Дані без формул
Залиште видимими тільки потрібні листи з інформацією, потім запустіть основну процедуру надбудови через натискання Ctrl + w (Ctrl + ц).
Після підтвердження запуску на всіх не прихованих листах вихідного файлу у всіх осередках формули замінюються на значення, а зведені таблиці перетворюються в звичайні. Також видаляються елементи управління Forms (кнопки, списки, прапорці), інші графічні елементи зберігаються. Потім ці листи переносяться в нову робочу книгу. Вихідний файл закривається без збереження змін.
У файлі-звіті зберігається все форматування. Формули залишаються тільки на рівні умовного форматування. Може зміниться зовнішній вигляд, якщо ці формули посилалися на приховані аркуші вихідного файлу (це теоретично можливо).
Файл надбудови datasnapshot.xla сумісний з усіма версіями Excel. Встановлюється стандартними засобами Excel:
Як уже зазначалося, надбудова резервує поєднання клавіш Ctrl + w (Ctrl + ц). При цьому стандартна функціональність цього поєднання клавіш (закриття активної книги) відключається.
Якщо надбудова активна, то при натисканні Ctrl + w (Ctrl + ц) в активному файлі з'явиться наступне попередження:
Будьте уважні, якщо вихідний файл не збережено, то краще натиснути "Ні" і зберегти дані.
При натисканні кнопки "Так" запуститься процес створення нового файлу Excel, в якому будуть тільки значення з поточного файлу, будуть видалені всі посилання, формули, елементи управління, макроси та ін. В результаті вийде файл невеликого обсягу, який може використовуватися для друку і пересилання по електронній пошті.