Види ділових листів
При першому знайомстві з діловим листуванням може скластися враження, що це занадто складна система. Насправді, різні види ділових листів органічно відповідають потребам фізичної особи у взаємодії.
Туристичний ваучер про співпрацю
Першим містком між можливими майбутніми партнерами стає, як правило, діловий лист про співпрацю. Представники двох фірм можуть вже познайомитися і провести попередні переговори, але офіційним контактом стане саме лист про співпрацю.
Важливі моменти для цього документа:
- звернення до конкретної особи;
- згадка про зустріч або джерелі інформації про цю фірму;
- короткий виклад по суті питання;
- таблиці, прайси та іншу додаткову інформацію краще відправити в додатку.
Туристичний ваучер про зустріч
У разі успіху, наступним кроком стане діловий лист про зустріч. Цей вид ділових листів може скоротити кількість проміжних етапів переговорів і вплинути на успіх майбутньої зустрічі. Зацікавлена сторона повинна до дрібниць продумати захід:
- регламент;
- порядок;
- чітко сформулювати питання для обговорення;
- окреслити коло другорядних питань, які можуть виникнути в процесі;
- підготувати інформаційні додатки, з якими другій стороні бажано ознайомитися до зустрічі.
Таке передбачливе діловий лист допоможе уникнути непорозумінь, різночитань, інших неприємних моментів, які можуть вплинути на результат переговорів. За результатами переговорів складається ще одне ділове лист про зустріч - але вже у вигляді звіту про досягнуті результати. Воно служить тієї ж мети: переконатися, що партнери правильно тлумачать досягнуті домовленості. Другий стороні пропонується підтвердити протокол зустрічі або внести поправки - як правило, протягом одного дня.
Інші види ділової кореспонденції
При вже налагоджених відносинах найчастіше використовуються такі види ділових листів, як діловий лист-запит і, відповідно, лист-відповідь. При будь-яких змінах в домовленостях або коли потрібна додаткова інформація, одна фірма направляє іншій лист-запит.
Діловий етикет передбачає лист-подяку у відповідь на виконання контрагентом прохання або за інше співробітництво.
Деякі види ділового листування можуть бути більш важкими для написання. це:
- діловий лист-відмову;
- діловий лист з вибаченнями;
- діловий лист-претензія;
- діловий лист-прохання.
У цих документах особливо важливо витримати доброзичливий і поважний тон. Що стосується листа-прохання, то, за правилами ділової етики, благально формулювання використовується навіть в тих випадках, коли в житті була б можливою вимога.
На що звернути увагу при діловому листуванні:
- важливий момент для будь-якого ділового листа - звернення до конкретної особи, з правильним написанням ПІБ, посади, назви фірми;
- незалежно від того, пишете ви електронне ділове лист або паперове - воно повинно бути на бланку фірми з усіма реквізитами;
- етика, коректність і повагу - єдино допустимий тон для ділових листів.
- лист має бути витримано в сухому, діловому стилі - краще уникати емоційних оборотів зі звичайної мови.
Туристичний ваучер, написане з урахуванням цих нюансів, справить краще враження про своє відправника. А в світі бізнесу це допоможе відкрити потрібні двері.