Документообіг - студопедія
Класифікація бухгалтерських документів - це группи-ровка за певними ознаками бухгалтерських документів з метою вивчення і правильного їх використання. Такими ознаками є: призначення, порядок складання, спосіб відображення господарських операцій, місце складання і порядок заповнення.
Первинні документи по призначенню можна розділити на розпорядчі, виправдувальні (виконавчі), бух-ського (облікового) оформлення і комбіновані.
Розпорядчі - це документи, які містять при-каз, розпорядження на вчинення певних господарських операцій. Вони дозволяють зробити операцію, але не сподоби-вірячи її вчинення:
- накладні на роботу;
- чек на отримання готівки з розрахункового або валют-ного рахунку;
- платіжне доручення банку на перерахування грошових сум.
Дані документи не підтверджують факти вчинення хо-господарських операцій і тому не є підставою для їх відображення в системному бухгалтерському обліку. Підписують їх працівники підприємства, які мають право давати вказівки на вчинення відображених в документах операцій.
Виправдувальні (виконавчі) документи відображають факт здійснення операції, служать виправданням записів в бухгалтер-ському обліку, підставою для відображення господарських операцій на рахунках, бо свідчить про отримання, видачі, списання грошово-них і матеріальних засобів. До них, наприклад, відносяться:
- прибутковий (видатковий) касовий ордер на отримання (ви-дачу) готівки з каси підприємства;
- прибуткова (витратна) накладна - накладна на отри-ня (відпустка) товару;
- акт приймання і акт на списання товарно-матеріальних цінностей до основних-ностей.
Документ бухгалтерського оформлення призначений для того, щоб на підставі розпорядчих та виправдувальних доку-ментів підготувати відповідні облікові записи для обра-лення з метою подальшого використання в обліковому процесі. До них відносяться:
-відомості нарахування і розподілу амортизаційних відрахувань;
-відомості розподілу загальновиробничих і загально-господарських витрат;
-Розрахунки відхилень від нормативної собівартості;
-калькуляціі фактичної собівартості продукції;
-різні види довідок і розрахунків, що складаються бухгалтерського обліку н-рией.
До документів бухгалтерського оформлення належать различ-ні довідки, розрахунки, які заповнюються бухгалтером.
Реєструвати прийнято тільки ті господарські операції, дійсне вчинення яких відображено в виправдувальних документах. На практиці дуже часто розпорядження на здійснення операцій і їх фактичне вчинення оформляється одним документом.
Комбіновані документи поєднують в собі дозвільний і виправдувальний характери (ознаки розпорядчих, оп-равдательних і документів бухгалтерського оформлення). Примі-ром документа є авансовий звіт, розрахунково-платіжна відомість, вимога на відпуск матеріалів, лімітно-забірна карта і ін. Застосування цього виду документів в обліку дуже зручно, так як спрощує їх обробку, робить більш наочної, скорочує кількість документів і витрати на виготовлення бланків.
Один по одному складання розрізняють документи первинні і зведені.
Первинні документи складаються на кожну окрему операцію в момент її здійснення або відразу ж після її оконча-ванні шляхом первісної реєстрації, що засвідчує содер-жание господарського факту і те, що він дійсно мав місце. До них відносяться документи:
- про надходження матеріалів і відпуску їх зі складів підпри-ємства в цеху (накладні, вимоги, лімітно-забірні карти);
- про відвантаження продукції покупцям (накладні, рахунки-фактури);
- про нарахування заробітної плати працівникам за вироблений-небезпечну продукцію, виконану роботу або надані послуги оф-ги (табель обліку робочого часу);
- про надходження і видачі грошових коштів (касові ордери).
Зведені документи складаються на основі первинних до-ментів.
За змістом господарських операцій документи поділяються на матеріальні, грошові і розрахункові.
Матеріальні документи відображають наявність і рух коштів і предметів праці, до яких належать основні середовищ-ства, нематеріальні активи та інші довгострокові вкладення, виробничі запаси і витрати. До цієї групи документів належать:
-акти прийому-передачі та списання основних засобів;
-документи на оприбуткування і списання матеріальних цінностей;
-рахунки-фактури, накладні та ін.
Грошові документи показують рух грошових коштів. З їх допомогою враховуються касові і банківські операції. До них відносяться чеки, виписки банку, касові при-хідні та видаткові ордери, квитанції про прийом грошей, нащо-ші і вексельні марки, позики, облігації, ощадні сер-тифікатами.
Розрахункові документи відображають розрахунки підприємства з юри-дичні та фізичними особами. До них відносяться платіжні доручення та платіжні вимоги, розрахункові чеки, розрахунково-платіжні відомості, авансові звіти.
За способом відображення господарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.
Разові документи одноразово фіксують одну або НЕ-скільки господарських операцій. При дотриманні визначено-них вимог, що пред'являються до документа, інформація, з-тримається в ньому, служить підставою для складання бухгал-терской записи в обліку. Це прибуткові та видаткові касові ордери, накладні-вимоги на відпуск матеріалів.
Накопичувальні документи фіксують однорідні госпо-ються операції, які здійснюються протягом дня, тижня чи місяця. В кінці періоду в цих документах підраховуються підсумки за відповідними показниками (відомості, зведення).
За місцем складання документи бувають внутрішніми і зовнішніми.
Внутрішні документи складаються і звертаються всередині даної організації. Ними оформляються операції, здійснений-ні в межах даної організації. До них відносяться:
- накладні на внутрішнє переміщення товарно-матері-альних цінностей;
- розрахунково-платіжні та платіжні відомості на видачу за-бітної плати;
- товарні звіти;
- авансові звіти підзвітних осіб.
Зовнішні документи надходять від інших організацій або надсилаються з даної організації в інші організації. До них відносяться:
- товарно-транспортні накладні;
- рахунки-фактури на що надійшли від постачальників товари;
- платіжні доручення.
Щодо порядку заповнення документи можна класифікувати на складаються вручну і за допомогою обчислювальної тех-ніки.
Складаються ручним шляхом документи заповнюються вруч-ву.
Документи, які заповнюються за допомогою обчислювальної технiки-ки, автоматично реєструють інформацію про виробничих-них операціях в момент їх здійснення.
Документооборот- рух документів в організації з інформаційних технологічних ланцюжків (створення або по-лучение їх від інших підприємств, прийняття до обліку, обробка, включаючи передачу в архів), регламентований графіком і даю-ний можливість проінформувати всіх зацікавлених осіб, довести до них прийняття рішення .
Документообіг - процес послідовного виконання операцій над документами з моменту їх створення або отри-ня до виконання або відправки. Складається він з кількісних-ва вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
Відповідає за організацію документообігу головний бухгал-тер підприємства. В його обов'язки входить розробка правил документообігу і технології обробки облікової інфор-ції, представленого у вигляді графіка документообігу.
Документи, складені в господарських підрозділах підприємства (управліннях, відділах, цехах, бригадах і т. Д.), Пе-Реда в бухгалтерію. До запису в облікові регістри вони піддаються бухгалтерській обробці. Проводиться вона в три етапи:
- перший етап - перевіряються документи з точки зору за-конності і доцільності господарських операцій (по суті), а також сума даної операції. Тут може бути використаний метод зустрічної перевірки документів;
- другий етап - проводиться формальна перевірка доку-мента на дотримання форми документів і наявності в них обов'язкових реквізитів, перевіряється правильність запол-вати всіх реквізитів, чи є передбачені під-писи посадових осіб, які брали участь у скоєнні опе-рації і оформленні документів;
- третій етап - перевірені і прийняті документи під-Вергал угрупованню, арифметичній перевірці (пра-ності арифметичних обчислень і підрахунків), так-сіровке (розцінки) і Контирування.
Таким чином, документи перевіряються за формою і содер-жанію, групуються за однорідними ознаками, що служить підставою для записів в облікових регістрах, після чого пере-Плестан в папки і використовуються для різних довідок, про-вєрок і документальних ревізій.
Угруповання є процес облікової обробки документів. Мета угруповання полягає в підготовці зведених даних по руху окремих-них видів майна і зобов'язань за звітний період. Тим самим спрощується ведення первинного обліку.
Арифметична перевірка дозволяє контролювати подсчі-ти підсумків, правильність відображення кількісних і стоимост-них показників.
Таксування - це визначення грошової оцінки господарських-них операцій, зафіксованих в документах. Багато посту-пающие в бухгалтерію документи мають тільки натуральні показники. При таксуванні в таких документах вказують ціни і суми.
Контирування - бухгалтерська запис в первинному документі, т. Е. Проставлення кореспонденції рахунків по конкретної хо-дарської операції, яка витікає зі змісту документа. Цей етап є більш високий рівень роботи з документами.
Система управління документообігом в ор-ганізації включає наступні дії:
1) розробляється положення про бухгалтерську службу;
2) складаються посадові інструкції для працівників бухгалтерії та інших працівників організації, що мають ставлення-ня до обліку,
3) складається графік документообігу в організації;
4) створюються технології обробки облікової інформації;
5) розробляються номенклатура справ і порядок поточного зберігання документів;
6) проводяться експертиза документів з точки зору їх цін-ності і підготовка справ до тривалого зберігання.