Відшкодування транспортних витрат співробітникові - заява, роз'їзного характеру, у відрядженні, вид
Нерідко, робота багатьох громадян тісно пов'язано з поїздками. Одні співробітники змушені відвідувати інші міста або країни для зустрічі з партнерами, в обов'язки інших працівників входить відвідування різного роду структур, наприклад, податкової інспекції.
Нерідко, специфічний робочий режим змушує співробітників повертатися додому в пізній час.
Для більшості організацій, власний транспортний засіб, за допомогою якого персонал може виконувати свої обов'язки розкіш. У таких випадках, роботодавець компенсує співробітникам вартість проїзду.
Які витрати підлягають поверненню
Компенсація вартості проїзду є грошові виплати, які передбачені статутом компанії з метою відшкодування працівникам фінансових витрат, пов'язаних з виконанням їх трудових зобов'язань.
Подібні зобов'язання керівників регламентовані не тільки внутрішнім статутом компанії, але і встановленим на території України Трудовим Кодексом, що регулює права і обов'язки, як працівників, так і керівників.
Використання особистого транспортного засобу співробітника в робочих цілях
Відповідно до встановлених норм, працівник має право вимагати компенсацію за використання особистого транспорту в робочих цілях.
Зобов'язання роботодавця виплачувати компенсацію має юридичну силу лише в тому випадку, якщо співробітник заздалегідь обмовив умови експлуатації особистого авто і отримав його згоду.
Для довідки. Домовленість між роботодавцем і працівником повинна бути закріплена відповідним договором (зразок документа). Документ повинен містити в собі дані про суму компенсації і особливості виплати, так як Законодавча база не регулює фінансове питання.
Роботодавець, в свою чергу повинен відшкодувати працівникові такі види витрат:
- використання машини;
- знос засобу пересування.
Оренда авто у співробітника
Встановленими нормами передбачена можливість оренди організацією особистого транспортного засобу працівника. Як показує практика, такий вид домовленості схожий з попереднім, так в основному автомобілем керує його власник.
В такому випадку, роботодавець зобов'язується компенсувати такі види витрат роз'їзного характеру:
Як і в раніше описаному випадку, роботодавець і працівник повинні укласти договір, що містить умови оренди та відповідних виплат.
Придбані проїзні квитки на громадському транспорті
У таких випадках, роботодавець повинен відшкодовувати вартість проїзду, здійсненого в службових цілях.
Компенсації вартості проїзду включає в себе наступні пункти:
- ціна проїзного квитка на будь-який тип громадського транспорту;
- розтрати на оформлення проїзних послуг;
- розтрати на придбання постільних речей, наприклад, при поїздці в поїзді.
Варто звернути увагу на той факт, що сума компенсації, а також перелік співробітників, які претендують на виплати, повинен бути закріплений трудовим договором або нормативними актами.
Де оформити кавоварку в лізинг? Дізнайтеся далі.
Використання таксі в робочих цілях
Нерідко для робочих цілей у співробітників виникає необхідність скористатися послугами таксі. Як правило, послуга актуальна при маршруті готель - офіс клієнта - готель - аеропорт.
У тому випадку, якщо такий вид витрат доцільний, роботодавець повинен їх відшкодувати працівникові. Варто зазначити, що подібні розтрати повинні бути передбачені трудовим договором або нормативними актами.
додаткові витрати
Трудовий кодекс передбачає компенсацію працівникам додаткових витрат. В даному випадку мова йде в основному про закордонні відрядження.
Роботодавець повинен компенсувати такі розтрати:
- витрати на оформлення закордонного паспорта;
- розтрати на отримання медичного страхування;
- сплата консульських і аеродромних комісій;
- оплата комісій на право виїзду або транзиту транспортного засобу;
- добові кошти;
- оплата проживання в житловому приміщенні.
Таким чином, трудовий кодекс України захищає інтереси працівників, зобов'язуючи роботодавців компенсувати витрачені кошти на проїзд в робочих цілях.
Варто зазначити, що державні норми не регулюють маршрут співробітника. Начальство має право вибрати тип проїзду до призначеного місця на свій розсуд. Наприклад, замість авіаперельоту вказати проїзд на автобусі.
Оформлення відшкодування транспортних витрат співробітнику
Для відшкодування транспортних витрат, співробітники необхідно написати заяву на ім'я керівника, в якому він просить повернути витрачені кошти.
Документ пишеться в довільній формі, але він повинен містити в собі наступні пункти:
підтвердження
Для отримання компенсації проїзду в робочих цілях, працівникові потрібно надати керівнику не тільки відповідну заяву, але і підтвердження витрат.
До документації, що фіксує витрати співробітників можна віднести наступне:
- квитки, що підтверджують проїзд до місця відрядження і назад (залізничні, транспортні та інші квитки);
- посадочні талони при авіаперельотах;
- довідка з залізничного вокзалу, що підтверджує відсутність прямого потягу (при проїзді окружним шляхом);
- довідка з залізничного вокзалу, що підтверджує відсутність щоденного рейсу (необхідна при перенесенні термінів відрядження).
Оплата проїзду в режимі онлайн
Інтернет не тільки дозволяє громадянам заощадити часовий ресурс при купівлі квитків на будь-який вид транспорту, але і викликає деякі труднощі. Нерідко співробітники організації задаються питанням про те, як надати підтвердження придбання квитків в режимі онлайн.
Насправді процедура гранично проста. Сьогодні кожна банківська установа має в своєму розпорядженні інтернет - банкінгом. Кожен клієнт банку є володарем особистого кабінету, для оперативного здійснення фінансових операцій.
Для підтвердження факту покупки квитків через Інтернет, співробітнику досить роздрукувати квитанцію з особистого кабінету або звернутися з цим проханням до працівників банківської структури.
Витрати на особистому авто співробітника
Що стосується оренди авто у співробітника або використання ним у трудових цілях особистого транспорту, прямого підтвердження витрат не потрібно. Це пов'язано з тим, що керівництво і працівник заздалегідь в договорі фіксують суму оплати такого виду проїзду.
Працівникові досить побічно підтвердити проїзд в місце відрядження, надавши керівнику наказ про відправлення його в інше місто або в інший пункт призначення в робочих цілях.
Компенсації за відсутності підтверджуючої документації
У тому випадку, якщо працівник після закінчення відрядження не може надати підтверджуючих документів, начальство вправляння поступити таким чином:
- відмовитися відшкодовувати проїзні витрати;
- відшкодувати лише частина витрат, на свій розсуд.
Співробітникові, при відсутності документів необхідно написати заяву на ім'я керівника в довільній формі.
Документ повинен містити наступні дані:
- ПІБ співробітника;
- дата і час від'їзду в робочих цілях;
- використовуваний вид транспортного засобу;
- ціну придбаних квитків;
- причину втрати документів, що підтверджують покупку квитків.
У свою чергу, начальство, ознайомившись із заявою повинна зробити відмітку, вказавши суму компенсації або відмову повертати витрачені кошти. По завершенні, працівник повинен додати заяву до авансового звіту і передати в бухгалтерський відділ.
Варто відзначити, що керівник державних структур, навіть при втраті співробітником підтверджують витрати документів не може відмовити в компенсації.
Відповідно до встановлених норм, заборонено ставити працівників в гірше становище, ніж встановлено в Законодавчої бази.
Таким чином, розрахунок компенсації буде відбуватися з урахуванням мінімальної вартості проїзду:
З приватними організаціями справи йдуть інакше. Виплата компенсації безпосередньо залежить від внутрішнього регламенту компанії, в якому керівництво передбачив шляхи врегулювання питання відшкодування вартості проїзду співробітників.
Таким чином, Трудовий Кодекс України передбачає право працівників, як державних, так і приватних підприємств, отримувати компенсацію в грошовій формі за проїзд в робочих цілях.
Як взяти ауді в лізинг? Відповідь за посиланням.
Керівник повинен забезпечити відшкодування розтрат працівника, а він, у свою чергу, повинен документально підтвердити факт розтрати роз'їзного характеру, пов'язаних з виконанням трудових обов'язків.