Інвентаризація - це уточнення фактичної наявності майна і фінансових зобов'язань шляхом
Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності організація проводить інвентаризацію майна і фінансових зобов'язань, в ході якої перевіряється і документально підтверджується їх наявність, стан і оцінка.
Інвентаризація - це уточнення фактичної наявності майна і фінансових зобов'язань шляхом зіставлення їх з даними бухгалтерського обліку на певну дату.
У практиці розрізняють кілька видів інвентаризації.
Часткова інвентаризація проводиться один раз на рік для кожного об'єкта. Це надійний спосіб перевірки, який не потребує високого рівня внутрішньої організації і, як правило, не заважає процесу виробництва.
Періодична інвентаризація здійснюється в конкретні терміни в залежності від виду і характеру майна.
Повна інвентаризація - це перевірка всіх видів майна організації. Вона проводиться в кінці року перед складанням річного звіту, а також при повній документальної ревізії, на вимогу фінансових і слідчих органів.
Вибіркова інвентаризація має місце на окремих ділянках виробництва або при перевірці роботи матеріально відповідальних осіб, наприклад, перевірка готівкових коштів в касі, зняття залишків різних видів матеріалів і т.д.
Кількість інвентаризацій у звітному році, дати їх проведення, перелік майна і зобов'язань, що перевіряються при кожній з них, встановлюється організацією, крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим.
Проведення інвентаризації є обов'язковим:
· При передачі майна в оренду, викуп, продажу, приватизації, а також перетворення державної або муніципальної унітарної організації;
· При зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);
· При встановленні фактів розкрадань або зловживань, а також псування цінностей;
· В разі пожежі, стихійного лиха або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
· При реорганізації, ліквідації організації та в інших випадках, передбачених законодавством Укаїни.
Інвентаризації підлягає все майно і види фінансових зобов'язань. Інвентаризація проводиться поетапно і в такі строки:
· По основних засобів - один раз в три роки, а по бібліотечним фондам - один раз в п'ять років;
· По товарах, сировини і матеріалів в районах, розташованих
на Крайній Півночі і прирівняних місцевостях, - в період найменших їх залишків.
Інвентаризація грошових коштів в касі, на розрахункових і валютних рахунках, кредитів, позик і т.д. проводиться один раз на місяць (як правило, на 1 число кожного місяця). При підрахунку фактичного наявності грошових знаків та інших цінностей в касі приймаються до врахування готівка, цінні папери та грошові документи.
Інвентаризація грошових коштів, що знаходяться в банках на розрахунковому (поточному), валютному і спеціальних рахунках, проводиться шляхом звірки залишків сум, що значаться на відповідних рахунках, за даними бухгалтерії організації з даними виписок банку.
Інвентаризація розрахунків з банками та іншими кредитними установами по позиках, з бюджетом, з покупцями, постачальниками, підзвітними особами, працівниками, депонентами, іншими дебеторами і кредиторами, сум заборгованостей щодо недостач і розкраданням полягає в перевірці обґрунтованості сум, що значаться на бухгалтерських рахунках.
Відповідно до чинних нормативних документів наказом керівника організації для проведення інвентаризації призначається інвентаризаційна комісія (включаючи головного бухгалтера). Проведенню інвентаризації передує певна підготовча робота; матеріально відповідальні особи упорядковують наявні цінності, здають в бухгалтерію всі документи про надходження або видачі цінностей; працівники обліку закінчують обробку документів по руху майна і фінансових зобов'язань, роблять записи в облікових регістрах, визначають залишки цінностей за рахунками матеріально відповідальних осіб.
Бухгалтерія посилає дебіторам виписки з їх особових рахунків з вимогою погашення заборгованості або письмового підтвердження суми боргу. Від кредиторів повинна бути затребувана виписка про залишки заборгованості з тим, щоб перевірити правильність взаємних розрахунків.
Роботу з проведення інвентаризації доцільно розділити на три етапи.
Перший - попередня робота голови інвентаризаційної комісії: вивчаються об'єкти, що підлягають інвентаризації; організовується пломбування місць зберігання матеріальних цінностей; перевіряється правильність ваговимірювальних приладів.
Другий - члени інвентаризаційної комісії розбиваються на групи і закріплюються за об'єктами, що підлягають інвентаризації. Вони повинні бути ознайомлені з інструкцією «Про порядок проведення інвентаризації», а також отримати необхідні бланки для проведення інвентаризації.
Матеріально відповідальні особи здають в бухгалтерію до початку інвентаризації останній звіт про рух матеріальних цінностей з додатком всіх документів, дають підписку про те, що всі документи на що надійшли і вибули матеріальні цінності здані в бухгалтерію і що не задіяних або списаних у витрату цінностей немає. Як правило, інвентаризацію проводять у присутності матеріально відповідальної особи (без нього - в разі смерті, хвороби і т.д.).
Інвентаризацію проводять в порядку розташування матеріальних цінностей за місцями зберігання і за кожною матеріально відповідальною особою окремо.
Результати перевірки матеріальних цінностей записують до інвентаризаційних описів, де докладно вказують повне найменування цінностей, порядкові номери за прейскурантом, сорт, кількість, ціну і загальну суму. Інвентаризаційні описи заповнюються чорнилом або хімічним олівцем чітко і ясно, не допускаються незаповнені рядки (в кінці опису їх прокреслюють), а також підчищення. Виправлення можна вносити тільки коректурним способом. Інвентаризаційні описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії, а також матеріально відповідальною особою. Перед підписом матеріально відповідальна особа повинна дати письмову довідку такого змісту: «Усі цінності, пойменовані в цьому інвентаризаційному описі, комісією перевірені в натурі в моїй присутності і внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, перелічені в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні ».
Матеріально відповідальна особа має право при необхідності оскаржувати результати інвентаризації. З цією метою пишеться заява з доданням відповідних документів на ім'я голови інвентаризаційної комісії не пізніше наступного дня після завершення інвентаризації.
Після закінчення інвентаризації можуть проводитися контрольні перевірки правильності її проведення. Результати цих перевірок оформляються актом і реєструються в книзі контрольних перевірок правильності проведення інвентаризації.
Третій - виявлення результатів інвентаризації і відображення їх в обліку. У бухгалтерії дані інвентаризаційних описів звіряють із залишками, показаними в обліку, і складають відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією. Вона підписується керівником організації, головним бухгалтером та головою інвентаризаційної комісії. Форма цієї відомості наведена в таблиці 16.1.
Після закінчення інвентаризації комісія складає протокол, зазначаючи в ньому свої рішення і пропозиції, який затверджується керівником організації. Потім визначають порядок регулювання виявлених різниць між даними інвентаризації та обліку.
Основні засоби, матеріальні цінності, грошові кошти та інше майно, що опинилися у надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню на фінансові результати організації з наступним встановленням причин виникнення надлишку і винних осіб. При цьому робляться проводки:
Керівник ________ _______ _______________
посада підпис розшифровка підпису
Головний бухгалтер ________ _______________
підпис расшіфовка підпису
Голова інвентаризаційної комісії ______ _____ ____________
посада підпис розшифровка підпису
Д-т 01 «Основні засоби», 10 «Матеріали», 43 «Готова продукція», 50 «Каса» і ін.
К-т 91 «Інші доходи і витрати».
Недостачу майна і його псування в межах норм природних втрат відносять на витрати виробництва або витрати на продаж. Такий порядок застосовується тільки при виявленні фактичних нестач. В цьому випадку робляться записи:
1) Д-т 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей»
К-т 10 «Матеріали», 43 «Готова продукція», 41 «Товари» та ін.
2) Д-т 20 «Основне виробництво», 26 «Загальногосподарські витрати», 44 «Витрати на продаж»
К-т 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».
Недостача матеріальних цінностей, грошових коштів та іншого майна, а також їх псування понад природного убутку відносяться на винних осіб. При цьому робляться проводки:
1) Д-т 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей»
К-т 10 «Матеріали», 43 «Готова продукція», 41 «Товари» та ін.
2) Д-т 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями»
К-т 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».
При недостачі і псування об'єктів основних засобів робиться запис:
Д-т 02 «Амортизація основних засобів»
К-т 01 «Основні засоби» - на суму накопиченої амортизації;
Д-т 91-3 «Вибуття основних засобів»
К-т 01 «Основні засоби» - на залишкову вартість основних засобів.
При виявленні винних осіб відсутні або зіпсовані об'єкти основних засобів оцінюються за ринковими цінами і оформляються проводкою:
Д-т 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями», субрахунок «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку»
К-т 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».
У тих випадках, коли винні особи не встановлені або у стягненні збитків з винних осіб відмовлено судом, збитки від недостачі майна і його псування списуються на фінансові результати організації. При цьому робиться проводка:
Д-т 91 «Інші доходи і витрати»
К-т 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей».
Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку протягом 10 днів після її проведення.
Таким чином, інвентаризація виступає найважливішим інструментом визначення відповідності фактичної наявності майна і зобов'язань даними бухгалтерського обліку; вона виконує функцію контролю за збереженням основних засобів, товарно-матеріальних і грошових коштів, виявляє внутрішньогосподарські резерви з метою подальшого їх використання і дає інформаційний матеріал, необхідний для прийняття продуманих управлінських рішень.
БУХГАЛТЕРІЯ. Бухгалтерський облік. його об'єкти та основні завдання