Інструкція щодо заповнення трудових книжок
1. Загальні положення
Записи виробляються акуратно, пір'яний або гелевою ручкою, ручкою-роллером (в тому числі кульковою), световодостойкімі чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору і без будь-яких скорочень. Наприклад, не допускається писати "пр." замість "наказ", "роз." замість "розпорядження", "пров." замість "переведений" і т.п.
1.2. У розділах "Відомості про роботу" і "Відомості про нагородження" трудової книжки закреслення раніше внесених неточних, неправильних або інших визнаних недійсними записів не допускається.
Наприклад, при необхідності зміни конкретної записи про прийом на роботу в розділі "Відомості про роботу" після відповідної останньої в даному розділі запису вказується наступний порядковий номер, дата внесення запису, в графі 3 робиться запис: "Запис за номером таким-то є недійсним". Після цього проводиться правильний запис: "Прийнято за такою-то професією (посадою)" і в графі 4 повторюється дата і номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки, або вказується дата і номер наказу ( розпорядження) або іншого рішення роботодавця, на підставі якого вноситься правильний запис.
При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу постійну роботу, згодом визнаної недійсною, за письмовою заявою працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до нього запису, який визнано недійсним. При цьому в правому верхньому куті першої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис: "Дублікат". На першій сторінці (титульному аркуші) колишньої трудової книжки пишеться: "Замість видано дублікат" із зазначенням його серії та номера.
2. Заповнення відомостей про працівника
2.1. Передбачені Правилами ведення трудових книжок відомості про працівника, які вказуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудових книжок, заповнюються таким чином:
прізвище, ім'я та по батькові вказуються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами, дата народження записується повністю (число, місяць, рік) на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, водійських прав та ін .);
запис про освіту (основну загальну, середню загальну, початкову професійну, середню професійну, вищу професійну і післявузівську професійну) здійснюється тільки на підставі належним чином завірених документів (атестата, посвідчення, диплома і т.п.);
запис про незакінчену освіту відповідного рівня може бути проведена на підставі поданих належним чином завірених документів (студентського квитка, залікової книжки, довідки навчального закладу і т.п.);
професія і / або спеціальність вказуються на підставі документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (під час вступу на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки) або інших належно оформлених документів.
2.2. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки запевняє правильність внесених відомостей.
Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує також особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби), в якій вперше заповнювалася трудова книжка.
2.3. Зміни записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виробляються на підставі паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові та інших документів і з посиланням на їх номер і дату.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки і завіряються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації (або печаткою кадрової служби).
2.4. Зміна (доповнення) на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки записів про отримані нових освіті, професії, спеціальності здійснюються шляхом доповнення наявних записів (якщо вони вже є) або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів.
3. Заповнення відомостей про роботу
3.1. У графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки у вигляді заголовка вказується повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (при його наявності).
Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.
У графі 3 робиться запис про прийняття або призначення до структурного підрозділу організації із зазначенням його конкретного найменування (якщо умова про роботу в конкретному структурному підрозділі включено в трудовий договір як істотного), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, а в графу 4 заносяться дата і номер наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця, згідно з яким працівник прийнятий на роботу. Записи про найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації виробляються, як правило, відповідно до штатного розкладу організації. У разі якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт по певним посадам, спеціальностями або професіями пов'язане надання пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей або професій і кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням і вимогам, передбаченим відповідними кваліфікаційними довідниками.
За бажанням працівника запис в трудову книжку відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом. У графі 1 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу в якості сумісника, в графі 3 робиться запис про прийняття або призначення в якості сумісника в структурний підрозділ організації із зазначенням його конкретного найменування ( якщо умова про роботу в конкретному структурному підрозділі включено в трудовий договір як істотного), найменування посади, спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації, в графі 4 вказується найменування до кумента, на підставі якого внесено запис з посиланням на його дату і номер. У такому ж порядку проводиться запис про звільнення з цієї роботи.
3.2. Якщо за час роботи працівника найменування організації змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис: "Організація така-то з такого-то числа перейменована в таку-то", а в графі 4 проставляється підстава перейменування - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця, його дата і номер.
3.3. У трудові книжки осіб, які відбули покарання у вигляді виправних робіт, запис про невключення часу роботи в період відбування покарання в безперервний трудовий стаж вноситься в такий спосіб. У розділі "Відомості про роботу" трудової книжки в графі 1 ставиться порядковий номер запису, у графі 2 - дата внесення запису; в графі 3 робиться запис: "Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховується в безперервний трудовий стаж". У графі 4 зазначається підстава для внесення запису до трудової книжки - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця (виданий згідно з вироком (ухвалою) суду), його дата і номер.
4. Заповнення відомостей про нагородження
Порядок внесення відомостей про нагородження наступний: в графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка вказується повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (при його наявності); нижче в графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); в графі 2 указується дата нагородження; в графі 3 записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою; в графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату і номер.
5. Заповнення відомостей про звільнення
(Припинення трудового договору)
5.1. Запис про звільнення (припинення трудового договору) в трудовій книжці працівника провадиться в такому порядку: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; в графі 2 указується дата звільнення (припинення трудового договору); в графі 3 робиться запис про причини звільнення (припинення трудового договору); в графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис, - наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця, його дата і номер.
Датою звільнення (припинення трудового договору) вважається останній день роботи, якщо інше не встановлено федеральним законом, трудовим договором або угодою між роботодавцем і працівником.
5.2. При припиненні трудового договору з підстав, передбачених статтею 77 Трудового кодексу Укаїни (за винятком випадків розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця і за обставинами, не залежних від волі сторін (пункти 4 і 10 цієї статті), в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідний пункт вказаної статті.
Наприклад: "Звільнений за угодою сторін, пункт 1 статті 77 Трудового кодексу Укаїни" або "Звільнений за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Укаїни".
5.3. При розірванні трудового договору з ініціативи роботодавця в трудову книжку вноситься запис про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідний пункт статті 81 Трудового кодексу Укаїни або інші підстави розірвання трудового договору з ініціативи роботодавця, передбачені законодавством.
Наприклад: "Звільнений у зв'язку з ліквідацією організації, пункт 1 статті 81 Трудового кодексу Укаїни" або "Звільнений у зв'язку з припиненням допуску до державної таємниці, пункт 12 статті 81 Трудового кодексу Укаїни".
5.4. При припиненні трудового договору за обставинами, не залежних від волі сторін, в трудову книжку вноситься запис про підстави припинення трудового договору з посиланням на відповідний пункт статті 83 Трудового кодексу Укаїни.
Наприклад: "Звільнений у зв'язку з необранням на посаду, пункт 3 статті 83 Трудового кодексу Укаїни" або "Трудовий договір припинений у зв'язку зі смертю працівника, пункт 6 статті 83 Трудового кодексу Укаїни".
5.5. При припиненні трудового договору за додатковими підставами, передбаченими Трудовим кодексом Укаїни або іншими федеральними законами, в трудову книжку вносяться записи про звільнення (припинення трудового договору) з посиланням на відповідну статтю Трудового кодексу Укаїни чи іншого федерального закону.
Наприклад: "Звільнений у зв'язку з повторним протягом року грубим порушенням статуту освітнього закладу, пункт 1 статті 336 Трудового кодексу Укаїни" або "Звільнений у зв'язку з досягненням граничного віку, встановленого для заміщення державної посади державної служби, пункт 2 (1) статті 25 федерального закону від 31.07.95 N 119-ФЗ "Про основи державної служби Укаїни".
5.6. При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення (припинення трудового договору) вноситься в трудову книжку із зазначенням цих причин. Наприклад: "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з переведенням чоловіка на роботу в іншу місцевість, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Укаїни" або "Звільнено за власним бажанням у зв'язку з необхідністю здійснення догляду за дитиною віком до 14 років, пункт 3 статті 77 трудового кодексу Укаїни ".
6. Особливості заповнення відомостей про звільнення (припинення трудового договору) і прийомі (призначення) на роботу в зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) або його переходом на виборну роботу (посаду)
6.1. При звільненні (припинення трудового договору) у зв'язку з переведенням працівника на іншу постійну роботу до іншого роботодавця (в іншу організацію) в графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки вказується, в якому порядку здійснюється переклад: на прохання працівника або за його згодою .
При прийомі на нове місце роботи в трудовій книжці працівника в графі 3 розділу "Відомості про роботу" робиться запис, передбачена п.3.1 цієї Інструкції, з вказівкою при цьому, що працівник прийнятий (призначений) в порядку переведення.
6.2. При звільненні (припинення трудового договору) у зв'язку з переходом працівника на виборну роботу (посаду) до іншого роботодавця (в іншу організацію) в трудовій книжці робиться запис: "Звільнений у зв'язку з переходом на виборну роботу (посаду) в (вказується найменування організації) , пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Укаїни ".
На новому місці роботи після вказівки повного найменування виборного органу, а також скороченого найменування виборного органу (при його наявності) в графі 3 розділу "Відомості про роботу" трудової книжки робиться запис про те, на яку роботу (посаду) обраний працівник, а в графі 4 вказується рішення виборного органу, дата і номер його прийняття.
7. Особливості заповнення дубліката трудової книжки
7.1. Дублікат трудової книжки заповнюється відповідно до розділів 1 - 6 цієї Інструкції.
7.2. Якщо працівник до надходження в дану організацію (до даного роботодавця) вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділі "Відомості про роботу" в графі 3 спочатку вноситься запис про загальний і / або безперервному трудовому стажі роботи в якості працівника до вступу до дану організацію (до даного роботодавця), підтвердженому відповідними документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, у якого роботодавця, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний і / або безперервний трудовий стаж роботи, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; в графі 3 записується найменування організації (роботодавця), де працював працівник, а також структурний підрозділ і робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку було прийнято працівника.
Якщо представленими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій же організації (у того ж роботодавця), то про це також робиться відповідний запис.
Потім у графі 2 указується дата звільнення (припинення трудового договору), а в графі 3 - причина (підстава) звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.
У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться лише що у документах відомості.
У графі 4 вказується найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті. Оригінали документів, що підтверджують стаж роботи, після зняття з них копій і належного їх запевнення роботодавцем або кадровою службою повертаються їх власнику. Роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на роботу до даного роботодавця.