Складання ділових листів - документознавство - навчальні матеріали для студентів
Ділові листи відносяться до групи інформаційно-довідкових документів і складають основну масу офіційних документів, що використовуються при документуванні діяльності організації.
"ЛИСТ" як вид документа не виділяють і тому не вказують в головній частині документа. Листи виконують такі функції:
- є засобом комунікації;
- є засобом ретрансляції інформації;
- є повідомленням про якийсь факт.
Перші листи на Русі - берестяні грамоти, як правило, були дуже короткі. Найдовші грамоти налічують 166 і 176 слів. Але найчастіше грамоти набагато коротше: більшість повністю збережених грамот не довше 20 слів, лише деякі з них довше 50 слів.
Туристичний ваучер є своєрідною візитною карткою організації. По тому наскільки правильно і естетично воно складено і оформлено судять про професійні якості, які у ній співробітників і про організацію в цілому.
Ділові листи можуть бути класифіковані за такими ознаками:
за видами: гарантійні, інструкційні, супровідні, вітальні, подячні листи та ін. Розподіл ділових листів за видами є ключовим при їх класифікації;
- по типізації: типові, трафаретні, індивідуальні;
- по області застосування: комерційні, адміністративні, судові та ін .;
- за структурою: ділові листи можуть мати просту і складну структуру;
- за місцем в документообіг: листи по відношенню до організації є вхідними або вихідними;
- за місцем в процесі листування: ініціативними, відповідними;
- по необхідності продовження листування: ділові листи можуть вимагати відповідного листа (листи-запити, листи-прохання) і не вимагати відповідного листа (інструкційні лист);
- за напрямом діяльності організації; листи можуть охоплювати виробничу, фінансову, консалтингову, проектну діяльність та ін .;
Основним використовуваним форматом паперу для бланків є формат А4. Бланки виготовляються друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії або за допомогою засобів обчислювальної техніки безпосередньо під час підготовки документа. Спосіб виготовлення бланків залежить від уподобань організації з урахуванням вимог до виготовлення бланків з використанням герба України або гербів суб'єктів РФ.
При підготовці і оформленні листи використовують такі реквізити:
- Державний герб РФ;
- герб суб'єкта РФ;
- емблему організації або товарний знак (знак обслуговування);
- основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
- код форми документа;
- довідкові дані про організацію;
- назва структурного підрозділу;
- реєстраційний номер документа;