7 Способів спланувати свій час - центр навчання
При правильному підході звичка складати щоденний і щотижневий план допоможе вам завжди зберігати спокій і впевненість в житті. Проте надмірне захоплення розпорядком дня часом може обернутися стресом і постійним відчуттям неспокою, коли вам буде здаватися, що краще б ви й не починали нічого планувати.
В основному, люди починають відчувати стрес тоді, коли вони не розуміють, як поєднати організований розпорядок дня з непередбаченими обставинами і спонтанними подіями. Замість того, щоб спокійно прийняти зміни як неминучу частину робочого процесу, вони починають дратуватися на себе і на оточуючих, ледь що-небудь піде врозріз з їх планами, будь то перенесення зустрічі або несподівана зволікання. Вони можуть змусити всіх нервувати, відмовляючись братися за роботу під приводом браку часу для вирішення питання найкращим чином. Наприклад, якщо термін, відведений на якийсь проект, довелося скоротити з трьох годин до півтора, вони, можливо, не захочуть навіть почати над ним працювати.
Щоб по-справжньому скористатися перевагами планування дня або тижня, а уникнути всієї цієї нервування від його «побічних ефектів», слід поставитися до проблеми з великим спокоєм. У своїй книзі «How to Invest Your Time Like Money» я раджу людям застосовувати сім способів досягнення ефективності, які працюють тільки за умови планування. Для того щоб при цьому зберегти позитивний настрій, необхідно бути готовим відкрито і спокійно прийняти непередбачені обставини.
Наміри мають значення.
Навряд чи ви захочете летіти на літаку, не знаючи, де він приземлиться, адже він може понести вас зовсім не туди, куди треба. Так само і з організацією часу: ви повинні знати заздалегідь, де в результаті ви хочете опинитися і які кроки вам слід зробити для цього. Безумовно, пілотам деколи доводиться міняти маршрут, а то і здійснювати незаплановану посадку через погодні умови. Однак те, що у них є чіткий пункт призначення, сильно підвищує шанси пасажирів в кінці кінців прибути в потрібне місце.
Так і ви досягнете кращого результату, якщо намітили завдання на день. Наступного разу, коли спливе щось непередбачене, порушить всі ваші плани і змусить вас засумніватися в самій ідеї ефективної організації часу, нагадайте собі одну просту річ. Ваші початкові наміри задали траєкторію руху і дали вам необхідний імпульс, щоб досягти кінцевої мети, навіть якщо в дорозі іноді доводиться міняти курс.
Перегляньте своє розуміння ідеального результату.
Один з клієнтів якось запитав мене, домагається чи хто-небудь виконання всіх поставлених завдань. Я відповіла, що 100% досягнення цілей за день - велика рідкість. Для більшості людей хороший результат - коли вдається зробити 60-70% з того, що вони для себе намітили. Пізніше, поміркувавши ще трохи, я зрозуміла, що на це питання краще було б відповісти по-іншому: ідеальний результат визначається вашою впевненістю в тому, що ви правильно розпорядилися своїм часом, виходячи з відомостей, якими ви мали, ваших пріоритетів і обставин, які виникли протягом дня. Щоб краще оцінити свою щоденну продуктивність, доречніше буде питання «Чи правильно я сьогодні витратив свій час?», А не «Чи зробив я все, що запланував?».
Не витрачайте час на складання «ідеального» плану.
Ідеального плану не існує. Навіть якби був спосіб створити щось подібне, грунтуючись на відомій вам інформації, вам все одно не вдалося б врахувати непередбачені події, а значить, і гарантувати його досконалість. Мета складання грамотного розкладу дня полягає в тому, щоб забезпечити достатній рівень ясності. Вам повинно бути зрозуміло, на чому зосередити свою увагу і як розцінювати нові можливості. Я рекомендую встановити тимчасові рамки на організацію розпорядку дня і тижня. Найчастіше для складання плану на тиждень достатньо максимум години. А планування дня не повинно перевищувати п'ятнадцяти хвилин, оскільки в цьому випадку вам не треба розставляти нові пріоритети, досить відштовхуватися від завдань, які ви поставили перед собою на тиждень.
Уявіть, що ваші плани - це карта.
Плани на день, на тиждень і навіть на рік - це та карта, яка дозволить вам знайти правильний напрямок руху і загальне уявлення про дороги, які ви можете вибрати. Подібно до того, як при відхиленні від обраного маршруту ви заглянете в карту, щоб повернутися на потрібний шлях і продовжити подорож, план дасть вам зрозуміти, як переробити свій графік в разі тимчасової затримки. Протягом дня я постійно звіряюся зі своїм розкладом і вношу корективи. При цьому я говорю собі: «Так, з огляду на реальний час, що пішов на цей пункт, або цей важливий незапланований розмову, що мені зараз потрібно зробити в першу чергу?». Ви можете чинити так само. Замість того щоб перевіряти електронну пошту після позапланової зустрічі або дзвінка, зверніться краще до свого графіку і при необхідності перемістіть події в щоденнику або переставте пункти в списку завдань, щоб мати більш чітке розуміння, що варто зайнятися в першу чергу.
Чекайте несподіванок.
Одне з найважливіших переваг розумної організації часу в тому, що вона дає можливість реагувати на несподівані події, не відчуваючи сильний стрес. При правильному плануванні ви дієте завбачливо і виконуєте завдання раніше терміну. В цьому випадку, навіть якщо станеться щось, що вимагає внесення змін до ваш графік, для вас це не складе великої проблеми, оскільки ви планували час з запасом. Якщо діяти без розумного розпорядку, працювати вам доведеться в такій близькості до заданого терміну, що найменший збій може спричинити серйозні неприємності. Для того щоб значно знизити рівень стресу, поставте перед собою завдання - хоча б один день на тиждень (а краще декілька) виконувати роботу раніше терміну. Так ви зможете більш гнучко реагувати на несподівані затримки і технічні неполадки.
Вас ніхто не екзаменує.
Якщо ваші плани і точність їх виконання лежать в основі вашої самооцінки, ви ризикуєте втратити грунт під ногами. Хоча я всією душею вірю в силу визначення мети й дисципліни, я також знаю, що життя неможливо поставити під повний контроль. Нам потрібно прийняти її такою, яка вона є. Якщо ви журитеся про те, що ви зробили або чого не зробили, задайте собі два питання: «Що сталося?» І «Чи можу я вчинити по-іншому наступного разу?». Відповіді на них допоможуть вам зрозуміти, які рішення зробити в майбутньому.
Будьте відкриті для творчості.
Мені дуже сподобалися роздуми, якими поділився зі мною один з моїх клієнтів. З його дозволу я передаю ці слова, так як мені здається, що вони прекрасно висловлюють взаємодія намірів і свободи: «На цьому тижні я чудово провів час з мамою. Вона вчила мене техніці живопису маслом. Вона розповіла, що деякі художники перед початком роботи над картиною накидають на полотно ескіз свого пейзажу. При цьому вона підкреслила, що ескіз цей тимчасовий, він не повинен бути дуже детальним і художнику не варто занадто строго його дотримуватися, в іншому випадку це погано позначиться безпосередньо на спонтанності його роботи і буде заважати його творчим імпульсам. Мені здається, що цей урок можна віднести і до управління часом. Я починаю знову відкривати для себе, що по-справжньому важливо, який я хочу бачити своє життя і як краще реалізувати себе. Спасибі вам за те, що допомогли мені зрозуміти: життя - це картина, яку я можу малювати так, як мені захочеться ».
Загалом ... розслабтеся. Дихайте глибше. Розкрийте вітрила і керуйте ними за течією і вітром. Наша захищеність і впевненість лежить не в наших планах, а в нашому серці. Життя нам дана, щоб жити і насолоджуватися, а не просто щоб поставити галочку навпроти кожного пункту зі списку.