Інструкція з діловодства
2.1. Наказ, розпорядження
У медичних організаціях і органах управління охороною здоров'я найпоширенішими документами є накази і розпорядження. Їх часто вважають синонімами, хоча між ними існують певні відмінності.
Наказ - це правовий акт, що видається керівником організації (органом управління), що діє на основі єдиноначальності з метою вирішення основних і оперативних завдань, що стоять перед цією організацією (органом управління). Розпорядження ж видається з метою вирішення оперативних питань і, як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола посадових осіб, працівників і громадян. Накази підписують тільки керівники організацій або виконують їх обов'язки, а розпорядження можуть підписувати їх заступники в межах своєї компетенції.
Розпорядження, як і накази, обов'язкові для виконання.
Порядок підготовки, узгодження і підписання наказів і розпоряджень практично ідентичний. Їх проекти готують і вносять структурні підрозділи організації на підставі доручень керівника організації, його заступників або в ініціативному порядку. Проекти наказів з кадрових питань готує кадрова служба на підставі відповідних подань.
Забезпечення якісної підготовки проектів наказів (розпоряджень) і їх узгодження з зацікавленими сторонами покладається на керівників структурних підрозділів, які готують і вносять проект.
Проекти наказів (розпоряджень) і додатків до них візуються виконавцем і керівником підрозділу, який вніс проект, керівниками підрозділів, яким в проекті передбачаються завдання і доручення, а також керівником служби ДОУ і юридичної служби. Заперечення за проектом наказу (розпорядження), що виникають при погодженні, викладаються в довідці, що додається до проекту.
Якщо в процесі узгодження в проект наказу вносяться зміни принципового характеру, то він підлягає передруці і повторному погодженню.
Проекти наказів (розпоряджень), що подаються керівнику на підпис, візуються заступниками керівника відповідно до розподілу обов'язків.
Проекти наказів (розпоряджень) друкуються на стандартних бланках встановленої форми і доповідаються для підпису при необхідності з довідкою, яка повинна містити короткий виклад суті наказу, обгрунтування його необхідності, а також відомості про те, на підставі чого підготовлений проект і з ким погоджено. Датою наказу (розпорядження) є дата його підписання.
Проекти наказів (розпоряджень), підготовлені спільно з іншими організаціями, друкуються на стандартних аркушах паперу без бланка, із зазначенням їх назв.
Накази нумеруються порядковою нумерацією в межах календарного року; накази по основній діяльності, по особовому складу та розпорядження нумеруються окремо.
Наказ (розпорядження) друкується на бланку встановленої форми і має такі реквізити:
Найменування виду документа - наказ (розпорядження).
Дата і номер - зазначені реквізити друкуються сцентрованим способом.
Про відрядження працівників Департаменту охорони здоров'я в.
Тема до документів, оформленим на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів, вирівнюється по центру.
Розпорядження, як правило, заголовка не мають.
Текст відділяється від заголовка 2-3 міжстроковими інтервалами і друкується шрифтом розміром N 13 через 1,5 інтервалу від лівої межі текстового поля і вирівнюється по лівій і правій кордонів текстового поля. Перший рядок абзацу починається на відстані 1,25 см від лівої межі текстового поля.
Текст наказу складається з 2 частин: констатуючій (преамбули) та розпорядчої.
У констатуючій частині стисло викладаються цілі та завдання, факти і події, що послужили підставою для видання наказу. Вона може починатися словами "з метою", "відповідно", "на виконання" і т.д. Якщо наказ видається на підставі іншого документа, то в констатуючій частині вказується найменування цього документа, його дата, номер і заголовок.
Преамбула в проектах наказів завершується словом «наказую».
Розпорядча частина повинна містити перерахування запропонованих дій із зазначенням виконавця кожної дії і термінів виконання. Розпорядча частина може ділитися на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Дії однорідного характеру можуть бути перераховані в одному пункті. Як виконавці вказуються структурні підрозділи або конкретні посадові особи. Останній пункт розпорядчої частини може містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.
Якщо наказ змінює, скасовує або доповнює раніше виданий документ або якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на скасовується документ (пункт документа) із зазначенням його дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами "Визнати таким, що втратив силу.".
В наказ не слід включати пункт "Наказ довести до відома.". Підрозділи (посадові особи), до відома яких доводиться наказ, зазначаються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу.
Візи включають посади візують, особисті підписи, розшифровку підписів і дату.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписала документ, особистого підпису і розшифрування підпису (ініціали, прізвище).
Накази (розпорядження) підписує керівник організації, а в його відсутність - особа, яка його заміщає.
Додатки до наказу підписуються керівником структурного підрозділу, який підготував проект. Підпис ставиться на зворотному боці останнього аркуша додатка.
Спільні накази двох і більше організацій друкуються на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 × 297 мм) без бланка.
При оформленні спільного наказу:
найменування організацій розташовуються на одному рівні;
назва структурного підрозділу - наказ - розташовується Центрованим;
дата спільного наказу - єдина, відповідає даті більш пізньої підпису; розташовується Центрованим;
підписи керівників організацій розташовуються нижче тексту на одному рівні.