Документаційне забезпечення управління (11) - реферат, сторінка 2
Поняття про документи
Для нормального функціонування і розвитку будь-якої організації необхідно постійно володіти як оперативної, так і стратегічною інформацією у відповідній галузі діяльності. Під інформацією звичайно розуміють сукупність відомостей, показників, даних, необхідних для опису того чи іншого явища або процесу.
Управлінський процес за своєю суттю зводиться до збору, обробці, передачі, зберігання, пошуку та використання інформації з метою вироблення управлінського рішення.
Інформація може бути бездокументарній (усній) і документованої. тобто зафіксованої на будь-якому носії інформації (паперовому, магнітному та ін.). Процес фіксації інформації, тобто створення документа. називається документуванням управлінської діяльності. При цьому важливо підкреслити, що запис інформації на різних носіях (документування) повинна здійснюватися за встановленими правилами.
Таким чином, документ або документована інформація - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
Інформація, зафіксована на матеріальному носії, виконувала в давнину роль свідоцтва, докази. Саме на цю найважливішу функцію документа спочатку зверталася основна увага. Латинське слово "documentum" походить від "doceo" - "вчу" або "повідомляю" і означало якраз "свідоцтво", "доказ". Важливо зауважити, що термін "документ" старіший, ніж термін "інформація". До того ж до початку 20 століття поняття інформації було пов'язано насамперед з повідомленням, кваліфікованою, з передачею повідомлень, їх інтерпретацією.
ВУкаіни термін "документ" був переведений Петром Першим саме як "письмове свідчення". На всьому протязі 18 століття у визначенні поняття "документ" виділялося насамперед його правове призначення. Тим часом сам цей термін протягом тривалого часу майже не вживався. Замість нього в діловодної практиці зазвичай використовувалися інші терміни: "акт", "справа", "папір".
Серед філософів, дослідників природи, представників технічних наук ось уже протягом кількох десятків років йде суперечка навколо двох різних підходів до поняття "інформація". Одні з них розглядають інформацію як властивість, як атрибут, властивий всім матеріальним об'єктам, в тому числі і неорганічної природи. Ця концепція інформації отримала назву атрибутивної. Інші вважають, що інформація з'явилася лише з виникненням життя і пов'язують її з функціонуванням систем, що самоорганізуються, не визнаючи наявності інформації в неживій природі. У свою чергу, серед прихильників другого підходу є кібернетики, які вважають, що інформаційні процеси протікають у всіх самоврядних системах, і антропоцентрісти, які відносять інформацію лише до людського суспільства та свідомості.
Результатом наукових суперечок є відсутність точного визначення поняття інформація. Так, в Словнику основних термінів в галузі інформатики представлено чотири найбільш поширених тлумачення цього поняття:
"Інформація - це зміст отриманого повідомлення, його інтерпретація";
"Інформація - це третя складова трьох основ світобудови (матерія, енергія і інформація)";
"Інформація - це те, що зменшує невизначеність події".
Таким чином, до теперішнього часу поняття "документ" увібрало в себе такі найбільш суттєві характеристики, як інформаційне призначення, матеріальний носій, а також ряд функціональних аспектів. Разом з тим визначення поняття "документ" в різних науках має істотні відмінності. Це залежить, по-перше, від більш-, навпаки, менш широкого тлумачення поняття інформації і, по-друге, від висунення на перший план якої-небудь однієї складової документа, від акцентування уваги на будь-якому окремому його функціональному аспекті. В інформатиці, наприклад, документ нерідко визначається як "матеріальний об'єкт, що містить інформацію в закріпленому вигляді". В результаті під це визначення підпадає неосяжне безліч об'єктів, так як в природі немає матеріальних об'єктів, які не містили б яку-небудь інформацію. У документалістиці - одній з наук про інформацію - під документом розуміється "будь-яка семантична інформація, виражена на будь-якій мові і зафіксована будь-яким способом на будь-якому носії з метою її звернення до динамічної інформаційної системи". Це визначення значно звужує поняття документа, але тим не менш включає в нього одночасно і книги, і журнали, і газети, і службові документи і т.п.
При створенні документів використовують різні способи документування в залежності від змісту інформації: звукозапис (фонодокумент), фотографію (фотодокумент), запис зображень і звуків (аудіовізуальний документ) і т. Д.Документ, створений юридичною або фізичною особою, оформлений і засвідчений в установленому порядку , називається офіційним документом. Офіційний документ, який використовується в поточній діяльності організації, називають службовим документом .Якщо документ створений особою поза сферою його службової або громадської діяльності, то він вважається документом особистого походження 6.
І нформаціонная функція визначається потребою в запечатлении інформації з метою збереження і передачі і притаманна всім без винятку документів. Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичної і розумової діяльності.
Інформацію, що міститься в документах можна поділити на:
- ретроспективну (що відноситься до минулого);
- перспективну (що відноситься до майбутнього)
Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, поділ на первинну і вторинну; за жанрами; видам; носіям і ін.
Кожен документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації.
Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніше документ.
1) документи, орієнтовані в одному напрямку (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки та ін.);