосування вибіркового контролю обгрунтовано.
По-перше, це завдання процесу, пов'язані з дотриманням стандартів і технологій. Несподіванка контролю тут багато важить. Наприклад, в мерчендайзинге таким чином добре перевіряти правильність викладення товару. У виробництві лікарських препаратів - якість продукції, що випускається. Щоб знизити демотивацію, вибірковий контроль необхідно застосовувати до всіх співробітників, зайнятих у процесі, перетворити його в загальну процедуру.
По-друге, вибірковий контроль застосуємо, якщо співробітник недисциплінований, його відповідальність залишає бажати кращого або потрібно постійно тримати його в тонусі. Згадаймо наш приклад з копати загоном бійців. Якщо припустити, що противник умовний і мова йде про навчання, бійці можуть розслабитися і копати нема з повною віддачею. Командиру варто періодично заглядати на позицію і переконуватися в тому, що справи йдуть як треба.
По-третє, вибірковий контроль може стати в нагоді при коучингу. Наприклад, керівник, особисто проводячи коучинг співробітника, може домовитися з ним таким чином: «Як тільки у мене з'явиться вільна хвилина, я приходжу, і ми продовжуємо спільну роботу».
Прості правила мотивуючої критики
На закінчення зупинимося на ще одному важливому моменті. Вибираючи вид контролю, пам'ятайте, що принципове значення для мотивації співробітника має те, як при контролі здійснюється зворотний зв'язок. Особливо якщо керівнику потрібно вказати на недоліки в роботі. Ось кілька простих правил, які допоможуть зробити зворотний зв'язок мотивуючої:
- людина краще сприймає спілкування, розпочате з позитиву. Перш ніж критикувати, скажіть людині що-небудь хороше, визнайте його результати, тільки конкретно і щиро;
- якщо виникають проблеми, пам'ятайте, що головне питання - «що робити, щоб виправити ситуацію або запобігти її повторенню в майбутньому?», питання «хто винен?» - вторинний;
- критиці піддавайте тільки дії співробітника, оціночні судження про особу неприйнятні;
- говорите тільки про конкретну ситуацію, узагальнення типу «завжди» і «ніколи» зазвичай не сприймаються всерйоз і викликають почуття протесту;
- дайте співрозмовнику можливість висловитися, винести свої пропозиції, тому що це сприяє прояву відповідальності та ініціативи.