Бухгалтерський документообіг основна складова
Перша основна складова документообігу в бухгалтерському обліку - це власне бухгалтерські документи. Забігаючи наперед, скажемо, що друга - це організаційно-розпорядчі документи, які не є бухгалтерськими, т. Е. Не відображають господарські операції підприємства, однак прямо або побічно використовуються в обліку.
Документообіг в бухгалтерському обліку за видами бухгалтерських документів підрозділяється на три типи:
- документообіг первинної документації,
- документообіг регістрів бухгалтерського обліку,
- документообіг бухгалтерської звітності.
Найбільш важливими в бухгалтерському документообіг є первинні документи - товарні та товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури, касові прибуткові та видаткові ордери, банківські чеки, платіжні доручення і т. П. Адже саме вони фіксують дані про господарську операцію, її параметрах і змісті. На підставі первинних бухгалтерських документів робляться проводки, заносяться записи в бухгалтерські регістри. Їх форми в основному уніфіковані, проте в Положенні про облікову політику підприємство має право вносити зміни до деяких типові форми первинної документації.
Графіком документообігу в бухгалтерії встановлюється шлях руху по підрозділах підприємства для кожного з первинних документів, а також терміни їх знаходження в кожній з точок цього шляху. У загальних рисах документообіг для всіх первинних документів схожий:
- накладна, касовий ордер або інший первинний документ складається у момент здійснення господарської операції (або по її завершенню, якщо це допускається законодавством). Документ підписується уповноваженими особами, при необхідності засвідчується печаткою. Графіком бухгалтерського документообігу може бути передбачено складання 2-3 і більше примірників одного документа. В такому випадку графік регламентує, який екземпляр якого підрозділу відправляється.
- Один з примірників документа передається в бухгалтерію і перевіряється бухгалтером на правильність і повноту заповнення обов'язкових реквізитів, відсутність несанкціонованих виправлень, повноту і правомірність візування і т. П.
- Після цього первинний документ обробляється бухгалтерською службою. В цей етап документообігу в бухгалтерії може входити так звана таксування, т. Е. Нарахування за кількісними даними з документа грошових сум, наприклад, заробітної плати працівників на основі табеля обліку робочого часу. Крім цього бухгалтерія проставляє кореспонденцію рахунків (проводки) на документі, а також може згрупувати кілька однорідних первинних документів для складання одного зведеного.
- Далі дані документа (або зведеного документа) заносяться до регістрів бухгалтерського обліку.
- Після цього документ оформляється на зберігання передбаченим чином, або ж передається в архів.
- Документообіг в бухгалтерському обліку завершується передачею первинних документів на безстрокове або тривале зберігання в муніципальні чи державні архіви або ж знищенням. Це залежить від типу документа. Наприклад, табелі обліку робочого часу, відомості по заробітній платі відносяться до документації тривалого зберігання.
Роль регістрів обліку в документообігу в бухгалтерії
Якщо підприємство невелике і кількість первинних документів, оброблюваних бухгалтерією щомісяця, не перевищує кількох десятків, можна було б обійтися і без регістрів обліку. Однак навіть на малих підприємствах вони суттєво спрощують роботу бухгалтера, дозволяючи систематизувати, групувати інформацію. Згодом така організація бухгалтерського документообігу серйозно прискорює складання звітності всіх видів і дозволяє знизити кількість помилок і неточностей. Для великих же організацій ефективний облік без регістрів бухгалтерського обліку неможливий.
Типові форми облікових регістрів встановлюються і рекомендуються Мінфіном РФ. Також підприємство має право застосовувати в якості бухгалтерських податкові облікові регістри, такий метод закріплюється в обліковій політиці підприємства.
Документообіг в бухгалтерському обліку в частині регістрів обліку зазвичай трохи більш скорочений, ніж рух первинних документів. Так, більшість регістрів обліку при створенні візується, крім керівника, тільки працівниками бухгалтерії. Також регістри практично не залишають бухгалтерію: створюються, перевіряються й обробляються тут же. Якщо підприємство містить велику бухгалтерську службу, то в такому випадку окремі регістри обліку можуть передаватися з відділу у відділ всередині самої бухгалтерії, для візування або внесення даних.
Бухгалтерська звітність
Але самим коротким у системі документообігу в бухгалтерії є шлях звітності. Найчастіше вона складається головним бухгалтером, відправляється на підпис керівнику, повертається назад, і, якщо це передбачено законодавством, по одному примірнику звітності направляється в державні контролюючі органи. Тут особливо важливо дотримання термінів графіка документообігу, оскільки надання бухгалтерської звітності до контролюючих органів з запізненням тягне за собою накладення штрафів на підприємство.
115114, Київ. 2-й Кожевнічеський провулок, 12.
Тел. +7 (495) 660-18-14