Централізація і децентралізація повноважень - делегування повноважень
Централізація і децентралізація повноважень
Делегування повноважень є складовою частиною децентралізації. Головна мета делегування повноважень - уможливити децентралізацію управління організацією. Це необхідно робити, коли масштаби управління занадто великі і сам процес включає в себе передачу повноважень нижчестоящим керівникам на виконання спеціальних завдань. Передаються лише повноваження. Всю відповідальність продовжує нести старший керівник.
Від масштабу повноважень залежить ступінь централізації і децентралізації. Централізація означає концентрацію завдань управління, а децентралізація - поділ завдань за певними ознаками.
При відсутності делегування повноважень управління організацією стає занадто централізованим. Рівень централізації тим нижче, чим більше рішень приймається безпосередньо на робочих місцях, які негайно виконуються і носять вузький, спеціальний характер. Централізація характеризується відсутністю передачі повноважень і відомими межами компетентності, що веде до зниження оперативності в прийнятті рішень. Надмірна централізація ущемляє розвиток ініціативи представників нижчої ланки керівників.
Фактори, що визначають ступінь децентралізації управління включають в себе наступне:
· Сприйнятливість до нових ідей;
· Готовність передати рішення незначних питань нижчого ланці управління;
· Готовність довіряти нижчого ланці управління;
· Прагнення здійснювати лише загальний контроль (а не погодинної, щоденний).
Повноваження в системі управління розподіляються не завжди рівномірно, вони можуть бути з тих чи інших причин зосереджені переважно на верхніх або на нижніх її "поверхах".
Тоді в першому випадку має місце централізація управлінських повноважень, а в другому їх децентралізація. При цьому потрібно мати на увазі, що всі повноваження не можуть бути централізовані або децентралізовані. Повної централізації перешкоджає те, що люди мають у своєму розпорядженні лімітованими ресурсами часу, знань, досвіду і можуть одночасно вирішувати лише певне число проблем, засвоювати обмежений обсяг інформації. Повна децентралізація неможлива через те, що організація втратить керованість і потрапить в стан хаосу.
Це неминуче призводить до того, що централізація в одному відношенні вимагає одночасно зворотного процесу в іншому. Так, зайве зосередження вирішення тих чи інших проблем у вищій управлінській структурі зумовить те, що більшість з них неминуче буде прийматися на її нижніх поверхах, що аж ніяк не додасть їм якості, зате знизить оперативність і посилить бюрократизацію управління.
Централізація і децентралізація управління можуть розвиватися як вшир, так і вглиб. У першому випадку мова йде про збільшення числа підконтрольних даному суб'єкту проблем; у другому - про їх більш грунтовної і деталізованої опрацюванні, яка в іншому випадку могла б здійснюватися на нижніх поверхах управлінської ієрархії.
Ступінь централізації управлінських повноважень визначається наступними обставинами:
· Витратами, пов'язаними з прийняттям рішень. Чим вище ціна прийняття рішень, тим на більш високому рівні вони повинні розглядатися;
· Розмірами організації. Чим більше фірма, тим складніше координувати діяльність усередині неї, і тут виникає перевага горизонтальних зв'язків. У великих фірмах необхідна максимальна децентралізація повноважень і розбиття організації на ряд великих блоків, керівництво яких має бути максимально наближене до рівня, на якому приймаються рішення;
· Особливостями історичного розвитку і традиції;
· Характером і світоглядом вищих керівників;
· Наявністю необхідних кадрів;
· Характером діяльності, яка сама по собі обмежує можливості централізації повноважень;
· Динамікою бізнесу - чим вона вища, тим вище повинна бути децентралізація;
· Зовнішніми силами у вигляді державного регулювання, особливостей оподаткування, дій профспілок.
В умовах існування гігантських підприємств з масовим випуском однорідної продукції тенденція до централізації управління була переважаючою, оскільки умови виробництва створювали для неї найбільш сприятливий грунт і давали можливість реалізовувати її переваги, які полягали в наступному.
По-перше, в посиленні стратегічної спрямованості управлінського процесу і забезпечення при необхідності концентрації ресурсів на ключових напрямках діяльності організації. По-друге, в усуненні невиправданого дублювання управлінських функцій, що приводить до економії відповідних витрат (наприклад, замість бухгалтерії в кожному підрозділі в фірмі створюється єдина бухгалтерія з меншим штатом співробітників). По-третє, в концентрації процесу прийняття рішень в руках тих, хто краще знає загальну ситуацію, має більший кругозір, знання, досвід.
Однак централізація повноважень має свій зворотний бік: витрачається багато часу на передачу інформації, в процесі чого значна частина її втрачається або спотворюється; найважливіші рішення приймаються особами, відірваними від життя і погано представляють собі конкретну ситуацію, в той же час виконавці, яким ситуація добре знайома, від вироблення і прийняття рішень усунуті, і ті нав'язуються їм у примусовому порядку. В результаті рішення виявляються недостатньо якісними і неефективно реалізуються на практиці.
Сьогодні в умовах значного ускладнення виробничих і інформаційних процесів, збільшення числа і ступеня господарської самостійності суб'єктів, що входять в організацію, їх територіальної розкиданості, швидкої зміни кон'юнктури, зростання в геометричній прогресії числа прийнятих рішень і т.п. виникла реальна потреба децентралізації процесу управління.
Вона дозволяє, по-перше, швидко розробляти і приймати рішення, в тому числі за участю безпосередніх виконавців; по-друге, більш виразно відображати в цих рішеннях об'єктивну ситуацію; по-третє, відмовитися від детальних інструкцій з центру, знизивши цим самим його перевантаження другорядними проблемами і скоротивши інформаційні потоки.
Однак децентралізація управління супроводжується низкою негативних наслідків, які необхідно враховувати в практичній діяльності. Перш за все, внаслідок відособленості процесу прийняття рішень і концентрації його на нижніх поверхах управлінської структури найчастіше слабко враховуються або зовсім ігноруються інтереси інших підрозділів і організації в цілому, в результаті чого рішення часто носять тактичний характер, виявляються дрібними, малоефективними.
Через відсутність загальних правил і процедур вироблення і прийняття рішень "утруска" займає багато часу і далеко не завжди виявляється успішною. Нарешті, децентралізація може привести до сепаратизму, наносить величезну шкоду організації.
Крайньою формою децентралізації управління є його повна відсутність, що має місце в так званих множинних структурах - організаціях конгломератного типу, в яких відсутні які б то не було зв'язку - інформаційні, технологічні, організаційні і навіть фінансові, за допомогою яких формується і розподіляється централізований фонд грошових коштів - вони замінюються фінансовим контролем.
Оскільки децентралізація не може відбуватися нескінченно без руйнування самої організації, в якийсь момент вона змінюється зворотним процесом - централізацією. Таким чином виникають свого роду "маятникові коливання", які надають системі управління додаткову гнучкість і стійкість.
Іншим способом приборкання надмірну самостійність підрозділів є так звана вибіркова централізація, що припускає, що, поряд з наданням їм більшої свободи дій, їх керівники потрапляють в жорстке персональне підпорядкування до першої особи організації, стаючи його заступниками, а, отже, змушені бувають в цій якості беззастережно підкорятися вказівкам центральної влади.
Переваги та недоліки централізації і децентралізації:
Переваги централізації і децентралізації
1. Централізація покращує контроль і координацію спеціалізованих незалежних функцій, зменшує кількість і масштаби помилкових рішень, прийнятих менш досвідченими керівниками.
2. Сильне централізоване управління дозволяє уникнути ситуації, при якій одні відділи організації ростуть і розвиваються за рахунок інших або організації в цілому.
3. Централізоване управління дозволяє більш економно і легко використовувати досвід та знання співробітників центрального адміністративного органу.
1. Керувати особливо великими організаціями централізовано неможливо через величезної кількості вимагається дли цього інформації і, як наслідок цього, складності процесу прийняття рішень.
2. Децентралізація дає право приймати рішення тому керівнику, який найближче стоїть до виниклої проблеми і, отже, краще за всіх її знає.
3. Децентралізація стимулює ініціативу і дозволяє особистості ототожнити себе з організацією. При децентралізованому підході найбільше підрозділ організації здається його керівнику зовсім невеликим, і він може повністю розуміти його функціонування, повністю контролювати його і відчувати себе частиною цього підрозділу. Такий керівник може відчувати такий же ентузіазм в своєму підрозділі, як незалежний підприємець у всьому своєму бізнесі.
4. Децентралізація допомагає підготовці молодого керівника до більш високих посад, надаючи йому можливість приймати важливі рішення на самому початку його кар'єри. Це забезпечує приплив в організацію талановитих керівників. При цьому передбачається, що талановитими керівниками не народжуються, а стають в процесі набуття досвіду. Оскільки при цьому терміни просування від рядових до вищих посад стають коротшими, децентралізація сприяє тому, що честолюбний і напористий молодий керівник залишається у фірмі і росте разом з нею.
Недоліки централізації в тому, що вона закриває шляху отримання переваг децентралізації, і навпаки.
Фактори, що впливають на співвідношення централізації і децентралізації:
- величина витрат (що може бути виражено в грошах, престиж або заходи суб'єктивного властивості);
- ступінь уніфікації. Бажаний рівень однаковості може бути більш ефективно досягнуто за допомогою зміцнення централізації;
- розміри підприємства. На великих підприємствах рішення приймаються великим числом керівників різного рівня, які складно координувати. Там, де повноваження розосереджені, рішення приймаються більш оперативно;
- наявність відповідного керівника. При відсутності менеджерів доцільно зосередити повноваження у вищих ланках управління;
- використання прийомів контролю. Чим вище можливості контролювання, тим більшою мірою децентралізації можна досягти;
- характер діяльності організації. Якщо здійснювані комерційні операції поширюються на великі географічні райони, то буде потрібно і велика ступінь децентралізації;
- вплив зовнішнього середовища. Маються на увазі, наприклад, політика уряду у сфері ціноутворення, доходів або будь-які обмеження на використання робочої сили. Ці причини можуть зменшити ступінь децентралізації управління організацією, але їх чітке формулювання може сприяти вирішенню проблеми.