Витрати документально не підтверджені
Матеріал надано редакцією бератора «До вас прийшла перевірка»
Буває, що первинні документи з якихось причин відсутні. Наприклад, вони загубилися при переїзді фірми або в результаті надзвичайної ситуації (пожежі, пограбування і т. П.). Чим це загрожує компанії? При черговій перевірці налоговікіобязательно звернуть на це увагу і оштрафують фірму. Що ж робити?
Відсутність первинних документів вважається грубим нарушеніемправіл обліку доходів і витрат (ст. 120 НК РФ). Штраф за це порушення составіт5000 рублів. Якщо ж відсутність документів призвело до заниження податку, то штрафсоставіт 10 відсотків від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 рублів.
Щоб уникнути відповідальності, ми пропонуємо зробити в такий образом.Первое, що потрібно зробити бухгалтеру в такій ситуації, - довести свою невіновностьв тому, що первинні документи відсутні.
Порада: складіть акт, в якому перераховуються відсутні документи і прічінаіх відсутності. Цей акт повинен бути затверджений керівником фірми.
Якщо документи пропали через пожежі, крадіжки або іншої надзвичайної ситуації, вам також знадобиться довідка, що підтверджує, що така ситуація действітельноімела місце. Так, якщо сталася пожежа, то необхідна довідка з пожежної частини; якщо трапилося затоплення - довідка організації, яка експлуатує будівлю, якщо документи вкрали - довідка з міліції.
Якщо, наприклад, відсутні документи, що підтверджують покупку товарів (робіт, послуг), домовтеся з постачальниками, щоб вам виписали копії всіх необходімихдокументов.
Звичайно, відновити відсутні документи можна, тільки якщо вам відомо, які саме документів вам не вистачає для підтвердження витрат, а такжеу яких саме постачальників були закуплені товари (роботи, послуги).
Набагато складніше, якщо, наприклад, загубилися папери, що підтверджують видачуденег під звіт працівникові, який в даний момент вже на фірмі не работает.Самий простий вихід з такої ситуації - спробувати зв'язатися з цим работнікомі домовитися з ним заново оформити необхідні документи заднім числом. Ачто робити, якщо зв'язатися з цим працівником неможливо (наприклад, він переехалв інше місто)?
Порада: оформите відсутні документи на іншого працівника, який на датусоставленія загубленого документа також працював на підприємстві.
Фальсифікація «первинки» за видатками
Якщо ви купуєте ті чи інші товари, які ніяк економічно обґрунтовуються (наприклад, продукти до святкового столу), бухгалтеру можна помудрувати з «первинкою», якій будуть оформлятися покупки.
Як правило, торгівцям на ринках все одно, що писати в товарних чеках, накладнихі інших документах. Що ви їх попросите, то вони вам і напишуть. Тому, видаваяденьгі співробітникам під звіт для закупівлі продуктів, заздалегідь їх попередьте, щоб ніяких сервелатів, шампанського і апельсинів в документах не було. Самийоптімальний варіант - отримати від продавців незаповнену «первинку» і оформити самостійно. Більшість продавців на це погодяться. В такому случаесервелат перетвориться в канцприладдя, шампанське - в папір для письма, апельсіни- в картридж для принтера або степлери.
Щоб без проблем провести по бухгалтерії покупки, вам потрібно отримати від підзвітників:
- товарні чеки або накладні, завірені печаткою продавця.
Слід звернути увагу, щоб в чеках ККТ не було написано назву купленноготовара. Інакше в чеку буде зазначено, що придбана ковбаса, а в інших документах- «канцелярка». Саме тому продукти краще не купувати в великих супермаркетах.Обично їх касові машини вказують назву товарів в чеках, чого не скажеш дрібнооптових ринках.
Якщо пощастить, то ви зможете отримати від продавців рахунки-фактури і пріходниекассовие ордера. В цьому випадку ви дозволите вартість товарів до витрат і сможетевозместіть ПДВ по ним. Але ці документи, як правило, більшість торговцевне оформляють.
Припустимо, у вас намічається арбітражний спір з податковою інспекцією. А документів, що підтверджують вашу правоту, немає. Багато хто, не замислюючись, оформляють їх заднімчіслом. Причому підписи, печатки ставлять справжні. Або інша ситуація. Діректордал установку зменшити податки. З цією метою бухгалтер самостійно (ілівместе з директором) склав документи, що підтверджують, що якась несуществующаяфірма надала їм послуги або поставила товар. Підробити друк зараз прощепростого. Майстерень по їх виготовленню маса. Чи легко довести підробку документа? Про це нам розкажуть експерти.
Спочатку зупинимося на складанні паперів заднім числом. Виявляється, времянапісанія документа можна встановити по записах (наприклад, підписи), сделаннимшаріковой ручкою. Про таке дослідженні нам розповів директор Бюро незавісімойекспертізи «Версія» Станіслав Шаповалов: «Паста кулькової ручки - це в прінціпета ж фарба, якою ми фарбуємо стіни. Крім пігменту, що дає колір, в пастеесть сполучний елемент - загущувач. Завдяки йому фарба добре ложітся.Учение звернули увагу, що з часом загущувач твердне. Як і научномуетот процес називається полімеризацією. Чим твердіше загущувач, тим старшезапісь на документі.
Щоб визначити ступінь полімеризації (загустіння), потрібно витягти з пастилегко летючий компонент (наприклад, фенілгліколь або бензиловий спирт) і определітьего концентрацію на поверхні і в "глибині" підписи. Чим менше соотношеніеетіх значень, тим більше загустение, а значить, старше підпис. Ступінь концентрацііексперти визначають за допомогою спеціального приладу - хроматографа з мас-селектівнимдетектором.
Таке дослідження називається фізико-хімічної експертизою давності виполненіяподпісі. Інших достовірних методик зараз немає. Є, звичайно, всякі попиткі.Напрімер, деякі експерти проводять дослідження підпису з точки зору почерковеденія.Метод заснований на тому, що з часом підпис людини набуває якісь тонові ознаки і втрачає старі. Якщо мати зразки, зроблені в різний час, то можна встановити, коли була зроблена підпис, представлена на експертізу.Сейчас цей метод знаходиться в стадії розробок. Фактичного матеріалу про те, як же змінюється підпис людини, накопичено мало, тому поки я оцінюю Цей метод досить критично ».
Пасти старіють приблизно за два роки. Якщо документу більше двох років, обращатьсяк експертам вже не має сенсу: саме таку відповідь вони і дадуть. Точність срокав межах двох років залежить від того, скільки часу пройшло з моменту нанесеніяподпісі на папір. Якщо вона зроблена, наприклад, тиждень тому, то експерт назоветвам точну дату. Якщо минуло кілька тижнів або місяців, то точність будетсчітаться відповідно в тижнях або місяцях. Ну а якщо давність записи большегода, то експерт встановить термін з похибкою в півроку. Тоді в заключеніібудет написано, що документ був складений від року до півтора років (або отполутора до двох років) назад.
«Точніше не вийде, - стверджує Станіслав Шаповалов. - Підписи, сделанниеодной ручкою і в один і той же час, часто дають різні результати. Причому завісітето немає від паперу, вона може бути різною: нової, старої, картонній, жовтої ит. д. а від того, де і в яких умовах зберігався документ. Одна справа, якщовони лежав в кімнаті, і інше - в якомусь архіві, в підвалі. Там температура, як правило, нижче. Якщо документ сильно погріти, наприклад покласти на батареюілі провести по ньому праскою, то він штучно постаріє. Паста швидко висохне, і експерт вже не зможе визначити давність написання підпису. Зате він точноустановіт, що документ був зістарений штучно, і відобразить це у своєму заключеніі.А значить, для суду буде зрозуміло, що папери підроблені ».
До цих пір мова йшла про кулькових ручках. А як бути з пір'яними? Виявляється, тут все залежить від матеріалу листи. «Якщо ви перо обмакнете в пасту шаріковойручкі, то результат буде той же самий, - пояснив Станіслав Євгенович, -а от якщо ви використовуєте барвник на водній основі, наприклад чорнило, тодавность таких записів експерт вже не визначить. Вчені поки що не виявили, що в чорнилі з часом щось змінюється. За винятком того, що в теченіемінути після написання з них висихає вода ». Далі експерт свою думку непродолж, але і так зрозуміло, що, складаючи документ заднім числом, краще писати, наприклад, чорнилом «Веселка». Чи не причепишся, не підкопаєшся.
Те ж саме можна сказати і про відбитку печатки. Якщо ви використовуєте чорнило, то давність друку встановити не можна, а ось якщо спеціальну мастику, в которойесть загущувач, то можна. Але терміни тут менше, ніж для пасти шаріковойручкі. Легко летючий компонент, що міститься в мастиці, випаровується за полгода.Дальше з мастикою вже нічого не відбувається. Значить, більш-менш точно установітьвремя, коли була поставлена печатка, можна тільки в межах перших шести місяців.
Дуже схожу мастику використовують в гелевих ручках і струменевих принтерах. «Чащевсего вона на органічній, а не на водній основі. Давність тут також можноустановіть протягом півроку, - пояснив Станіслав Шаповалов, - а ось матеріали, використовувані в лазерному принтері, з часом не змінюються. Значить, определітьпо ним, коли був надрукований документ, експерт не зможе. Правда, є возможностьустановіть підробку документа, надрукованого на лазерному принтері. Я маю на увазі випадки, коли бухгалтер друкує потрібний текст на аркушах, де вже стоятподпісь керівника та печатку фірми. Якщо текст частково заходить на друк, то експерт може точно встановити, що первинне. Якщо печатка була поставленаповерх тексту, то все нормально, а якщо навпаки, то документ підроблений ».
Деякі криміналісти вважають, що давність документа, виготовленого напрінтере (або на ксероксі), можна визначити по тому, як розподілився набумаге друкований матеріал. Чим довше служить картридж, тим гірше якість друку: з'являються смуги або НЕ друкують букви.
На практиці провести таке дослідження практично неможливо. Сложностьв тому, що, по-перше, потрібні зразки друку, зроблені в різний час. По-друге, немає гарантії, що ці зразки друкувалися на одному і тому ж принтері і картриджного змінювався. І по-третє, використовуючи один і той же картридж, ви можете по-разномунапечатать документ. Досить картридж витягнути, струсити і поставити обратно.І друк буде вже інший.
Бувають ситуації, коли потрібно виготовити документ на друкарській машинці. Експертисчітают, що за складом фарбувального матеріалу, що міститься на стрічці машинки, встановити давність документа не можна. А ось по стирання друкованих елементів-можна. Чим довше працює машинка, тим більше стираються літери. За їх отпечаткуна папері можна сказати, коли був зроблений текст. Але для цього потрібні образципечаті на цій машинці за попередні роки.
Підприємець Бабушкін включив до складу витрат витрати на закупівлю рибопродуктов.Чтоби підтвердити їх оплату, він представив податківцям рахунки-фактури і квітанціік прибуткових ордерів. Встановивши, що постачальники рибопродуктів на налоговомучете не перебувають, інспектори відправили рахунки-фактури і квитанції на експертізу.Експерти визначили, що рукописний текст в документах написано самим підприємцем.
Цей приклад - швидше виняток, ніж правило. Як показує практика, налоговікіне часто вдаються до допомоги експертів. «В наше бюро податкові контролери обращаютсяредко (один-два рази на рік), як правило, коли дійсно є за що боротися: великі суми недоїмки по податках і обґрунтовані підозри в тому, що документиподдельние», - розповів Станіслав Шаповалов.
Найчастіше податківці, запідозривши недобре, просто не визнають витрати фірмисо усіма витікаючими звідси наслідками: штраф, стягнення недоїмки та пеней.Хотя за Цивільним кодексом вони спочатку повинні звернутися до суду з требованіемпрізнать операцію з підробленими документами недійсною.
Більшість арбітрів в такій ситуації приймають позитивні для фірми рішення (постанови