Групове перепроведення документів в 1с бухгалтерія 8
Всі ці питання ми розглянемо стосовно "трійці" (1С: Бухгалтерія 8.3, редакція 3.0).
Що таке проведення документа і навіщо воно потрібне?
Проводячи документ (натискаючи кнопку "Провести") ми змушуємо програму відобразити господарську операцію, яку уособлює документ, на відповідних рахунках бухгалтерського обліку.
Розглянемо простий приклад.
Нехай ми створили новий документ "Надходження готівки", вказавши в ньому вид операції "Комісія за видачу готівки в банку" і суму 50 000 рублів:
Далі ми натиснули кнопку "Записати", тим самим зберігши документ в базі, щоб інформація, яку ми ввели не загубилася. Більш того тепер ми можемо роздрукувати цей документ.
Але чи вважається цей документ проведеним? Звичайно, ні. Щоб переконатися в цьому натиснемо кнопку "ДтКт", яка покаже нам проводки документа:
У відповідь ми отримаємо повідомлення про те, що документ ще не проведений і проводки по ньому дивитися рано.
А якщо немає проводок, то і в бухгалтерському обліку (наприклад, в оборотно-сальдової відомості) ми ці пропозиції, що надійшли 50 000 рублів ніколи не побачимо.
І в журналі цей документ буде без зеленої галочки:
Тепер проведемо документ, натиснувши кнопку "Провести":
І знову перевіримо з'явилися проводки (кнопка "ДтКт"):
Проведення з'явилися і документ з цього моменту вважається проведеним.
Отже, проведений - значить з проводками по бухгалтерських рахунках і / або рухами по іншим регістрів обліку (крім бухгалтерських регістрів в 1с ще бувають регістри відомостей і регістри накопичень, на яких враховується інформація безпосередньо не потрапляє в оборотно-сальдову відомість).
Що відбувається при натисканні кнопки "Записати" в проведеному документі?
Багато знайомих мені бухгалтери до кінця не розуміють як працює кнопка "Записати", коли ми натискаємо її в уже проведеному документі. Перепроводити при цьому документ або просто зберігається з новими даними, але проводки залишаються старими?
Щоб було зрозуміліше давайте розглянемо 2 випадки.
Ми працюємо в непроведення документі
При натисканні кнопки "Записати": документ зберігається, але не проводиться.
При натисканні кнопки "Провести": документ зберігається, а потім проводиться (формуються проводки).
Ми працюємо в уже проведеному документі
При натисканні кнопки "Записати": документ зберігається, а потім проводиться (старі проводки видаляються і формуються нові).
При натисканні кнопки "Провести": документ зберігається, а потім проводиться (старі проводки видаляються і формуються нові).
Якщо документ уже проведений, то ніякої різниці між кнопками "Записати" і "Провести" немає. Вони роблять одне і те ж - перепроводити документ.
Чи можна змінити проведений документ без його перепроведення?
По-перше, навіщо це може знадобитися? Ну, наприклад, потрібно змінити який-небудь несуттєвий реквізит в уже закритому періоді.
Якщо ви просто змініть його і натиснете кнопку "Записати", то документ знову проведеться (адже він вже був проведений на момент нашого втручання), а це може спричинити зміну проводок в уже закритому періоді і багато інших неприємностей.
Найчастіше так і відбувається. І коли бухгалтер розуміє, що випадково "провів" документ в минулому періоді і тепер у нього проблеми з Оборотка і закриттям місяця, то він просто приходить в жах
Так чи можна змінити проведений документ, не проводячи його знову?
Відповідь для користувачів: ні, не можна. Більшість (якщо не всі) типових документів в "трійці" заточені на те, що формують проводки заново при зміні і записи документа навіть програмним способом!
Відповідь для програмістів: використовуйте ось такий код при програмному збереженні зміненого документа:
Як перепровести всі документи по організації за період?
Коли мова йде про поточний (ще не закритому) періоді я рекомендую надходити саме так - проводити взагалі всі документи разом за період з організації.
Найчастіше документи різних видів в 1с пов'язані між собою в частині формування проводок і рухів по регістрах.
Причому самому буває досить складно врахувати цю залежність, тому тільки повне перепроведення всіх документів за період гарантує, що програма врахує всі нюанси обліку та сформує вірні проводки.
Заходимо в розділ "Операції" пункт "Групове перепроведення документів":
У формі вказуємо період, організацію і вирішуємо зупиняти чи процес проведення при першій же помилку:
Нарешті, натискаємо кнопку "Виконати" і чекаємо закінчення процесу.
Як перепровести не всі документи, а тільки певного виду?
Якщо ж у нас є вагомі причини проводити не всі документи, а тільки певного виду; або нам потрібно провести тільки не проведені документи - тоді нам на допомогу прийде більш потужний і гнучкий інструмент.
У діалозі розкриваємо пункт "Стандартні" і в ньому вибираємо "Проведення документів":
Натискаємо кнопку "Відкрити". Відкрилася вбудована в 1с обробка для проведення документів:
Тут можна вибрати:
- період проведення документів
- конкретні види документів (наприклад, реалізація. причому шукати в списку можна прямо введенням з клавіатури)
- проводити тільки проведені або тільки не проведені або і ті й інші
- припиняти чи проведення при першій же помилку
Вибираємо потрібне і натискаємо кнопку "Провести".
Є тільки один нюанс у цій обробки. Вона робить проведення обраних документів відразу по всіх організаціях в базі і це потрібно враховувати, щоб випадково не перепровести то, що перепроводити не треба.
Загалом прекрасна обробка, але якщо вам потрібно проводити ще і окремо по організаціям, то можливо ви захочете познайомитися з ще витонченішим способом
Найвитонченіший спосіб перепроведення на випадок, якщо в базі кілька організацій
Увага! Цей варіант призначений для досить досвідчених користувачів. Якщо ви користуєтеся цією можливістю в перший раз - я настійно рекомендую створити резервну копію бази перед цим.
Покажу на прикладі.
Жодним з перерахованих вище способів ми цього зробити не зможемо.
Тому відкриваємо меню "Всі функції" (у вас його немає?):
У вікні розкриваємо пункт "Обробки" і знаходимо там "Групове зміна реквізитів":
У пункті "Вибір елементів для зміни" вказуємо "Реалізація (акти, накладні":
Далі натискаємо на посилання "Всі елементи" праворуч від обраного поля, щоб уточнити які саме документи потрібно буде провести:
Налаштовуємо умови відбору так, щоб в списку залишилися тільки потрібні документи:
Налаштувавши умови відбору натискаємо "ОК".
Тепер натискаємо кнопку "Додаткові параметри" внизу форми:
Налаштовуємо параметри ось так:
Далі в списку знаходимо реквізит "Проведено" і встановлюємо його в значення "Так":
Ще раз переконавшись, що серед оброблюваних елементів присутні тільки потрібні нам.
натискаємо кнопку "Змінити реквізити":
Ми молодці, на цьому все