Товарно-супровідні документи
У гіпермаркеті «OBI» на усі товари є товарно-супровідні документи. Правильність їх заповнення перевіряється під час приймання товарів. Особлива увага приділяється сертифікату відповідності, посвідчень якості, ветеринарним свідоцтва і ветеринарним довідками. Для того щоб продавці при прийманні товари могли помітити порушення в оформленні сертифіката відповідності вони заповнені з правилами заповнення бланка.
Декларація про відповідність - документ, в якому виробник засвідчує, що поставляється їм продукція відповідає вимогам нормативних документів.
Декларація відповідності реєструється акредитованим органом по сертифікації відповідно до кодом ОКП, присвоєним даної продукції.
Сертифікат відповідності - це дозвільний документ, званий також як: сертифікат якості, сертифікат Держстандарту, митний сертифікат, сертифікат ГОСТ Р і ін. Виданий за правилами системи сертифікації з метою підтвердження відповідності якості та безпеки сертифікованої продукції (послуг) встановленим вимогам, чинним на території України стандартам і нормам.
Фітосанітарний сертифікат - це міжнародний документ, що дозволяє вивезення підкарантинних матеріалів (матеріалу, вантажу) з будь-якої країни, який оформляється на кожну партію підкарантинних матеріалів та додається до транспортних документів, що супроводжують товари.
Карантинний сертифікат - документ, який надає право вивезення підкарантинного матеріалу з одного суб'єкта Україна (міста, області, регіону) в інший. Динячі сертифікат діє тільки на території Укаїни.
Карантинний сертифікат видається територіальним Управлінням Россільгоспнагляду і діє протягом 14 діб з дня видачі.
Товарно-супровідні документи (ТСД) - це юридична відображення і підтвердження угоди між відправником і отримувачем вантажу. У даних документах містяться характеристики вантажу, ім'я або назва постачальника, ім'я або назва покупця, а також інші необхідні відомості.
До ТСД відносяться: транспортна накладна, товарно-транспортна накладна, рахунок - фактура, декларація про відповідність.
Товарно-транспортна накладна - це призначена для обліку руху товарно-матеріальних цінностей і розрахунків за їх перевезення.
Транспортна накладна - це документ, призначений для обліку руху товарно-матеріальних цінностей і розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом.
Рахунок-фактура - документ, що засвідчує фактичну відвантаження товарів або надання послуг і їх вартість. Використовується вУкаіни і деяких країнах СНД.
Контроль і облік поставок
Організація обліку і контролю - важлива частина комерційної роботи. Метою оперативного обліку і контролю оптових закупівель є здійснення повсякденного спостереження за ходом виконання постачальниками договорів поставки для забезпечення своєчасного і безперебійного надходження товарів в узгодженому асортименті, належної якості і кількості. Облік виконання договорів поставки може здійснюватися в спеціальних картонці або журналах, де фіксуються відомості про фактичну відвантаження і надходження товарів і виявляються випадки порушення постачальниками договорів. Все це необхідно для своєчасного пред'явлення постачальниками претензій. Карткова чи журнальна форма обліку виконання договорів дуже трудомістка, здійснюється, як правило, вручну і не дозволяє мати повсякденних даних про хід надходження товарів по розгорнутому асортименту. Тому актуальним завданням комерційної роботи є механізація і автоматизація обліку поставок з допомогою ЕОМ і іншої сучасної комп'ютерної техніки. Робочі місця комерційних працівників слід оснащувати персональними комп'ютерами, створюючи так звані автоматизовані робочі місця (АРМ), що забезпечують безперервний щоденний контроль за ходом поставок товарів по кожній позиції асортименту і кожному постачальнику, усунення ручної праці комерційних працівників в сфері обліку і контролю постачань. Успішному проведенню закупівельної роботи сприяє розробка комерційним апаратом оперативних планів закупівель, які передбачають обсяги товарів, що підлягають закупівлі, терміни укладання договорів, узгодження та уточнення специфікацій і відвантаження товарів, відповідальних осіб за проведення закупівель. В ході комерційних операцій із закупівель товарів нерідко сторони з якихось об'єктивних чи суб'єктивних причин не виконують взятих на себе зобов'язань, завдаючи торговельного партнера матеріальну та моральну шкоду. У цих умовах потерпіла сторона має право пред'явити іншій стороні претензії з викладом вимог, передбачених умовами договору поставки або чинними правовими нормами.
Претензія - письмова вимога про добровільне усунення порушення умов договору або законодавства. Виявлення же порушень сприяє організація чіткого і повного обліку виконання постачальниками договірних зобов'язань щодо постачання товарів.
Претензії направляються постачальникам замовними або цінними листами або ж можуть бути вручені під розписку. Претензії до постачальників про порушення умов договору (про кількість, асортимент, якість, комплектність, тарі або упаковці і ін.) Направляються в термін, передбачений законом або договором, а якщо такий строк не встановлений, то в розумний строк після того, як порушення відповідного умови договору повинна була бути виявленою, виходячи з характеру і призначення товару.