Все, що потрібно знати про штатний розклад
Штатний розклад - це план комплектування кадрового складу. Деякі компанії нехтують складанням штатного розкладу, оскільки воно не є первинним документом, а форма № T-3, яка застосовується для його підготовки, носить рекомендаційний характер.
Однак на практиці штатний розклад необхідно, і допомагає роботодавцю як для внутрішнього контролю та управління, так і при спілкуванні з перевіряючими органами. Сьогодні розбираємося у всіх аспектах його підготовки і ведення.
Чим загрожує відсутність штатного розкладу?
Штатний розклад зазвичай просять уявити трудові та податкові інспекції під час перевірок. Його відсутність трактується як порушення законодавства про працю та охорону праці. За таке порушення посадова особа штрафують на 1-5 тис. Рублів, організацію - на суму 30-50 тис. Рублів (ст. 5.27 КоАП України).
Штатний розклад допомагає обгрунтувати звільнення співробітників за скороченням штату при розгляді справи в суді. Без штатного розкладу роботодавцю складно довести, що звільнення виправдано. Також неможливо буде довести, що на момент звільнення в організації не було вакансій, які можна запропонувати скорочуваним працівникам (роботодавець зобов'язаний при скороченні запропонувати інші робочі місця по ст. 179 ТК України).
Хто і як повинен складати і вести штатний розклад?
Штатний розклад може бути складено на будь-який термін, але зазвичай його роблять на рік. Щоб ця процедура щоразу проходила як по маслу, варто описати її в Інструкції з діловодства:- вказати терміни і правила розробки та внесення змін;
- форму наказу про затвердження штатного розкладу;
- відповідальних за формування і підписання штатного розпису і наказів осіб;
- склад правових і локальних нормативних актів роботодавця, на підставі яких створюється штатний розклад;
- працівників, з якими необхідно погоджувати проект штатного розкладу і зміни в нього.
За якою формою складати штатний розклад?
Як заповнювати форму № Т-3?
Реквізити форми оформляємо в такий спосіб:
Найменування організації повинно повністю відповідати тому, що закріплено в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою. Якщо є скорочене найменування, воно вказується в дужках, слідом за повним.
Код організації - вісім знаків коду по Загальноукраїнського класифікатора підприємств і організацій (ЄДРПОУ).
Дата складання в форматі ЧЧ.ММ.ГГГГ
Період дії. Вказується, скільки буде діяти штатний розклад і з якої дати воно вступає в силу.
Заповнюємо графи, всього їх 10.
Найменування структурного підрозділу вказується без скорочення відповідно до класифікатора підрозділів, затвердженим роботодавцем. Якщо класифікатора немає, то а алфавітному порядку або в порядку убування числа співробітників підрозділу.
Якщо від найменування підрозділу залежить надання працівникам пільг, потрібно вказати назву підрозділу відповідно до галузевих класифікаторів шкідливих виробництв і іншими відповідними документами.
Код структурного підрозділу. Також вказується відповідно до класифікатора, в якому вони розташовані по функціональної важливості. Якщо класифікатора немає, коди можна привласнити підрозділам, розташованим в алфавітному порядку або за іншим принципом.
Кількість штатних одиниць вказується по кожній посаді чи професії. Якщо передбачається робота за сумісництвом - вказується у відповідних частках (наприклад, 0,5; 2,75 і т.д.).
Тарифна ставка, оклад вказується в розмірі місячної заробітної плати в залежності від системи оплати праці (тариф, оклад, відсоток від прибутку, коефіцієнт трудової участі та ін.) Розмір окладу необхідно вказувати в рублях або у відсотках, коефіцієнтах і ін. Від практики вказувати зарплати в доларах краще відмовитися. Формально це не заборонено, в ТК України йдеться лише про обов'язок роботодавця платити зарплату в рублях. Тобто оклад просто перекладається в рублі за поточним курсом. Однак судова практика говорить про те, що тут є порушення.
Трудовий кодекс України не містить норм, які прямо забороняють роботодавцю встановити розмір заробітної плати в іноземній валюті (умовних одиницях), так як в ч. 1 ст. 131 ТК України розсилання йдеться тільки про виплату заробітної плати в грошовій формі у валюті України (в рублях). Але згідно з ч. 3 ст. 129 ТК Україна тарифна ставка і оклад має фіксований розмір, який повинен бути незмінним протягом терміну дії договору. А оскільки розмір окладу щоразу вважається за поточним курсом, падіння курсу долара, на думку суду, може призвести до погіршення умов оплати праці працівника.
Надбавки. У графах 6-8 вказуються стимулюючі і компенсаційні виплати, встановлені законом або за ініціативою роботодавця.
У графі Всього вказується загальна сума граф 5-8 (оклад і надбавки), помножена на кількість штатних одиниць.
Примітка заповнюється, якщо інформація в графах форми неоднозначна і вимагає пояснень.
Підписи під проектом штатного розкладу ставлять керівник і головний бухгалтер.
Не забудьте проставити номер документа у відповідній графі форми.
Проект штатного розкладу готовий, що далі?
Штатний розклад затверджується відповідним наказом по основній діяльності. У тексті наказу вказується факт затвердження штатного розкладу, загальна кількість штатних одиниць і термін введення документа в дію. Наказ підписується керівником компанії або іншою уповноваженою особою, а потім - реєструється в Журналі реєстрації наказів по основній діяльності. Реєстраційний номер проставляється на наказі. Потім наказ і штатний розклад відправляється на безстрокове зберігання, як правило, разом з іншими наказами з основної діяльності.
Як вносити зміни?
Оскільки штатний розпис затверджується наказом, то і зміни до нього вносяться також наказом. Дата випуску наказу про зміну і дата вступу змін в силу зазвичай не збігаються. Якщо зміни незначні, випускаються поправки до розкладу, а якщо масштабні - складається новий штатний розклад з новим наказом про його затвердження.
Зміни штатного розкладу зазвичай зачіпають співробітників, тому за ним слід зміна трудових договорів. У більшості випадків для їх застосування потрібна згода працівників, дотримання термінів повідомлення персоналу та інше.
Увага: ознайомлення працівника з наказом про внесення зміни до штатного розпису не є підтвердженням його згоди на зміну умови трудового договору.
Подивимося, як відобразити зміна окладу співробітників. Роботодавець зобов'язаний за два місяці повідомити про це персонал, а потім видати наказ про внесення змін до штатного розпису. У наказі вказуються посади, нові оклади і дата вступу змін в силу. Співробітники відділу кадрів, які будуть вносити зміни в трудові договори, знайомляться з наказом під підпис.
Потім з працівниками укладають додаткові угоди. У них недостатньо обмежитися фактом збільшення або зменшення окладу - потрібно вказати причини (по ст. 22 і 132 ТК Україна зарплата працівника залежить від кваліфікації, складності виконуваної роботи, кількості і якості витраченої праці). В іншому випадку співробітник, наприклад, зможе вимагати доплатити йому за попередні періоди, в які він робив те ж саме, але за менші гроші.
Увага: зменшувати розмір оплати праці в односторонньому порядку за ст. 74 ТК Україна можна тільки при зміні організаційних або технологічних умов праці. Наприклад, при прийнятті нової політики управління персоналом, при модернізації виробництва, зменшенні обсягу продукції, що випускається, реорганізації виробництва.
Однак для такого маневру посаду і кваліфікація працівника не повинні змінюватися, роботодавець зобов'язаний довести, що визначені трудовим договором умови не могли бути збережені, а неприйняття рішення про зниження окладів призвело б до масових скорочень персоналу. Аргументів у вигляді зниження попиту на послуги або продукцію або падіння прибутку недостатньо.
Ірина Петренко
Директор з надання послуг з розрахунку заробітної плати і кадрового адміністрування.
Підписуйтесь на наш канал в Telegram
Дорогі Новомосковсктелі, якщо ви помітили помилку чи опечатку, допоможіть нам її виправити! Для цього виділіть помилку і натисніть одночасно клавіші «Ctrl» і «Enter». Ми дізнаємося про неточність і виправимо її.