Створення таблиці в режимі конструктор
У вікні бази даних потрібно клацнути по вкладці Таблиці.
Для створення нової таблиці необхідно клацнути по кнопці Створити. вибрати режим Конструктор. клацнути по кнопці OK.
При цьому відкривається вікно конструктора таблиць (рис. 2.3).
Дане вікно складається з порожнього бланка, в якому обов'язковими для заповнення є ім'я поля, тип даних. Додаткові характеристики можна внести у вкладці Загальні. що знаходиться в нижній частині екрана.
Мал. 2.3. Вікно створення таблиці в режимі Конструктор
Створення нової таблиці в режимі Конструктор складається з декількох кроків:
1. У стовпці Ім'я поля вводять ім'я поля таблиці і натискають клавішу TAB (Enter).
2. Залишають текстовий тип в стовпці Тип даних або клацають по стрілці списку і вибирають потрібний тип поля.
3. Натискають клавішу TAB і вводять опис поля (необов'язковий реквізит).
4. Встановлюють необхідні властивості поля у вкладках Загальні та Підстановка.
5. Повторюють пп. 1 - 4 для кожного створюваного поля.
6. Визначають первинний ключ.
7. Зберігають таблицю. Клацають по кнопці Зберегти (або вибирають команди меню Файл. Зберегти), вводять ім'я таблиці і клацають по кнопці OK.
Ім'я поля. Кожне поле в таблиці повинно мати унікальне ім'я, яке задовольняє угодам про імена об'єктів в Access. Воно є комбінацією з букв, цифр, пробілів та спеціальних символів, за винятком символів «.», «!», « '», «[», «]». Ім'я не може починатися з пробілу і містити керуючі символи з кодами ASCII від 00 до 31. Максимальна довжина імені 64 символу.
Тип даних - це характеристика, що привласнюється полю при включенні його в таблицю для спрощення введення і відображення інформації. При збереженні таблиці дані наводяться до нового типу. Якщо інформація несумісна з новим типом, то вся вона або частина її може бути загублена.
Можна вибрати такі типи даних:
текстовий - текст або комбінація букв і цифр, а також числа, що не беруть участі в обчисленнях; тип даних - за замовчуванням; число символів в поле не повинно перевищувати 255; максимальне число символів, яке можна ввести в поле, задається у властивості Розмір поля;
MEMO - довгий текст або поєднання тексту і числових даних; максимальна довжина 64000 символів;
числовий - дані, які використовуються в обчисленнях; конкретні варіанти числового типу і їх довжина задаються у властивості Розмір поля;
грошовий - грошові значення або дані для обчислень, проведених з точністю 15 знаків до і 4 знаки після коми; довжина поля 8 байт; при обробці числових значень з грошових полів виконуються обчислення з фіксованою точкою швидші, ніж обчислення для полів з плаваючою точкою, крім того, при обчисленнях запобігає округлення;
дата / час - дати і час, які стосуються років від 100 до 9999 включно; довжина поля 8 байт;
лічильник - унікальні послідовно зростаючі на одиницю або випадкові числа, автоматично вводяться при додаванні кожної нової записи в таблицю. Значення полів цього типу змінити або видалити не можна; довжина поля 4 байта для довгого цілого, для коду реплікації - 128 байт; в таблиці не може бути більше одного поля цього типу; використовується для визначення унікального ключа таблиці;
логічний - логічні дані, які можуть мати одне з двох можливих значень Так / Ні; Істина / Брехня; ВКЛ викл.; довжина поля 1 біт;
поле об'єкта OLE - об'єкт (наприклад, електронна таблиця Microsoft Excel, документ Microsoft Word, малюнок, звукозапис або інші дані в двійковому форматі), зв'язаний чи впроваджений в таблицю Access; довжина поля - до 1 Гб (обмежується об'ємом диска); для полів типу OLE і MEMO не допускається сортування та індексування;
майстер підстановок. Вибір цього типу даних запускає майстра підстановок. Майстер будує для поля список значень на основі полів з іншої таблиці. Значення в таке поле будуть вводитися з одного з полів списку. Відповідно, фактично тип даних поля визначається типом даних поля списку. Можливо також визначення поля зі списком постійних значень.
В Access можна не тільки вибрати тип даних, а й встановити його загальні властивості. Загальні властивості задаються для кожного поля у вкладці Загальні і залежать від обраного типу даних. Для відображення властивостей поля необхідно встановити курсор на рядку відповідного поля. Розглянемо найбільш важливі властивості полів.
Розмір поля задає максимальний розмір даних, що зберігаються в поле.
Для поля з типом даних Текстовий задається розмір від 1 до 155 байтів (за замовчуванням 50 байт).
Для поля з типом даних Лічильник можна задати:
Довге ціле - 4 байти;
Код реплікації - 128 байт.
Для поля з типом даних Числовий можна задати:
Байт для цілих чисел від 0 до 255, довжина поля 1 байт;
Ціле для цілих чисел від -32768 до +32767, займає 2 байта;
Довге ціле для цілих чисел від -2 147 483 648 до +2 147 483 647, займає 4 байта;
Дробові з плаваючою точкою 4 байта для чисел від
-3,4х10 38 до + 3,4х10 38 з точністю до 7 знаків;
Дробові з плаваючою точкою 8 байт для чисел від -1,797х10 308 до 1,797х10 308 з точністю до 15 знаків;
Дійсне для цілих чисел від -10 38 -1 до 10 38 -1 (при роботі з проектами, які зберігаються в файлах типу .adp) і від -10 28 -1 до 10 28 -1 (.mdb) з точністю до 28 знаків , займає 12 байт;
Код реплікації. Глобальний унікальний ідентифікатор, займає 16 байт. Поля такого типу використовуються Access для створення системних універсальних ідентифікаторів реплік, наборів реплік, таблиць, записів та інших об'єктів при реплікації баз даних.
Рекомендується задавати мінімально допустимий розмір поля, що потребують менше пам'яті і сприяє більш швидкій обробці даних. Зміна розміру поля з більшого на менший в таблиці, що має дані, може привести до їх спотворення або повної втрати.
Зміни в даних, які відбуваються внаслідок зміни властивості Розмір поля. не можна скасувати після їх збереження в конструкторі таблиць.
Формат поля є форматом відображення заданого типу даних і задає правила подання даних при виведенні їх на екран або друк. У Access визначені вбудовані стандартні формати відображення полів з типами даних Числовий. Дата час. Логічний і Грошовий. Для вказівки конкретного формату відображення необхідно вибрати зі списку одне зі значень властивості Формат поля. Формат поля використовується для відображення даних в режимі таблиці, в звітах і формах.
Число десяткових знаків задає для числового і грошового типів даних число знаків після коми. Можна задати число від 0 до 15. За замовчуванням (значення Авто) це число визначається установкою у властивості Формат поля. Слід мати на увазі, що установка цієї властивості не діє, якщо властивість Формат поля не встановлено або встановлено значення Основний. Властивість Число десяткових знаків впливає тільки на кількість десяткових знаків, що відображаються на екрані, і не впливає на число зберігаються десяткових знаків. Для зміни числа зберігаються знаків потрібно змінити властивість Розмір поля.
Маска введення визначає зразок введення даних, дозволяє контролювати правильність даних при введенні.
Підпис визначає позначення поля в формах і звітах; якщо підпис не задана, то вибирають ім'я поля.
Значення за замовчуванням. Е слі воно задано, то вводиться автоматично в поле при формуванні нового запису.
Умова на значення дозволяє здійснити контроль введення даних, задає обмеження на вводяться значення, при порушенні умов забороняє введення і виводить текст, заданий властивістю Повідомлення про помилку.
Повідомлення про помилку задає текст повідомлення, що виводиться на екран при порушенні обмежень, заданих властивістю Умова на значення.
Обов'язкове поле визначає, чи обов'язково вводити дані у відповідне поле або воно може залишитися порожнім.
Індексовані поле визначає, чи треба індексувати поле для прискорення операції пошуку і сортування.
Тип елемента керування. У вкладці Підстановка в вікні конструктора таблиць задається властивість Тип елемента керування. Це властивість визначає, чи буде відображатися поле в таблиці і в форма у вигляді Поля. Списку або Поля зі списком. Таким чином визначається вид елемента управління, який використовується за умовчанням для відображення поля.
Якщо для поля обраний тип елемента управління Список або Поле зі списком на вкладці Підстановка з'являються додаткові властивості, які визначають джерело даних для рядків списку і ряд інших характеристик списку. Як джерело даних для списку вибирається таблиця, з якої здійснюється постійний зв'язок, що забезпечує актуальний стан списку.
Якщо при визначенні типу поля був обраний Майстер підстановок. то значення властивостей у вкладці Підстановка будуть заповнені майстром.
Визначення первинного ключа. Кожна таблиця в реляційній базі даних повинна мати унікальний (первинний) ключ, який може бути простим або складеним, що включає кілька полів (до 10). Для визначення ключа виділяються поля, складові ключ, клацанням по маркеру рядки (сірий квадрат зліва від імені поля). Потім клацають по кнопці Ключове поле на панелі інструментів або вибирають пункти меню Правка. Ключове поле.
Індекси будуються для здійснення швидкого пошуку необхідних записів у великих таблицях за значенням первинного або вторинного ключа (вторинний ключ - ключ для пошуку інформації).
Якщо первинний ключ не встановлено користувачем до збереження новоствореної таблиці, Access запитає про необхідність створення первинного ключа. При відповіді «Так» Access створить первинний ключ з типом даних Лічильник.