етикет секретаря
Секретаріат - дуже важливе підрозділ в організації.
Перефразовуючи відомий вислів про театр, який починається з вішалки, можна сказати, що організація починається з секретаріату (приймальної). Секретаріат -Особа організації.
Співробітники секретаріату звільняють керівника (шефа) від багатьох робіт адміністративного характеру, сприяють тієї організації праці, яка найбільш прийнятна для нього, тобто звільняють його від роботи рутинного або організаційного характеру, тим самим дають можливість зосередитися на основних напрямках діяльності.
Межі діяльності та відповідальності секретаріату дуже різні: вони залежать від масштабу організації, особливостей характеру функціонування організації, від особистісних рис того менеджера, якого даний секретаріат обслуговує, і т.п. Секретаріат може складатися з однієї особи - секретаря, а може бути розгалуженою і численною службою.
Робота секретаріату багато в чому визначає ефективність діяльності того менеджера, якого він обслуговує.
Тепер відзначимо вимоги ділового етикету по отноше-нию до секретаря. Для зручності викладу матеріалу будемо говорити про один секретарі, хоча набір секретарських обов'язків може бути досить великий і вимагати більшого числа співробітників.
Виходячи зі сказаного, можна зробити висновок: оскільки в українській мові немає граматичної конструкції для жінки-секретаря, не слід займати місце відсутньої граматичної форми помилковою формою "секретарка".
Незалежно від статі особи, що обіймає цю посаду, слід використовувати граматичну форму "секретар".
Професійний секретар повинен мати високий рівень особистої культури, знання, необхідні для виконання посадових обов'язків, і вміти використовувати їх на практиці в повсякденній діяльності.
Робота секретаря в більшій мірі, ніж інших співробітників, вимагає знань правил ділового етикету, а також певних природних якостей - доброзичливості, оптимізму, врівноваженості, стриманості, почуття власної гідності.
Секретар - одна з найважливіших посад організації, так як він контролює проходження і правильне оформлення документів, отриманих від свого керівника. Якщо будь-яку третю особу формує і друкує той чи інший документ, секретар тримає цей процес під контролем.
Секретар своєчасно повинен нагадати про майбутні ділових зустрічах і допомогти менеджеру до них приготуватися. Від секретаря також потрібно тактовно, м'яко, але одночасно рішуче рятувати свого керівника від небажаних або зайвих контактів з відвідувачами. Таке завдання виникає протягом навіть одного дня багаторазово.
У тандемі "керівник-секретар" обов'язки є не тільки у секретаря, а й у другий партнерської сторони. Менеджер в совою чергу повинен інформувати секретаря про своє місце-перебування (якщо він йде з кабінету), про своїх ділових наміри на найближчий час і т.п. оскільки секретар просто не має права відповісти на питання: "Коли прийде пан N?", "Чи отримав пан N мої документи?" і т.п. - словами: "Не знаю".
Зарубіжні бізнесмени - в приватних розмовах, а іноді в ділових листах - висловлюють здивування і невдоволення тим, що секретарі українських бізнесменів далеко не завжди мають у своєму розпорядженні необхідною інформацією про те, коли, де і за яких умов можна побачитися з їхнім шефом, і не можуть відповісти на досить примітивні питання в рамках сфери своєї передбачуваної компетенції.
Зазначимо на основні обов'язки секретаря і відповідні вимоги ділового етикету.
Робота з поштою: секретар розкриває пошту, що приходить на ім'я керівника, сортує її.
З дозволу свого керівника секретар може сам відповісти на деякі нескладні листи. У деяких випадках секретар може прийняти рішення про передачу ділових листів іншим співробітникам, якщо, наприклад, керівник у відпустці або відсутній досить довго з інших причин.
Існує також наступна практика роботи з поштою.
Менеджер, переглядаючи ділові листи та іншу ділову кореспонденцію, коротко повідомляє секретарю, що і як потрібно відповісти на те чи інше лист, а секретар потім самостійно пише відповіді, завершуючи лист відповідними "формулами ввічливості", друкує лист (або організовує друкування) і передає його на підпис. Для самостійного написання ділово-го листи потрібна висока кваліфікація секретаря, знання ділової кореспонденції, принципів її складання та оформлення.
Неприпустимо для секретаря накопичувати нерозкриті, нерозібраних пошту, довго не давати відповіді на отримані ділові листи.
Документи слід зберігати в папках, кожна з яких має спеціальне призначення.
Ділові зустрічі. Секретар нагадує своєму шефу про ділові зустрічі, готує до них необхідну документацію, оформляє матеріали результатів зустрічі, контролює терміни виконання рішень, прийнятих під час ділової зустрічі.
Секретар також виконує ряд інших робіт за вказівкою свого керівника.
Вимоги ділового етикету до зовнішнього вигляду і манерам секретаря досить прості, однак ступінь їх виконання часто служить підставою для формування певної оцінки не тільки шефа як ділової людини, але і організації в цілому. Тому якщо секретар - жінка, неприпустимі надмірна косметика, зайві прикраси (довгі сережки, багато кілець).
Бажана одяг для секретаря така ж, як і для будь-якої ділової жінки, - костюм або строге плаття.
Секретар виконує, крім інших, і представницьку функцію в організації, тому у нього повинен бути доглянутий вигляд, одяг потрібно елегантна, модна, але в її помірному про-явище (наприклад, довжина спідниці допускається по моді - до колін, але не вище).
Секретар має особисті контакти з великою кількістю людей: це і співробітники організації (проте якщо організація велика, то секретар особисто знайомий далеко не з усіма); це і сторонні відвідувачі, також не завжди знайомі. Про необхідність дотримуватися ввічливість, такт, люб'язність при таких контактах вже говорилося вище. Представляється розумним вказати на один нюанс: якщо відвідувач поводиться неетично, наприклад дозволяє собі грубість і т.п. секретар повинен дотримуватися спокій; більш того, не слід вказувати відвідувачеві на його неправильну поведінку, робити йому зауваження, оскільки швидше за все викличе подальший розвиток конфлікту.
Можна стверджувати, що етика ділових відносин особливо вимоглива до секретаря, хоча саме робота секретаря дає привід, щоб не сказати "спокуса", більше, ніж в інших посадах, відступити від істини, тобто порушити етичні принципи.
"Шеф використовує також свій робочий час для. Занять, присвячений-них головним проблемам установи, яким він керує: готує доповіді або готує зустрічі з іноземними клієнтами. Це вимагає тиші і спокою. Секретарка (-" ша "!) В даному випадку охороняє шефа від небажаних візитів співробітників і відвідувачів. Одним каже, що шефа немає, а іншим - що у нього відвідувач, третім - що він готується до важливого розмови ".
Залишається тільки поспівчувати тим Новомосковсктелям, які з ретельністю вивчатимуть рекомендації, подібні останньої, тому що такі вказівки можна назвати "рекомендаціями по неетичної поведінки секретаря".
На закінчення можна ще раз послатися на відому істину: внутрішня особиста культура - основа етичної поведінки та слідування нормам ділового етикету.