Стаття як правильно виправляти помилкові записи в бухгалтерському обліку (- фінансова газета
ЯК ПРАВИЛЬНО ВИПРАВЛЯТИ ПОМИЛКОВІ ЗАПИСИ
У БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК
Що відбуваються в останні роки зміни в українському бухгалтерському обліку не торкнулися таку її галузь, як правила виправлення помилкових записів в облікових регістрах. Дотримання цих правил дуже важливо для бухгалтерського обліку, адже непорушними залишаються його основні принципи: реальність і об'єктивність, однаковість побудови показників, простота, зрозумілість, доступність, своєчасність, економічність.
Разом з тим аудиторська практика показує, що помилкові записи деякі бухгалтери та касири просто не вміють правильно виправляти. Всі виявлені помилки повинні бути виправлені до складання звітності. Залежно від характеру помилок і часу їх виявлення застосовують різні способи їх виправлення: спосіб коректури, "червоне сторно" (негативні запису) і додаткові записи.
При коректурним способом неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а поруч записують правильний текст або суму.
Потрібно закреслювати всю суму, навіть якщо помилка допущена в одній цифрі. Наприклад, якщо замість суми "79 руб. 58 коп." було записано "79 руб. 48 коп.", то при виправленні потрібно закреслити всі цифри і написати зверху правильну суму. Виправлення повинно бути обумовлено і підтверджено підписом особи, яка зробила його. Слід зазначити, що в документах, що оформляють грошові операції: касових ордерах, чеках, банківських платіжних вимогах і дорученнях - виправлення, хоча б і обумовлені, не допускаються. Ці документи при наявності в них помилок підлягають заміні новими.
Способом коректури виправляють арифметичні помилки, описки, записи операцій не в той обліковий реєстр в момент їх здійснення і до складання бухгалтерського балансу. Коректурним способом недоцільно користуватися для виправлення помилково записаних сум у тих облікових регістрах, в яких вже підраховані підсумки. В цьому випадку довелося б виправляти кілька сум. Коректурний спосіб не застосовується також у випадках, коли необхідно виправити вказану кореспонденцію рахунків (замість одного дебетуемого або кредитується рахунку вказаний інший). Такі помилки виявляються іноді після виведення підсумків в Головній книзі і складання балансу. Ці помилки виправляють способом "сторно". Сутність його полягає в тому, що неправильна бухгалтерська запис анулюється (знімається) шляхом виправній записи, в якій кореспонденція рахунків і сума залишаються такими ж, як і в помилковою. Однак виправна запис робиться в облікових регістрах червоним кольором. При підрахунках записані червоним кольором суми не додаються, а віднімаються з підсумків. Таким чином, запис червоним (сторнировочная запис) знищує раніше складену помилковий запис. Одночасно повинна бути внесена правильний запис звичайним кольором. Тим самим помилкові записи (в основному неправильні кореспонденції рахунків) способом "сторно" виправляють в два прийоми.
Пояснимо, як застосовується такий спосіб виправлення помилкових записів, на прикладі. Припустимо, що на підприємстві по операції безоплатного надходження основних засобів на 3500 руб. була складена неправильний запис:
Дебет рахунку 12 "Малоцінні та швидкозношувані предмети", Кредит рахунку 85 "Статутний капітал" - 3500 руб.
Цю операцію слід записати:
Дебет рахунку 01 "Основні засоби", Кредит рахунку 85 "Статутний капітал" - 3500 руб.
Для виправлення помилкового запису робиться така ж запис, але червоним кольором методом "сторно". Тим самим неправильний запис знімається, віднімається з такої ж суми і від неї нічого не залишається. Потім проводиться необхідна правильна запис.
Відобразимо наведені операції на рахунках:
Негативні числа (взяті в рамки) при підрахунку підсумків віднімаються, тому на рахунках і виходять правильні суми оборотів і кінцевих сальдо.
Спосіб "сторно" використовується також у випадках, коли помилка полягає в перебільшенні суми. Тоді роблять сторнировочную запис на різницю між помилково записаною і правильною сумою, тобто на суму перебільшення. Пояснимо це на прикладі. З Держбанку з розрахункового рахунку отримано в касу підприємства 10 000 руб. В результаті помилки в бухгалтерській записи ця операція була відображена в сумі 10 800 руб. тобто на 800 руб. більше, ніж слід було. З цієї операції в обліковому регістрі було зроблено запис із правильною кореспонденцією, але з неправильною сумою - 10 800 руб .:
Дебет рахунку 50 "Каса", Кредит рахунку 51 "Розрахунковий рахунок" - 10 800 руб.
Для виправлення помилки робиться сторнировочная запис на різницю в сумах - 800 (10 800 - 10 000):
Дебет рахунку 50 "Каса", Кредит рахунку 51 "Розрахунковий рахунок" - 800 руб.
Відобразимо ці операції на бухгалтерських рахунках:
Після другої (негативною) записи операція буде відображена на бухгалтерських рахунках в правильній сумі - 10 000 руб. (10 800 - 800).
Метод "сторно" використовується не тільки для виправлення помилкових записів, а й у випадках, коли потрібно уточнити обороти по дебету або кредиту операційних рахунків. Так, цей метод застосовується при обліку реалізації продукції, що оцінюється за собівартістю і записується в цій оцінці в дебет рахунку 46 "Реалізація продукції (робіт, послуг)". Продажна вартість реалізованої продукції відображається за кредитом цього рахунку. Якщо фактична вартість нижче планової, то сума економії відображається за дебетом рахунка "Реалізація продукції (робіт, послуг)" методом "сторно". В результаті за дебетом рахунка 46 буде визначена фактична виробнича собівартість реалізованої продукції (планова собівартість мінус сума економії).
Дебет рахунку 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці", Кредит рахунку 50 "Каса" - 18 000 руб.
На рахунках ці записи відображаються таким чином:
Сума, відображена на кореспондуючих рахунках в результаті здійснення обох записів, правильно показує суму виданої з каси заробітної плати - 20 000 руб.
Підписано до друку В.Бородіна
Аудитор ЗАТ "Еталон - аудит"