Відомості про фактичну наявність майна і реальності облікових фінансових зобов'язань записуються
Відомості про фактичну наявність майна і реальності облікових фінансових зобов'язань записуються до інвентаризаційних описів (або акти інвентаризації) не менше, в двох примірниках т більше.
Інвентаризаційна комісія забезпечує повноту і точність внесення змін до опису даних про фактичних залишках основних засобів, запасів, товарів, грошових коштів, іншого майна та фінансових зобов'язань, правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації.
Фактична наявність майна при інвентаризації визначають шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру.
Керівник організації повинен створити умови, що забезпечує повноту і точну перевірку фактичної наявності майна у встановлені терміни, це означає - забезпечити робочою силою для переважування і переміщення вантажів, технічно справним ваговим господарством, вимірювальними і контрольними приладами, мірною тарою.
За матеріалами і товари, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, кількість цих цінностей може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі (на вибірку) частини цих цінностей. Визначення ваги (або об'єму) наволочних матеріалів допускається проводити на підставі обмірів і технічних розрахунків.
При інвентаризації великої кількості вагових товарів відомості схилів ведуть окремо один з членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальна особа. В кінці робочого дня (або після закінчення перевірки) дані цих відомостей звіряють, і вивірений підсумок вносять в опис. Акти обмірів, технічні розрахунки і відомості схил додаються до опису.
Перевірка фактичної наявності майна проводиться за обов'язкової участі матеріально відповідальних осіб.
Інвентаризаційні описи можуть бути заповнені як з використанням засобів обчислювальної та іншої організаційної техніки, так і ручним способом. Описи заповнюються чорнилом або кульковою ручкою чітко і ясно, без помарок і підчисток.
Найменування інвентарізуемое цінностей і об'єктів, їх кількість вказують в описах за номенклатурою і в одиницях виміру, прийнятих в обліку. На кожній сторінці опису вказують прописом число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості в натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і так далі) ці цінності показані.
Виправлення помилок здійснюється у всіх примірниках описів шляхом закреслення неправильних записів і проставлення над закресленими правильних записів. Виправлення повинні бути обумовлені та підписані всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальними особами. В описах не допускається залишати незаповнені рядки, на останніх сторінках незаповнені рядки прокреслюються. На останній сторінці опису повинна бути зроблена відмітка про перевірку цін, таксування і підрахунку підсумків за підписами осіб, які проводили цю перевірку.
Описи підписують усі члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальні особи. В кінці опису матеріально відповідальні особи дають розписку, підтверджує перевірку комісією майна в їх присутності, про відсутність до членів комісії будь-яких претензій і прийняття перерахованого до опису майна на відповідальне зберігання. При перевірці фактичної наявності майна у разі зміни матеріально відповідальних осіб прийняв майно розписується в опису отриманні, а здав - у здачі цього майна.
На майно, що перебуває на відповідальному зберіганні, орендоване чи отримане на переробку, складаються окремі описи.
Якщо інвентаризація майна проводиться протягом декількох днів, то приміщення, де зберігаються матеріальні цінності, при догляді інвентаризаційної комісії повинні бути опечатані. Під час перерв у роботі інвентаризаційної комісії (в обідню перерву, в нічний час, з інших причин) описи повинні зберігатися в ящику (шафі, сейфі) в закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.
У тих випадках, коли матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції і т.д.) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія здійснює перевірку зазначених фактів і в разі їх підтвердження проводить виправлення виявлених помилок у встановленому порядку.
Після закінчення інвентаризації можуть проводитися контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації. Їх слід проводити за участю членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальних осіб обов'язково до відкриття складу, комори, секції тощо де проводиться інвентаризація. Результати контрольних перевірок правильності проведення інвентаризації оформляється актом і реєструються в книзі обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризації.
У міжінвентаризаційний період в організаціях з великою номенклатурою цінностей можуть проводитися вибіркові перевірки. Контрольні перевірки правильності інвентаризації, що проводиться в міжінвентаризаційний період, здійснюється інвентаризаційних комісіями по розпорядження керівника організації.
Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактами наявністю майна, і даними бухгалтерського обліку відображаються на рахунках бухгалтерського обліку в наступному порядку:
а) надлишок майна оприбутковується, і відповідна сума зараховується на фінансові результати підприємства, а у бюджетній організації - на збільшення фінансування (фондів)
б) недостача майна і його псування в межах норм природного зменшення населення ставляться на витрати виробництва або обігу, понад норми - на парах винних осіб. Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив від стягнення збитків з них, то збитки від недостачі майна і його псування списуються на фінансові результати організації, а у бюджетній організації - на зменшення фінансування (фондів).
Оцінка майна та зобов'язань проводиться організацією для їх відображення в бухгалтерському обліку і бухгалтерської звітності в грошовому вираженні.
Оцінка майна, придбаного за плату, здійснюється шляхом підсумовування фактично вироблених витрат на його покупку; майна, отриманого безоплатно, - за ринковою вартістю на дату оприбуткування; майна, виробленого в самій організації, - за вартістю виготовлення.
Наявність амортизації основних засобів і нематеріальних активів проводиться незалежно від результатів господарської діяльності організації в обліковому періоді.
Застосування інших методів оцінки, в тому числі шляхом резервована, допускається у випадках, передбачених законодавством Укаїни та іншими нормативними актами органів, що здійснюють регулювання бухгалтерського обліку.