Тайм менеджмент

Що таке тайм менеджмент?

Тайм-менеджмент - це правильний розподіл часу для більш дієвого і продуктивного його використання.

Раніше тайм-менеджмент використовувався тільки для зайнятих в бізнес-сфері людей і був поняттям, пов'язаним тільки з підприємництвом. Тепер же представник будь-якої професії і кожен зайнята людина може планувати свій день грамотно і найбільш продуктивно. Керівництво часом захоплює всі сфери життя, будь це похід в кіно або ранкове нараду.

Тайм-менеджмент давно стало науковим поняттям, а, значить, і підходити до нього треба науково. Є певні методи вирішення поставлених завдань. Завдяки грамотному плануванню дня (тижня, місяця) можна звільнити частину часу і встигнути набагато більший обсяг важливих справ. А найголовніше, це отримати бажаний результат.

Найдавніша методика, запропонована італійським письменником і вченим Альберти ще в 15 столітті, виглядало приблизно так:

З початку дня скласти список справ;
Судом встановлено розставити в порядку зниження важливості.

Безумовно, в тайм-менеджменті потребують далеко не всі. Якщо ви не знаєте, чим зайняти себе і куди подіти час сьогодні, то вам немає потреби планувати час і ставити пріоритети. Для всіх же інших, є ви керівником великого холдингу, начальником відділу або митцем, вся подальша інформація буде дуже корисна.

Є основні складові частини тайм-менеджменту:

Чіткий облік відведеного часу;
Оптимізація ресурсів;
Проектування певного проміжку часу (день, тиждень, місяць);
Впорядкованість мотивації.

Люди, грамотно організують свій день більш щасливі, здорові і успішні. Поняття «особиста ефективність» для них не просто слова, а самоціль.

Методики вирішення поставлених завдань

Гліб Ніжин

Гліб Ніжин - є тренером по бізнесу, експертом тайм-менеджменту і директором компанії «Організація часу». Розробив власну методику по координації часу.

Тренінги Гліба Ніжин мають колосальний успіх. На своїх семінарах він пояснює, що час - це унікальний ресурс, який немає можливості заповнити. Гроші можна заробити завжди, а час повернути не вдасться. За методикою Гліба Олексійовича, важливо виділити даний ресурс для виконання не найприємніших завдань, а потім переходити до решти. Такі справи часто перекладаються «на потім». Умовно такі не великі проблеми називаються «жабами». Але, після неодноразового перенесення рішення такої «жаби», завдання перетворюється в «слона», займаючи в житті людини все більший простір. Для вирішення проблеми розміру «слон» потрібно більше часу і зусиль. І для усунення, Гліб Ніжині пропонує обробити слона на «біфштекси» і вирішувати проблему поступово. Іншими словами, поділити велику проблему на більш маленькі і розбиратися поетапно.

Семінари Гліба Олексійовича вчать ставитися до свого часу цілісно і об'єктивно. Планування на певний проміжок часу входять не тільки робочі завдання, а й приватні, витрати сил на які теж треба враховувати і рахуватися з їх важливістю.

Так само в планування дня важливий відпочинок. Залежно від роду завдань, пропонується відповідний перерву. Для представників «сидячих» професій, наприклад, програмістів, необхідний активне дозвілля, для людей пов'язаних зі спортивними професіями, таких як футболіст, необхідний «сидячий» відпочинок.

Не можна не згадати, що найкращим відпочинком все ж є сон. А поспати днем - фізична необхідність для максимальної працездатності. Для більш ефективного засипання слід робити один і той же певний ритуал кожен день.

Є 3 основні чинники, при визначення важливості того чи іншого завдання: цілепокладання, планування і мотивація. З метою все зазвичай просто - всі знають, чого хочуть. Для її досягнення плануються певні дії. І для здійснення потрібна мотивація - ось з нею і можуть виникнути певні проблеми. Для її створення необхідно розуміння режиму і здібностей людини. А потім створюються умови для виконання завдання.

принцип Парето

Принцип Парето має так само і інші назви: закон Парето або принцип 20/80. Отримав назву на честь італійського інженера, економіста і соціолога Вільфредо Парето. Запропонував термін Джозеф Джуран через 18 років після смерті самого Парето.

У спрощеному вигляді принцип звучить так: 20% старань дають 80% результату, коли інші 80% старань дає лише 20% результату. Даний принцип можна застосувати у всіх сферах життя. Кожен успішний чоловік, не завжди свідомо, в тій чи іншій мірі, застосовував цей принцип на практиці. Хоча застосувати закон 20/80 в повній його мірою нереально, а самі цифри є умовними і можуть на практиці коливатися. Хоча загальне правило буде збережено.

Є маса підтверджень закону Парето в різних областях. Починаючи з економіки і закінчуючи звичками будь-якої людини. Важливість цього принципу ламає стійкі стереотипи про те, що чим більше працюєш, тим краще результат і вище твоя нагорода. З чого випливає, що для досягнення максимального результату потрібно сконцентруватися на найбільш важливих завданнях.

У тайм-менеджменті закон 20/80 застосовується так: 20% вашого часу приносить найбільші якісні результати, а інші 80% відволікають від досягнення мети або витрачаються неефективно. Значить, що треба зрозуміти, які дії мають найбільший ефект і на що треба звернути свою пильну увагу.

При використання закону Парето має місце психологічний бар'єр. Починати працювати з принципом слід з дрібниць, з часом перемикаючись на більш важливі і великі плани.

матриця Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера, по-іншому принцип пріоритетів, названа на честь 34го президента США. За довго служби Дуайту Ейзенхауеру доводилося вирішувати за день безліч завдань, проблем і справ, і він придумав свою схему рішень проблем. Його принцип рішень до сих пір вважається одним з найефективніших методів планування на короткий термін.

Як працює Матриця Ейзенхауера? 34й президент США придумав розділяти 4 пункту:

Важливе і термінове;
Нетермінове і важливе;
Термінове і неважливе;
Нетермінове і неважливе.

У перший квадрат ми вносимо важливі і термінові справи, у часових рамках. Часто це справи раніше були важливими і не терміновими, але лінь, брак часу і наближається дедлайн переніс ці завдання в перший список. Такі справи потрібно зробити в першу чергу.

У другій квадрат вносяться важливі і не термінові справи. Такі завдання важливо розпізнати відразу. Правильне і своєчасне виконання таких справ приносить в результаті хороші результати і впливає на все якість життя. Важливо приділяти цього розділу щодня певну кількість часу і не робити все в останній момент. Ейзенхауер вважав цей список найважливішим і продуктивним.

У третій квадрат відправляються термінові, але не важливі справи. Як би не хотілося робити таке завдання прямо зараз, головне зрозуміти, що вона не несе в собі ніякого результату і тільки заважає роботі. Дуже важливо відрізняти важливі проблеми від не надто важливих, інакше день буде завантаженим, але користі не принесе. Іноді варто поставити запитання, «Що буде, якщо я цього не зроблю?» І відразу стане зрозумілим, наскільки потрібною є поставлена задача.

Якщо день проходить без поспіху і все задумане не відкладається в довгий ящик, то ви робите все правильно. Спокій - якісний показник, як ви розпоряджаєтеся своїм найціннішим ресурсом - часом.

Книги по тайм-менеджменту

Є величезний список літератури по керівництву розподілу свого часу. Тільки у Гліба Ніжин більш 10ти робіт. Найвідоміші з них: Формула часу, Робота 2: 0, Тайм-менеджмент на Outlook.

Згідно із законом Парето є прекрасна книга Річарда Коахо «Принцип 20 на 80». У ній розкриваються навички підвищення ефективності своїх дій з найменшими витратами.

До цікавих джерел для вивчення управління часом можна віднести «Мистецтво встигати», Алана Лакейн і «Це дивне життя», Граніна Данила, а до прекрасної книзі Брайана Трейсі «Вийти із зони комфорту. 21 спосіб підвищення особистої ефективності »слід звернутися в першу чергу. Така робота здатна змінити багато чого в житті людини, причому на краще.

Схожі статті

Попередня ◈ Наступна