Документообіг в бухгалтерському обліку
Документообіг - це сукупність заходів по прийому документів, їх реєстрації, розсилці, контролю виконання, формування справ, зберігання, повторного використання документів та довідкової роботі.
Документообіг: первинні облікові документи
При розробці правил документообігу організація повинна визначитися з видами первинних облікових документів, які будуть використовуватися для підтвердження фактів господарської діяльності. Зверніть увагу, що п. 2 ст. 9 ФЗ № 129-ФЗ встановлює можливість застосування як уніфікованих форм таких документів, так і, за відсутності уніфікованих форм, розроблених самостійно. Пункт 4 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ вимагає від економічних суб'єктів розробляти форми первинних облікових документів самостійно, не передбачаючи правила про застосування уніфікованих форм.
Документообіг: облікові регістри
Після того, як організація вирішить всі питання, пов'язані з первинними обліковими документами, вона повинна самостійно визначити для себе облікові регістри, форма, порядок оформлення і способи обробки яких повинні бути «виведені» з особливостей систематизації інформації, необхідної компанії для складання звітності.
Документообіг: виправлення помилок
Так як помилки в первинних облікових документах не є рідкістю, організації в процесі постановки документообігу необхідно визначити і закріпити способи їх виправлення.
Таким чином, для того, щоб не створювати собі зайвих проблем при перевірці податковими органами, організація повинна закріпити способи внесення виправлення в первинні облікові документи в своїх правилах документообігу.
Зверніть увагу, що, незважаючи на те, що податкові органи з даного питання дотримуються офіційної позиції, якщо організація закріпить в якості основного способу внесення виправлень в «первинку» той, який в цій статті названо «умовно - офіційний», то проблем при перевірці виникнути не повинно, так як заборони на його використання в чинному законодавстві немає.
Документообіг: графік документообігу
Відповідно до п. 5.2 Положення № 105 заходи, пов'язані зі складанням графіка документообігу, повинен організувати головний бухгалтер організації. Тим часом, ні ФЗ № 129-ФЗ і ні ФЗ № 402-ФЗ не містять вимог про організацію документообігу саме головним бухгалтером організації. Можна сказати, що таке правило мається на увазі в нормах цих законів, але прямої вказівки, проте, немає.
Серед основних вимог до організації документообігу необхідно виділити наступні:
- графік документообігу повинен містити мінімальну кількість підрозділів організації для проходження їх первинним обліковим документом;
- графік документообігу повинен містити мінімальну кількість фахівців для проходження первинним обліковим документом;
- графік документообігу повинен передбачати мінімальні терміни перебування в кожному підрозділі організації і у кожного її фахівця для первинних облікових документів;
- графік документообігу може бути оформлений або в якості схеми, на якій буде позначений «шлях» документа в організації, або в якості переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, які повинні виконувати підрозділи і фахівці організації, також в цьому переліку повинні бути вказані взаємозв'язку і терміни виконання названих робіт;
- при визначенні термінів в графіку документообігу необхідно керуватися крім критерію розумності, ще й правилами надання звітності до податкових органів, а також інтересами зовнішніх користувачів, зокрема, контрагентів організації.
Після того, як всі заходи щодо розробки та складання графіка документообігу будуть проведені, головний бухгалтер повинен представити цей документ на затвердження керівнику організації. Якщо у того будуть зауваження, виправлення або доповнення, вони повинні бути внесені в графік документообігу. Після того, як керівник затвердить графік документообігу з ним необхідно ознайомити всіх співробітників, які згадуються в цьому документі як виконавці.
Зробити це можна кількома способами:
- видати (розіслати по електронній пошті) схему графіка документообігу, в якій відзначено «шлях» кожного документа, і з якого конкретний виконавець зможе зробити висновок про те, до яких документів він має безпосереднє відношення, звідки (від кого) він повинен їх отримати і куди (кому) передати.
Цей спосіб особливо актуальне для ознайомлення з графіком документообігу керівних і «ключових» співробітників, яким необхідно мати комплексне уявлення про документообіг первинних облікових документів в організації.
У невеликих компаніях таким чином знайомлять з графіком документообігу всіх співробітників, так як це дозволяє в деяких випадках визначити, де документ «застряг» і прискорити процес проходження документом «шляху» в організації.
- видати (розіслати по електронній пошті) кожному співробітнику виписки з графіка документообігу, в яких перераховані всі документи, що належать до сфери його діяльності, а також зазначено, в які підрозділи організації (якому співробітникові) і в які терміни він зобов'язаний надавати відповідні документи.
Цей спосіб ознайомлення з графіком документообігу зазвичай застосовують великі компанії, в яких прийнято, що кожен працівник має свою ділянку роботи і не стосується до роботи інших співробітників. Проте, навіть в цьому випадку рекомендується знайомити «ключових» і керівних працівників з процесом документообігу в цілому, так як відсутність у них такої інформації може призвести до втрати певних документів або до порушення термінів їх подання зовнішнім користувачам (контрагентам), а також до пропуску строків здачі звітності до податкових органів.
Зверніть увагу, що графік документообігу безпосередньо пов'язаний з посадовими інструкціями працівників, а також положеннями по відділах і підрозділах організацій. З цієї причини при складанні такого документа необхідно враховувати названі інструкції і положення. У разі необхідності, їх можна доопрацювати або виправити, але допускати розбіжності між усім комплексом документів, що регламентують роботу організації в цілому і її конкретних фахівців, зокрема, не можна.
Зазвичай, в процесі роботи над графіком документообігу організація також здійснює заходи, пов'язані з кадровою оптимізацією і оптимізацією бізнес - процесів. Справа в тому, що саме при складанні графіка документообігу виявляються «зайві» працівники та «задвоєння», а іноді і «затроенние» бізнес - процеси. Для того, щоб заходи по складанню графіка документообігу виявили названі вище «явища», рекомендується заздалегідь скласти «карти робочих місць», тобто вимагати від співробітників організації детально описати, ніж конкретно вони займаються у робочий час, до жодних документів мають стосунок і т. д. Зверніть увагу, що при приведенні в належний стан бізнес - процесів необхідно керуватися інтересами організації по здійсненню її основних і неосновних бізнес - функцій. А позбавляючись від «зайвих» працівників - трудовим законодавством.
В процесі реалізації контроль за рухом первинних облікових документів в рамках прийнятого графіка документообігу здійснюється головним бухгалтером організації.
Після закінчення поточного місяця відпрацьовані первинні облікові документи, які відносяться до певного облікового регістру і пройшли відповідну обробку, слід скомплектувати в хронологічному порядку, підшити в папки (банківські і касові документи - переплести), супроводити спеціальної довідкою і здати в архів. Якщо в організації архів відсутній як спеціальний структурний підрозділ, документи можна зберігати в бухгалтерії, але з дотриманням названих вище процедур.
Також з цієї теми: