Формування справ в організації і їх поточне зберігання
На початку кожного року в організації починається формування документів у справи. Формування справ - це групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи.
Централізоване та децентралізоване формування справ в організації
В організаціях справи формуються централізовано в службі документаційного забезпечення управління (секретаріат, канцелярія, відділ діловодства і т.п.) або децентралізовано - в структурних підрозділах. Практика показує, що справи формуються, в основному, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.
Організаційно-розпорядчі документи, форми їх реєстрації (обліку), зведена текстова і статистична планово-звітна документація, листування та інші документи з питань основної діяльності формуються в службі документаційного забезпечення управління (ДОП).
Документи, що відображають окремі напрямки діяльності організації, формуються в справи за місцем їх складання у відповідних структурних підрозділах, в компетенцію яких входять ті чи інші питання відповідно до положення про них (наприклад, згідно з положенням про планово-економічному відділі, відділі бухгалтерського обліку та звітності, відділі кадрів і т.д.).
Формуванням справ у структурних підрозділах організації займаються працівники, відповідальні за ведення діловодства. Контроль за формуванням справ здійснюється службою ДОУ.
Керівник архіву організації або відповідальний за архів надає необхідну методичну допомогу працівникам структурних підрозділів у формуванні справ, а також проводить перевірки правильності формування справ відповідно до затвердженої номенклатури справ.
Правила формування справ
При формуванні справ необхідно дотримуватися такі основні вимоги:
# 9679; поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі;
# 9679; включати в справу по одному примірнику документа;
# 9679; поміщати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання;
# 9679; поміщати додатка разом з основними документами;
# 9679; групувати в одну справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;
# 9679; роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання.
У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки.
Зверніть увагу! Справа не повинна перевищувати 250 аркушів при товщині корінця не більше 4 см. У разі, якщо корінець справи перевищує 4 см, документи справи розбиваються на томи. Індекс і заголовок справи проставляються на кожному томі з додаванням «том 1», «том 2» і т.д.
Документи всередині справи розташовуються зверху вниз в хронологічній, питально-логічній послідовності або поєднанні.
Всередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом в логічній послідовності висвітлювали певні питання.
Угруповання в справи окремих видів документів
Нормативні правові та розпорядчі акти групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками в межах одного календарного року. Не допускається формувати в одну справу різні види розпорядчих документів, наприклад накази, розпорядження та вказівки. Кожен вид розпорядчого документа формується в самостійну справу зі своєю валовою нумерацією і, відповідно, підлягає реєстрації в самостійному журналі (книзі).
Накази з особового складу формуються в справи в залежності від термінів їх зберігання. При цьому слід пам'ятати, що забороняється групувати в одну справу документи з різними термінами зберігання.
Відповідно до ст. 19б Переліку типових управлінських архівних документів утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання накази по особовому складу мають два терміни зберігання: 75 років і 5 років.
До наказам, які мають 75-річний термін зберігання, відносяться накази:
# 9679; про прийом, переміщення, суміщення, переведення, звільнення;
# 9679; атестації, підвищенні кваліфікації, присвоєння звань (чинів);
# 9679; зміні прізвища;
# 9679; заохочення, нагородження;
# 9679; оплаті праці, преміювання, різних виплатах;
# 9679; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпустки по вагітностей, пологів, догляду за дитиною, відпустки без збереження змісту (заробітної плати);
# 9679; чергуваннях за профілем основної діяльності;
# 9679; тривалих внутрішньоукраїнських і зарубіжних відрядженнях, відрядженнях для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці.
До наказам, які мають 5-річний термін зберігання, відносяться накази:
# 9679; про дисциплінарні стягнення;
# 9679; щорічні оплачувані відпустки, учбові відпустки;
# 9679; короткострокових внутрішньоукраїнських і зарубіжних відрядженнях.
Практика використання документів з особового складу показує, що при значних обсягах наказів по особовому складу, що мають 75-річний термін зберігання, доцільніше їх формувати в справи з питань діяльності. Наприклад, слід окремо групувати в справи накази про прийом, переміщення, суміщення, переведення і звільнення працівників, тобто пов'язаних з їх трудовим стажем, і окремо - накази про преміювання, заохочення та інші виплати, в яких містяться відомості про заробітну плату. При цьому в кожній справі накази повинні мати самостійну валову нумерацію.
Положення, інструкції, правила. затверджені нормативними правовими і розпорядчими актами (наказами, розпорядженнями, рішеннями, постановами і т.п.), групуються разом із зазначеними документами. При їх затвердження в якості самостійних документів вони групуються в самостійні справи.
Протоколи в справі розташовуються в хронологічному порядку за датами їх складання і в порядку зростання їх номерів. Наявні додатки до протоколів формуються в одну справу, тобто разом з протоколами. У разі великого обсягу додатків до протоколів додатки формуються в окремі справи по датах протоколів і їх номерам.
Затверджені плани, звіти, кошториси, штатні розписи та інші документи групуються окремо від їх проектів.
Листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності; при цьому документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.
Документи в особових справах розташовуються в міру їх надходження і систематизуються наступним чином:
# 9679; внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;
# 9679; анкета (особовий листок з обліку кадрів) і додаток до нього;
# 9679; автобіографія, резюме;
# 9679; документи про освіту;
# 9679; заява про прийом на роботу;
# 9679; наказ (розпорядження) про прийом на роботу;
# 9679; трудовий договір;
# 9679; договір про матеріальну відповідальність (при його наявності);
# 9679; копії наказів (розпоряджень) про переміщення, суміщення, перекладі, атестації, підвищенні кваліфікації, встановлення окладів, відпустки без збереження змісту, догляду за дитиною та ін .;
# 9679; додаткові угоди до трудового договору;
# 9679; копії свідоцтв про шлюб, документів про зміну прізвища;
# 9679; атестаційні листи;
# 9679; копії паспорта, ІПН, ПФР та інших особистих документів працівника;
# 9679; довідки про реєстрацію за місцем проживання;
# 9679; медичні довідки;
# 9679; заява про звільнення;
# 9679; копія наказу (розпорядження) про звільнення.
Особисті картки працівників (уніфікована форма № Т-2) формуються в самостійні справи за алфавітом прізвищ окремо від особистих справ.
Особові рахунки по заробітній платі працівників розташовуються в справах в алфавітному порядку прізвищ.
Підготовка справ до передачі на зберігання
Закінчені діловодством електронні документи формуються в справи (папки) відповідно до номенклатури справ організації окремо від документів на паперових носіях, на жорсткому диску спеціально виділеного комп'ютера.
Справи з дня їхнього закладу до передачі в архів організації зберігаються за місцем їх формування.
Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Після виконання документа і закінчення роботи зі справами останні поміщаються (підшиваються) для забезпечення фізичного збереження в тверді обкладинки або папки-реєстратори.
У кожному структурному підрозділі виділяється співробітник, відповідальний за збереження документів і формування їх у справи. Керівник підрозділу забезпечує збереження документів і справ. З цією метою справи необхідно розмістити в закриваються шафи, сейфи тощо щоб забезпечити їх збереження і захист від впливу пилу і сонячного світла.
Справи в шафах для їх обліку і швидкого пошуку розташовуються вертикально, корінцями назовні і відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ. Номенклатура справ або виписка з неї поміщається на внутрішній стороні шафи.
При пошуку будь-якого документа спочатку слід знайти потрібний заголовок справи, а потім за індексом справи - відповідну папку на полиці.
Перевірка наявності та стану документів і справ
Справи, що знаходяться на поточному зберіганні, підлягають обліку. Періодично необхідно проводити перевірку наявності та стану документів і справ з метою встановлення фактичної наявності справ і відповідності їх кількості, що значиться за номенклатурою справ.
Перевірка наявності та стану документів і справ проводиться при переміщенні справ, повернення справ, зміні особи, відповідальної за збереження документів та керівника структурного підрозділу, а також при реорганізації, ліквідації організації або його структурного підрозділу.
У разі втрати документів і справ проводиться службове розслідування, за результатами якого особа, винна у втраті, несе відповідальність у встановленому порядку.
Порядок видачі справ і документів
Видача справ іншим структурним підрозділам проводиться з дозволу керівника служби ДОУ. Видача справ працівникам підрозділів для роботи здійснюється під розписку. На видану справу заводиться карта-заступник, що поміщається на місце виданого справи. У ній вказується структурний підрозділ, індекс справи, дата його видачі, кому справа видано, дата його повернення, передбачаються графи для розписок в отриманні і прийомі справи.
Справи видаються у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів на термін не більше одного місяця і після його закінчення підлягають поверненню. Іншим організаціям справи видаються на підставі їх письмових запитів з дозволу керівника організації за актом.
Якщо окремі документи, вже включені в справу, що знаходиться на поточному зберіганні в структурному підрозділі, тимчасово потрібні працівнику, вони можуть бути видані зі справи відповідальним за формування та зберігання справ, а на їх місце вкладається лист-заступник. У листі-заступника вказується, коли, кому і на який термін виданий документ.
Вилучення документів із справ постійного зберігання (наприклад, наказів по основній діяльності, штатних розкладів, звітів по основній діяльності і т.п.) допускається у виняткових випадках і здійснюється з дозволу керівника організації із залишенням у справі завіреної копії документа та акта про причини видачі оригіналу .
Е.А. Кошелева,
архівіст