Добові при відрядженнях за кордон норми і облік
Згідно з нормами цього Положення, керівник виходячи з складності завдання і виробничої необхідності, визначає тривалість поїздки для виконання поставлених цілей поза основним місцем праці. Згідно п.11 зазначеного нормативно-правового акта, до витрат на відрядження, що підлягають компенсації, відносяться витрати на:
- Проїзд до місця виконання поставлених завдань і назад;
- Проживання в готелі чи іншому тимчасовому житлі (його різновид клас і приблизна вартість обмовляється до початку відрядження);
- Доп. витрати при знаходженні в службовій поїздці - являє собою фіксовану суму, яку призначає і виплачує роботодавець з розрахунку на один день;
- Інші статті витрат, пов'язані з виконанням відрядних завдань, узгоджені з керівництвом підприємства.
Згідно п.23 Положення, при направленні працівника у службове поїздку закордон, до відшкодовуються витрат додаються:
- Вартість оформлення закордонного паспорта, візи та інших паперів, необхідних для в'їзду службовця на територію іноземної держави;
- Обов'язкові збори, в тому числі стягується в аеропорту і при в'їзді (транзит) автомобіля;
- Вартість оформлення обов'язково мед. страховки, якщо вона передбачена при в'їзді в іноземну державу;
- Інші обов'язкові збори і витрати, пов'язані з в'їздом та перебуванням у відрядженні за кордоном.
Приватні організації при бажанні можуть використовувати таблицю норм оплати добових при відрядженнях за кордон, закріплену в Положенні №812. Вони також мають право встановити єдину величину для «закордонних» добових або визначити для їх розмір для кожної країни окремо.
Якщо при перетині кордону країни, куди направляється службовець у відрядження, ставиться відповідна відмітка, то по ній і визначається дата в'їзду. Якщо такі штампи не ставляться, наприклад, в країнах СНД, то дата виїзду з країни буде встановлюватися по проїзним документам, що надаються співробітником, після завершення службової поїздки.
У ряді випадків при закордонних відрядженнях може використовуватися особистий транспорт трудящого або робочий автомобіль. В такому випадку фактична тривалість перебування в місці відрядження повинна бути вказана в службовій записці. Також в цьому випадку раціонально оформити шляховий лист для службовця. По поверненні на підприємство він повинен бути наданий разом з іншими виправдувальними документами (квитанціями, чеками і т.д.).
В якій валюті слід видавати добові при закордонних службових поїздках?
Добові, відповідно до п.10 Положення №749, повинні виплачуватися співробітникові до початку його відрядження. Крім того, йому повинен бути виплачений грошовий аванс для покриття витрат на проїзд, оренду житла і інші витрат, пов'язаних з реалізацією поставлених перед ним службових завдань. Видача покладених коштів може здійснюватися в рублях або у валюті.
Однак є й винятки, перелік яких закріплений в ст.9 цього Закону. Серед них і компенсація витрат пов'язаних із зарубіжними відрядженнями і повернення частини коштів, які не були використані.
Після отримання грошей службовець самостійно набуває необхідну валюту в обмінному пункті або відділенні банку. При цьому він зобов'язаний отримати у касового співробітника квитанцію чи інший документ, що підтверджує проведення відповідних валютних операцій. Наступні розрахунки і компенсація витрат буде проводитися виходячи з платіжних документів, які отримає трудящий при покупці.
У даній ситуації конвертації валюти повинна розцінюватися виключно як операція між фізособами. Це пов'язано з тим, що при її здійсненні конкретний громадянин (відрядження службовець) здійснює покупку готівкової іноземної валюти від свого імені, а ні від імені підприємства.
Порядок розрахунку добових при відрядженні за кордоном
- На території нашої країни - при цьому під час проходження закордон розрахунок проводиться в іноземній валюті, а при поверненні назад (після перетину кордону) - в рублях.
- Закордоном - в порядку, передбаченому Положенням №812 або іншому, закріпленому локальними нормативними актами підприємства,
Дата перетину кордон держави визначається виходячи з відміток прикордонної служби, які проставляються в закордонному паспорті службовця. Якщо ж в державі, куди направляється відряджаються співробітник, проставлення таких відміток не проводиться, то дата перетину кордону буде визначатися виходячи з проїзних документів.
У разі, коли службове завдання передбачає знаходження відрядженого працівника в декількох іноземних державах, то день, коли була пересічена межа між ними, оплачується згідно з нормами тієї країни, в яку він зараз прямує.
Може трапитися і така ситуація, що службовець вирушив у відрядження за кордон, але повернувся в той же день, після виконання поставлених завдань. В даному випадку оплата добових буде проводитися в іноземній валюті, але в розмірі 50% від норми.
При виникненні ситуації, коли співробітник затримався в дорозі, оплата добових за цей час проводиться за рішенням роботодавця. Працівник зі свого боку повинен надати суду докази, які підтверджують те, що затримка викликана виробничою необхідністю і була необхідна для вирішення поставлених перед ним завдань.
У локальних актах організації може бути встановлений порядок розрахунку добових при відрядженнях за кордон, приклад його здійснення, суми добових виплат і правила нарахування необхідних сум на відрядження працівникам. Можливість підприємства самостійно визначати дані моменти дає право встановлювати свої правила, але вони не повинні суперечити нормам чинного законодавства.
Оплата ПДФО за добові за закордонними відрядженнями
Згідно пп.12 п.1 ст.264 НК Україна всі витрати, пов'язані з оплатою витрат на відрядження співробітників, враховуються при розрахунку податкової бази. На відміну від податку на прибуток, що підлягає сплаті, добові звільняються від ПДФО. Однак тільки в межах встановлених законодавством лімітів. Згідно п.3 ст.217 НК Україна звільняються від ПДФО відрядження:
- На території України - в межах 700 руб. на добу;
- Закордоном - до 2500 руб. на добу.
Так як приватні підприємства мають право самостійно визначати величину добових, тому їх величина може бути вище встановлених лімітів. У такому випадку суми, отримані понад нормативів, розцінюються як дохід службовця, тому з них слід сплачувати податок.
Визначаючи дату отримання цього прибутку, слід орієнтуватися на місяць, в якому керівником підприємства був затверджений авансовий звіт. Дане правило закріплено в пп.6 п.1 ст.223 НК РФ. ПДФО згідно з порядком, встановленим в п.6 ст.226 НК РФ, утримується з найближчої виплати зарплати службовця, а перерахований повинен бути не пізніше наступного дня після отримання ним належних сум.
Розрахунок податкової бази для ПДФО зі коштів отриманих понад встановлених лімітів розраховується шляхом множення суми перевищення норми на кількість днів перебування у відрядженні.
Так як ліміти встановлені в рублях, то можуть виникнути при нарахуванні добових в іноземній валюті. У даній ситуації порядок проведення розрахунків залежить від того, в якій валюті отримує аванс службовець. Якщо при відрядженні за кордоном йому нараховується оплата в іноземних грошових знаках, але вручаються добові в рублях (наприклад, при відсутності у фірми валютного рахунку), то перерахунок проводити не слід.
У разі отримання співробітником авансу в іноземній валюті, керівництву підприємства для визначення податкової бази буде потрібно перерахувати видану йому суму в рублях. В даному випадку слід брати курс ЦБРФ, встановлений в тому місяці, коли був затверджений авансовий звіт. З отриманої суми віднімається ліміт - 2500 руб. Всі кошти, що залишилися треба помножити на кількість відрядних днів. Підсумкова сума і є податковою базою, з якої виробляється сплата ПДФО.
Податок на прибуток з добових у відрядженні за кордоном
Як було зазначено раніше, в пп.12 п.1 ст.264 НК Україна вся сума добових включається до витрат підприємства пов'язані з відрядженнями і впливає на розрахунок бази для податку на прибуток. При цьому якщо кошти були видані в рублях, то вони вносяться до складу «прибуткових» витрат фірми.
Якщо ж добові виплачувалися в іноземній валюті, то відповідно до п.10 ст.272 НК Україна вони повинні бути перераховані за курсом ЦБРФ, який був встановлений на день їх вручення відрядженому працівникові. Підсумкова сума також множиться на кількість днів службової поїздки і списується до витрат фірми.
Розрахунок страхових внесків з добових при відрядженнях за кордон
В даному випадку також є певне обмеження. Їх сума не повинна перевищувати норму, встановлену для відряджених службовців в локальних актах цього підприємства. Якщо ж є необхідність у нарахуванні більшої кількості добових, то роботодавцю досить прописати необхідну суму в наказі про службову поїздку.
