Виконання доручень керівника, статті, журнал «довідник секретаря та офіс-менеджера»
Виконання доручень керівника є однією з найважливіших обов'язків секретаря. І часто саме цей обов'язок викликає безліч суперечок, питань і непорозумінь. У чому причина всіх цих непорозумінь і як уникнути неприємних ситуацій при виконанні доручень? Відповіді на ці та інші питання ви знайдете в даній статті.
Нижче ми розберемося з такими питаннями, як:
- в чому полягає виконання доручень керівника;
- в які терміни необхідно їх виконувати;
- як виконувати складні доручення.
Виконання секретарем доручень керівника
Кожен день секретар виконує безліч різних завдань і доручень. Однак на відміну від простих, щоденних зобов'язань, доручення можуть варіюватися від простих до, часом, нездійсненних.
Самі по собі доручення це більш складний вид завдання. На виконання доручення (наприклад, організація зустрічі з клієнтом, як готувався проект наказу та ін.) Потрібно докласти більше зусиль, проявити самостійність і кмітливість.
Для того, щоб доручення було виконано якісно і в строк, його необхідно оформити письмово. Якщо керівник дає завдання в усній формі, то секретарю бажано письмово сформулювати поставлену перед ним задачу та надіслати на затвердження. Від того наскільки точно і ясно буде сформульовано доручення буде залежати процес виконання і кінцевий результат. Нечіткі, неправильно або не до кінця зрозумілі розпорядження керівництва тягнуть за собою помилки виконання.
Читайте по темі в електронному журналі
Секретарю, щоб уникнути будь-яких претензій, бажано проявити далекоглядність і нести відповідальність за всі виконувані доручення, навіть якщо це не було обумовлено керівником. Уміння бачити на два кроки вперед є важливою і винятковою особливістю секретаря.
Терміни виконання доручень керівника
У будь-якого доручення є термін його виконання, якщо керівник не вказав термін, то краще це питання підняти і уточнити. Завдання з терміном виконання в один день рідше викликають труднощі, ніж ті, що мають термін від декількох днів і більше. Тривалі і об'ємні завдання бажано ділити на більш дрібні, адже слона, як то кажуть, треба «є» по частинах.
На даний момент існує безліч програм, які допомагають в організації роботи секретарів. Використовуючи дані програми можна значно спростити і прискорити свою роботу.
Виконує складні доручень керівника
Виконання більш складних завдань вимагає зосередженості, зібраності і акуратності в дрібницях.
Після отримання завдання від керівника, якщо Ви не все ясно, краще перепитати і уточнити завдання. Зробіть
Якщо ви бачите, що завдання з якої-небудь причини нездійсненна, щось заважає або чогось не вистачає, то негайно слід довести до відома керівника і чекати його подальших розпоряджень. Якщо перешкоди усунені, але виникли нові, то необхідно знову проінформувати керівника. І так до тих пір, поки не будуть усунуті всі перешкоди, або поки не знімуть дане доручення.
Коли очікуваний результат Вам ясний, то легко можна зрозуміти, які дії необхідно зробити. Виконуючи доручення, використовуйте кмітливість і всі доступні можливості. І обов'язково ставте керівництво до відома про виникаючі труднощі, з якими ви не в змозі впоратися самостійно.