Вимоги до тексту наказів - загальне діловодство
Вимоги до тексту наказів
Викладання тексту наказу установ (організацій), що діють на принципах єдиноначальності, має йти від першої особи в формі однини.
Оформляють накази на загальних бланках або на спеціально розробленому в організації бланку наказу як з кутовим, так і з поздовжнім (центрована) розташуванням постійних реквізитів.
Текст наказу (розпорядження) з питань основної діяльності установи та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої (революційної) частин.
Констатуюча частина тексту наказу містить наступні елементи:
вступ (зазначається причина видання наказу);
- доведення (перераховуються головні факти);
висновок (викладається мета видання наказу).
Реєстрація розірвання наказу викладається по можливості коротко і охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватися однією-двома фразами. Реєстрація розірвання починається словосполученнями: У зв'язку. На виконання. Згідно. Для виконання З метою.
З метою реалізації Постанови Верховної Ради України від.
Точка в кінці констатуючій частині не відноситься.
Розпорядча частина наказу починається зі слова "НАКАЗУЮ", розпорядження може починатися зі слова "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо.
Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт починають із зазначенням посади та прізвища виконавця в давальному відмінку. Ініціал (и) в тексті наказу ставлять після прізвища, наприклад:
1. Затвердити зведену номенклатуру справ установи.
2. Завідуючій канцелярією Феденко Т. М. організувати заняття з керівниками структурних підрозділів.
Якщо наказом (розпорядженням) відміняється попередній розпорядчий документ, в розпорядчій частині вказується пункт, який повинен починатися зі слів:
"Визнати таким, що втратив чинність.".
Зміни, що вносяться до наказу (розпорядження) оформляються окремим наказом (розпорядженням), який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу (розпорядження)." Із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни.
Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається з такого пункту:
1. Внести зміни до наказу (розпорядження) ".
Далі окремими підпунктами формулюються зміни в розпорядчого документа, наприклад:
2) пункт 3 виключити ";
3) абзац другий пункту 4 доповнити словами. ".
Якщо зміни в розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) вказується:
1) Внести зміни в. (Додаються) ".
До наказів (розпоряджень) не може включатися пункт "Наказ (розпорядження) довести до відома.". Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ (розпорядження), зазначаються в покажчику (списку) розсіпкі, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.
Останній пункт розпорядчої частини наказу в разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу (розпорядження). При цьому, термін виконання наказу повинен бути реальним. Необхідно також враховувати час на доведення міститься інформації до конкретних виконавців.
Нумеруються накази (розпорядження) в порядку їх видання в межах календарного року; накази (розпорядження) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.
Копії наказів (розпоряджень) засвідчуються службою діловодства або кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсіпкі складається і підписується працівником, який його склав.
Зразок наказу із загальних питань наведено в додатку 4.7.