Інвентаризаційна комісія види і завдання
Інвентаризація є одним із способів фактичного контролю за збереженням цінностей і коштів організації. І здійснюється цей контроль за допомогою спеціально створюваної комісії.
Основним завданням інвентаризаційної комісії є безпосереднє проведення інвентаризації майна фірми, участь у визначенні результатів перевірки і оформлення відповідних документів.
Основні види створюваних комісій:
- Постійно діюча комісія виконує організаційно-контрольні функції (проводить планові та вибіркові інвентаризації, контрольні перевірки в міжінвентаризаційний період). Вибіркові інвентаризації зазвичай проводяться в організаціях, що мають велику номенклатуру цінностей.
- Робочі комісії здійснюють планові перевірки ТМЦ і грошових коштів фірми, беруть участь у визначенні результатів перевірки. Такі комісії створюються зазвичай при великих обсягах робіт або при територіальної роз'єднаності майна з метою одночасного проведення перевірки майна і фінансових зобов'язань. Робочі комісії затверджуються на весь звітний рік і проводять разові інвентаризації.
- Разові комісії - підлягають затвердженню керівником фірми і створюються при вибіркових перевірках.
Склад робочих і постійно діючих комісій затверджує керівник організації і фіксує це в наказі про інвентаризацію. У документі також конкретно вказується склад майна, що підлягає перевірці, терміни і порядок її проведення, причини. Причинами інвентаризації можуть бути переоцінка цінностей, зміна матеріально-відповідальних осіб і т.д. Або це може бути контрольна інвентаризація.
Наказ підписується керівником і вручається голові комісії. Потім документ реєструється в Журналі обліку та контролю за виконанням наказів про проведення інвентаризації (форма № інв-23). Наказ повинен бути готовий не пізніше, ніж за 10 днів до початку інвентаризації. Цей період дається комісії для здійснення підготовчих робіт.
До початку перевірочних заходів комісія повинна:
- З'ясувати, чи охороняється територія фірми, чи присутній пожежно-охоронна сигналізація в приміщеннях.
- Перевірити наявність і правильність оформлення договорів про матеріальну відповідальність (індивідуальної, бригадної) з відповідними особами.
- Уточнити відповідність посад матеріально відповідальних осіб офіційно затвердженим переліком посад, з якими організація може укладати договори про повну матеріальну відповідальність.
- Перевірити наявність умов для збереження МЦ (сейфів, шаф, що закриваються складських приміщень).
- Перевірити оснащеність місць зберігання МЦ відповідними вимірювальними приладами.
- Уточнити існування контролю над вивезенням цінностей з фірми і порядком видачі довіреностей на їх отримання.
- Встановити, дотримання правил зберігання ТМЦ, що належить третім особам (вони повинні зберігатися окремо).
- Наявність наказу керівника про призначення постійної комісії, яка перевіряє збереження ТМЦ.
Обов'язок керівника - забезпечення необхідних умов для повноцінної перевірки майна в зазначені терміни; надання інвентарю і мірної тари для зважування та переміщення вантажів, необхідних вимірювальних і контрольних приладів. У бухгалтерії проводиться роздруківка інвентаризаційних описів, без заповнення графи «За даними бухгалтерського обліку». Описи роздруковуються в кількості не менше 2-х примірників. Потім вони лунають всіма матеріально відповідальними особами, які заповнюють графу «Фактична наявність» і вказують терміни заполненія.На матеріально відповідальних осіб покладається завдання щодо розсортуванні всіх МЦ і оформлення всіх прибуткових і видаткових документів, що повинно передувати початку інвентаризації.
Комісія ж повинна провести підготовчу роботу до початку підрахунку залишків матеріальних цінностей, яка включає:
- Опломбування приміщень з наявністю матеріальних цінностей.
- Перевірку ваг і мірної тари.
- Отримання від матеріально відповідальних осіб звіту з наданням документів, що підтверджують рух ТМЦ, а також розписки про передачу в бухгалтерію всіх видаткових та прибуткових документів на ТМЦ, про оприбуткування всіх ТМЦ, що надійшли в відповідальність осіб, а також про списання вибулих цінностей за видатками.
По закінченню підготовчих заходів проводиться опис майна фірми і її зобов'язань (документальна і речова перевірки) .Після перевірки фактичної наявності МЦ складаються інвентаризаційні описи і акти інвентаризації. Результати речової інвентаризації відображаються в інвентаризаційного опису, а результати документальної інвентаризації - в акті інвентаризації.